Thành lập văn phòng giao dịch là một trong những bước quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô và nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, để thực hiện việc này, quý khách hàng cần nắm rõ các thủ tục pháp lý và hồ sơ cần chuẩn bị. Cùng Apolo tìm hiểu bài viết chi tiết dưới đây để hiểu rõ các bước cần thiết khi thành lập văn phòng giao dịch, giúp doanh nghiệp hoạt động đúng quy định và thành công trong kế hoạch mở rộng.

Thành lập văn phòng giao dịch

1. Văn phòng giao dịch là gì?

Văn phòng giao dịch là một địa chỉ hoạt động của doanh nghiệp hoặc tổ chức, nơi thực hiện các giao dịch thương mại và tương tác với khách hàng, đối tác. Mặc dù không có định nghĩa cụ thể trong pháp luật, nhưng văn phòng này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động kinh doanh và mở rộng mối quan hệ.

Văn phòng giao dịch là nơi doanh nghiệp thực hiện giao dịch và gặp gỡ khách hàng

Văn phòng giao dịch là nơi doanh nghiệp thực hiện giao dịch và gặp gỡ khách hàng

2. Điều kiện thành lập văn phòng giao dịch

Để thành lập văn phòng giao dịch hợp pháp, doanh nghiệp cần đảm bảo ngành nghề đăng ký phù hợp với lĩnh vực kinh doanh chính, đặt tên theo quy định của pháp luật,… Dưới đây là các điều kiện cần đáp ứng:

2.1. Điều kiện về tên văn phòng giao dịch

Tên văn phòng giao dịch cần tuân thủ các quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp lệ và tránh vi phạm trong quá trình đăng ký. Bao gồm:

  • Phải sử dụng chữ cái tiếng Việt, có thể kèm theo F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu;
  • Phải bao gồm tên doanh nghiệp đi kèm cụm từ “văn phòng giao dịch” để phân biệt với các loại hình đơn vị khác;
  • Phải được thể hiện rõ ràng tại trụ sở đăng ký, đảm bảo nhận diện chính xác.

Ngoài đặt tên bằng tiếng Việt, doanh nghiệp có thể đăng ký tên văn phòng giao dịch bằng tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài phải được dịch từ tên tiếng Việt sang một ngôn ngữ thuộc hệ chữ La Tinh, trong khi tên viết tắt có thể được rút gọn từ tên tiếng Việt hoặc tên nước ngoài để thuận tiện trong giao dịch.

Lưu ý: Tên riêng của văn phòng giao dịch không được chứa các cụm từ như “công ty” hay “doanh nghiệp” để tránh nhầm lẫn với loại hình tổ chức khác. Riêng đối với doanh nghiệp nhà nước chuyển đổi thành đơn vị hạch toán phụ thuộc theo yêu cầu cơ cấu lại, vẫn được phép giữ nguyên tên trước khi tái tổ chức theo quy định.

Tên văn phòng giao dịch phải có tên doanh nghiệp và cụm từ “văn phòng giao dịch”

Tên văn phòng giao dịch phải có tên doanh nghiệp và cụm từ “văn phòng giao dịch”

2.2. Điều kiện về địa điểm văn phòng giao dịch

Văn phòng giao dịch của doanh nghiệp có thể được đặt tại một địa điểm khác với trụ sở chính  tùy theo nhu cầu mở rộng hoạt động. Doanh nghiệp có quyền đăng ký văn phòng giao dịch tại tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở chính hoặc chi nhánh, giúp linh hoạt trong việc tiếp cận khách hàng và đối tác.

Trước đây, theo Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ được mở văn phòng giao dịch trong phạm vi tỉnh, thành phố nơi có trụ sở hoặc chi nhánh. Tuy nhiên, Nghị định 108/2018/NĐ-CP đã điều chỉnh, cho phép doanh nghiệp đặt văn phòng giao dịch tại bất kỳ tỉnh, thành nào, kể cả khác địa phương với trụ sở chính.

Văn phòng giao dịch có thể đặt tại bất kỳ tỉnh, thành phố nào theo quy định hiện hành

Văn phòng giao dịch có thể đặt tại bất kỳ tỉnh, thành phố nào theo quy định hiện hành

2.3. Điều kiện về ngành nghề của văn phòng giao dịch

Ngành nghề hoạt động của văn phòng giao dịch phải tuân theo phạm vi kinh doanh của công ty mẹ, không được đăng ký riêng biệt. Theo quy định, giấy chứng nhận đăng ký văn phòng giao dịch sẽ không thể hiện ngành nghề kinh doanh vì đây chỉ là đơn vị phụ thuộc, thực hiện các hoạt động hỗ trợ, giao dịch hoặc đại diện doanh nghiệp trong các lĩnh vực đã đăng ký của công ty mẹ.

3. Thủ tục thành lập văn phòng giao dịch

Doanh nghiệp có thể trực tiếp thực hiện thủ tục đăng ký văn phòng giao dịch hoặc ủy quyền cho đơn vị tư vấn pháp lý hỗ trợ.

Trong trường hợp tự đăng ký, cần tuân thủ chặt chẽ các quy định để tránh sai sót trong hồ sơ, dẫn đến kéo dài thời gian xử lý hoặc vi phạm quy định hành chính. Việc chưa hoàn thiện các thủ tục pháp lý có thể gây cản trở hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong quá trình xuất hóa đơn VAT hay ký kết hợp đồng với đối tác.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và gửi thông báo thành lập văn phòng giao dịch đến Phòng Đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày ra quyết định. Hồ sơ cần đảm bảo chính xác để tránh sai sót trong quá trình xét duyệt. Các thông tin quan trọng bao gồm:

  1. Mã số doanh nghiệp;
  2. Tên, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc chi nhánh (nếu văn phòng giao dịch đặt tại tỉnh, thành phố nơi chi nhánh hoạt động);
  3. Tên và địa chỉ văn phòng giao dịch;
  4. Lĩnh vực hoạt động của văn phòng giao dịch;
  5. Thông tin cá nhân của người đứng đầu văn phòng giao dịch (họ tên, nơi cư trú, số CCCD/hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ theo quy định);
  6. Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người đứng đầu chi nhánh (tùy theo văn phòng giao dịch trực thuộc doanh nghiệp hay chi nhánh).

Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng giao dịch

Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng giao dịch

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn. Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ nhập dữ liệu vào Hệ thống thông tin quốc gia để tiến hành cấp mã số cho chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc văn phòng giao dịch.

Trong vòng 03 – 05 ngày làm việc kể từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, Sở Tài Chính sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho chi nhánh, văn phòng đại diện và cập nhật thông tin văn phòng giao dịch vào Cơ sở dữ liệu quốc gia. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu, cơ quan này sẽ cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng giao dịch. 

Lưu ý: Theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng giao dịch tại một địa chỉ khác với trụ sở chính hoặc chi nhánh.

Nếu quý khách hàng đang tìm kiếm dịch vụ thành lập văn phòng giao dịch nhanh chóng, hiệu quả, Apolo là lựa chọn lý tưởng. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, đơn vị hỗ trợ tư vấn A – Z, đảm bảo hoàn thành mọi thủ tục pháp lý chỉ trong 3 – 5 ngày làm việc. Đặc biệt, chi phí dịch vụ cực kỳ hợp lý, chỉ từ 800.000 VNĐ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu ngân sách.

4. Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Có được thành lập văn phòng giao dịch khác tỉnh không?

Theo quy định tại Nghị định 108/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thành lập văn phòng giao dịch tại tỉnh, thành phố khác với trụ sở chính. Điều này giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động mà không bị giới hạn về địa điểm đăng ký.

Câu 2: Văn phòng giao dịch có được sử dụng con dấu không?

Văn phòng giao dịch không có tư cách pháp nhân độc lập nên không được phép đăng ký và sử dụng con dấu riêng. Mọi giao dịch, hợp đồng, chứng từ cần được thực hiện thông qua công ty mẹ hoặc chi nhánh của doanh nghiệp.

Văn phòng giao dịch không có con dấu riêng mà phải thông qua công ty mẹ hoặc chi nhánh

Văn phòng giao dịch không có con dấu riêng mà phải thông qua công ty mẹ hoặc chi nhánh

Câu 3: Văn phòng giao dịch có phải đóng thuế không?

Theo quy định hiện hành, văn phòng giao dịch phải nộp thuế môn bài hàng năm với mức 1.000.000 VNĐ/năm. Ngoài ra, nếu có phát sinh hoạt động kinh doanh tạo ra doanh thu, văn phòng có thể chịu thêm các loại thuế khác theo quy định.

Thành lập văn phòng giao dịch là bước quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động, tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn. Việc nắm rõ thủ tục hồ sơ sẽ giúp quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng, tránh sai sót không đáng có. Nếu quý khách hàng cần hỗ trợ, hãy liên hệ Apolo ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết. 

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DOANH NGHIỆP APOLO

  • Địa chỉ: Lầu 1, số 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
  • Email: phaplyapolo@gmail.com
  • Điện thoại: 02835355905
  • Hotline/Zalo: 0938 249 246