HƯỚNG DẪN THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN PHÁP LUẬT ONLINE CHI TIẾT

Doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật online từ việc tạo hồ sơ đăng ký, kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực cho đến nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp đảm bảo tính pháp lý mà còn hạn chế sai sót, tránh mất thời gian sửa đổi. Hãy cùng Apolo theo dõi ngay bài viết dưới đây để nắm rõ từng bước thực hiện online, giúp quá trình thực hiện nhanh chóng, chính xác! 

1. Tạo hồ sơ đăng ký thay đổi giám đốc

Để thay đổi người đại diện theo pháp luật online, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước trong quá trình tạo hồ sơ đăng ký. Dưới đây là quy trình tạo hồ sơ đăng ký thay đổi giám đốc:

Bước 1: Chọn phương thức nộp hồ sơ

Người nộp hồ sơ có thể lựa chọn phương thức phù hợp tùy theo từng trường hợp cụ thể:

• Đăng ký bằng tài khoản kinh doanh
• Sử dụng chữ ký số công cộng

Bước 2: Chọn hình thức đăng ký

• Chọn hình thức đăng ký phù hợp như đăng ký thay đổi thông tin doanh nghiệp hoặc đơn vị trực thuộc.
• Nhấn Tiếp theo để tiếp tục quy trình hoặc Trở về nếu muốn quay lại bước trước.

Bước 3: Tìm kiếm doanh nghiệp đăng ký thay đổi

• Tìm kiếm doanh nghiệp hoặc đơn vị trực thuộc để thực hiện đăng ký thay đổi.
• Nhấn Tiếp theo để tiếp tục hoặc Trở về nếu cần chỉnh sửa thông tin trước đó.

Bước 4: Chọn loại đăng ký thay đổi

• Xác định loại đăng ký thay đổi nội dung doanh nghiệp theo nhu cầu.
• Nhấn Tiếp theo để tiếp tục hoặc Trở về nếu muốn điều chỉnh thông tin trước đó.

Lưu ý: Doanh nghiệp chỉ cần nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ trong hệ thống, không cần nhập cả hai. Nếu đăng ký thay đổi liên quan đến chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh thì cần nhập mã số của đơn vị đó thay vì mã số doanh nghiệp chính.

Bước 5: Chọn tài liệu đính kèm hồ sơ

Bước 1: Chọn tài liệu đính kèm bằng cách tích chọn từng loại hoặc giữ phím Ctrl để chọn nhiều tài liệu cùng lúc, sau đó nhấn Chọn để thêm vào danh sách.

Bước 2: Nhấn Tiếp theo để tiếp tục hoặc Trở về để chỉnh sửa thông tin trước đó.

Bước 3: Nhấn OK để xác nhận các tài liệu đã chọn hoặc Cancel nếu muốn thay đổi danh sách tài liệu đính kèm.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần đảm bảo lựa chọn chính xác các giấy tờ theo quy định về thành phần hồ sơ để tránh sai sót trong quá trình xét duyệt. Việc tải lên các tài liệu sẽ được thực hiện ở bước tiếp theo, giúp hoàn tất thủ tục đăng ký theo đúng quy trình.

Bước 6: Thông tin chờ xác nhận

• Hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin đã nhập, bao gồm loại hình doanh nghiệp và danh sách tài liệu đính kèm.
• Nhấn Bắt đầu để tiếp tục quá trình đăng ký hoặc Trở về để quay lại bước trước đó. Khi thao tác hoàn tất, trạng thái hồ sơ sẽ được cập nhật thành Đã lưu.

2. Kê khai thông tin trong hồ sơ đăng ký thay đổi doanh nghiệp online

Để thay đổi thông tin doanh nghiệp, việc kê khai hồ sơ trực tuyến cần được thực hiện chính xác theo từng bước. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ nhập dữ liệu, chỉnh sửa thông tin đại diện pháp luật đến kiểm tra và xác nhận hồ sơ.

Bước 1: Nhập các thông tin trong hồ sơ đăng ký thay đổi doanh nghiệp

Doanh nghiệp nhập các dữ liệu từ hồ sơ đăng ký thay đổi vào các mục tương ứng trên hệ thống. Tùy theo loại hình doanh nghiệp, hệ thống sẽ hiển thị các khối thông tin khác nhau để hoàn tất khai báo.

Bước 2: Sửa thông tin trong khối “ Người đại diện theo pháp luật”

Doanh nghiệp tiến hành chỉnh sửa thông tin trong mục Người đại diện theo pháp luật, nhấn Sửa đổi để cập nhật thông tin giám đốc mới.

Bước 1: Chọn chức danh Giám đốc (người đại diện theo pháp luật)

Bước 2: Chỉ nhập và lưu lại những thông tin cần sửa đổi hoặc bổ sung theo Giấy đề nghị. Không thực hiện lưu đối với các mục không có thay đổi.

Lưu ý: Dấu tích hiển thị trên hệ thống chỉ xác nhận thông tin đã được lưu, không phản ánh việc nhập dữ liệu đầy đủ hay chính xác.

Bước 3: Kiểm tra thông tin hồ sơ

Nhấn Kiểm tra thông tin để xác nhận tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo nếu phát hiện lỗi hoặc thiếu sót:

• Sau khi chỉnh sửa, nhấn Đóng báo cáo kiểm tra thông tin để tắt cảnh báo.
• Nhấn lại Kiểm tra thông tin để xác minh hồ sơ lần nữa.
  • Nếu không còn lỗi, tiếp tục các bước tiếp theo.
  • Nếu vẫn còn lỗi, thực hiện sửa đổi theo hướng dẫn.
• Nhấn Xem trước để hiển thị bản dự thảo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

3. Tải văn bản điện tử của bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp online

• Bước 1: Tải tài liệu đính kèm: Người dùng lựa chọn các tài liệu cần tải lên theo từng danh mục phù hợp và thực hiện thao tác tải lên hệ thống.
• Bước 2: Chọn loại tài liệu đính kèm: Sau khi tải lên thành công, nhấn vào mục Loại tài liệu đính kèm và lựa chọn danh mục phù hợp từ danh sách hệ thống cung cấp để đảm bảo hồ sơ được xác nhận đúng quy định.

Chỉ định người ký trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định:

Bước 1: Người nộp hồ sơ hoặc người đăng ký thực hiện việc chỉ định cá nhân chịu trách nhiệm ký trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo đúng quy định.

Bước 2: Điền thông tin chức danh của cá nhân có trách nhiệm ký vào trường thông tin Chức danh để xác định vai trò của người ký trong hồ sơ.

Bước 3: Nhấn nút Chọn để gửi yêu cầu ký đến cá nhân được chỉ định. Hệ thống sẽ cập nhật thông tin vào Danh sách những người ký trên hồ sơ và tự động gửi email thông báo đến địa chỉ đăng ký của các cá nhân liên quan.

Bước 4: Sau khi hoàn tất thông tin, nhấn nút Chuẩn bị. Nếu hồ sơ còn thiếu dữ liệu theo quy định, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo. Người nộp hồ sơ cần điều chỉnh và thực hiện lại bước này.

Bước 5: Khi hồ sơ chuyển sang trạng thái Đã chuẩn bị, toàn bộ thông tin sẽ được khóa lại và không thể chỉnh sửa thêm.

4. Ký số/ Xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp online

Việc xác định và chỉ định người ký số trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại bước kê khai thông tin trong hệ thống đăng ký doanh nghiệp trực tuyến, theo hướng dẫn đã đề cập trước đó:

1 – Ký số/Xác thực bằng tài khoản đăng ký kinh doanh

• Mở hồ sơ cần ký, chọn Ký số/Xác thực bằng Tài khoản ĐKKD.
• Đánh dấu xác nhận cam kết về tính chính xác, trung thực của hồ sơ.
• Nhập mật khẩu tài khoản đăng ký kinh doanh, sau đó nhấn Xác nhận để hoàn tất.

2 – Ký số bằng chữ ký số công cộng

• Cắm USB token vào máy tính.
• Tích chọn cam kết về tính chính xác của hồ sơ.
• Nhấn Xác nhận để hệ thống nhận diện chữ ký số.
• Chọn chữ ký số công cộng, nhập mã PIN, sau đó nhấn Ký số/Xác thực.
• Khi hệ thống thông báo ký số thành công, nhấn Đóng để hoàn tất quy trình.

3 – Kiểm tra trạng thái ký số

• Trạng thái Đang ký: Hồ sơ vẫn trong quá trình ký số.
• Trạng thái Đã ký: Hồ sơ đã được ký đầy đủ và xác nhận hoàn tất.

4 – Chỉnh sửa thông tin người ký (nếu cần)

Nếu phát hiện sai sót trong thông tin người ký, nhấn Hủy bỏ việc ký hồ sơ. Sau đó thực hiện lại toàn bộ quy trình ký số từ đầu để đảm bảo tính chính xác.

5. Nộp hồ sơ vào Phòng Đăng ký kinh doanh

Sau khi hoàn tất thanh toán, hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái Đang nộp và được hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia tự động tiếp nhận. Nếu hồ sơ được chấp nhận, trạng thái sẽ cập nhật thành Đã gửi đi. Khi hồ sơ được nộp thành công, hệ thống sẽ tạo 2 tài liệu:

• Bản xem trước hồ sơ: Nhấn Xem trước, sau đó chọn Khởi tạo để tạo bản nháp.
• Giấy biên nhận: Nhấn In để hiển thị và in tài liệu xác nhận.

6. Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ 

Khi hồ sơ đã được lưu trên hệ thống đăng ký thay đổi doanh nghiệp trực tuyến, người đăng ký có thể truy cập và tra cứu bất cứ lúc nào. Sau khi đăng nhập vào tài khoản, người nộp hồ sơ chọn mục Danh sách hồ sơ đăng ký và tìm kiếm hồ sơ bằng các tiêu chí như tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, số tham chiếu hồ sơ. Nếu hồ sơ đăng ký trực tuyến được xét duyệt hợp lệ, hệ thống sẽ gửi thông báo qua email đã đăng ký.

Bài viết trên đây đã hướng dẫn thay đổi người đại diện pháp luật online chi tiết, giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng và chính xác. Nếu quý khách cần hỗ trợ trọn gói, hãy liên hệ Apolo, đơn vị chuyên nghiệp đảm bảo xử lý hồ sơ nhanh gọn, giúp công ty hoạt động nhanh chóng mà không bị gián đoạn sau khi thay đổi người đại diện.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DOANH NGHIỆP APOLO

• Địa chỉ: Lầu 1, số 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Email: phaplyapolo@gmail.com
• Điện thoại: 02835355905
• Hotline/Zalo: 0938 249 246