Đổi địa chỉ công ty khác quận là một trong những quy trình cần tuân thủ chặt chẽ để doanh nghiệp tránh vi phạm các quy định pháp lý. Tùy vào Chi cục Thuế hay Cục Thuế quản lý, quy trình này sẽ có những sự khác biệt. Cùng Apolo tìm hiểu chi tiết quy trình đổi địa chỉ công ty khác quận từ điều kiện áp dụng, thủ tục với cơ quan thuế đến các bước hoàn tất hồ sơ ngay tại bài viết dưới đây.
1. Các thông tin cần nắm rõ trước khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh 2025
Trước khi thực hiện thủ tục đổi địa chỉ kinh doanh, doanh nghiệp cần hoàn tất nghĩa vụ thuế, kiểm tra các trường hợp bị hạn chế và tuân thủ thời gian thông báo theo quy định để tránh vi phạm pháp luật. Dưới đây là những thông tin quan trọng doanh nghiệp cần nắm rõ trước khi thực hiện thủ tục:
1 – Hoàn thành các thủ tục với Cơ quan thuế
Theo Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương khác sẽ dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý. Vì vậy, doanh nghiệp cần hoàn tất các thủ tục thủ tục chốt thuế chuyển quận hoặc quyết toán thuế với Cơ quan thuế trước khi đăng ký.
2 – Các trường hợp doanh nghiệp không được thay đổi địa chỉ kinh doanh
Không phải mọi doanh nghiệp đều đủ điều kiện thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh. Dưới đây là một số trường hợp bị hạn chế theo quy định pháp luật:
- Doanh nghiệp nhận thông báo vi phạm từ Phòng Đăng ký kinh doanh và thuộc diện bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Đã có quyết định giải thể doanh nghiệp, việc thay đổi địa chỉ không còn hợp lệ;
- Bị cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, theo quyết định từ Tòa án, Cơ quan thi hành án hoặc Cơ quan điều tra theo Bộ luật Tố tụng hình sự;
- Doanh nghiệp bị xác định là “Không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”.
3 – Thời gian thông báo thay đổi địa chỉ kinh doanh
Theo quy định, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo thay đổi địa chỉ kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày chính thức thay đổi. Việc chậm trễ có thể dẫn đến xử phạt hành chính theo quy định hiện hành.
2. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận do Chi cục Thuế quản lý
Khi doanh nghiệp do Chi cục Thuế quản lý thực hiện thay đổi địa chỉ sang quận/huyện khác, cơ quan thuế quản lý cũng sẽ thay đổi theo. Do đó, quá trình chuyển địa chỉ cần thực hiện theo 3 bước chính:
- Bước 1: Tiến hành thủ tục chốt thuế chuyển quận hoặc quyết toán thuế tại cơ quan thuế hiện tại.
- Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tại Sở Tài chính.
Bước 1: Làm hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận với Sở Tài chính
Bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, trong đó ghi rõ việc chuyển địa chỉ công ty sang quận/huyện khác;
- Quyết định thay đổi địa chỉ của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên và doanh nghiệp tư nhân;
- Biên bản họp và quyết định thay đổi địa chỉ của Hội đồng thành viên (áp dụng cho công ty TNHH 2 thành viên trở lên và công ty hợp danh);
- Biên bản họp và quyết định thay đổi địa chỉ của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần);
- Giấy ủy quyền kèm bản sao công chứng CCCD của người được ủy quyền nộp hồ sơ (nếu không phải người đại diện pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp thực hiện).
Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ công ty tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc địa bàn trụ sở mới. Sau khi tiếp nhận, Sở Tài Chính sẽ cấp giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ và tiến hành cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo đúng quy định.
Bước 2: Thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận/quyết toán thuế tại quận cũ
Doanh nghiệp cần hoàn tất các thủ tục liên quan đến thuế trước khi chuyển địa chỉ sang quận mới. Cụ thể, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt thuế hoặc quyết toán thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế quản lý. Sau đó nộp hồ sơ xin chuyển quận lên cơ quan thuế để xác nhận việc thay đổi địa chỉ.
Lưu ý: Doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với cán bộ thuế phụ trách để xác định rõ mình cần làm thủ tục chốt thuế hay phải quyết toán thuế để chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng quy trình.
1 – Thủ tục chốt thuế chuyển quận
Sau khi tiếp nhận thông báo chuyển địa chỉ quận/huyện của doanh nghiệp, cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ khai thuế, báo cáo tài chính và các khoản thuế đã nộp. Doanh nghiệp cần thực hiện một số yêu cầu sau đây để hoàn tất thủ tục chốt thuế:
- Nếu doanh nghiệp đã đăng ký và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bản giấy nhưng chưa sử dụng hết thì cần nộp công văn đề nghị hủy chứng từ này lên cơ quan thuế.
- Bổ sung hoặc điều chỉnh các tờ khai thuế, báo cáo thuế còn thiếu hoặc sai sót (nếu có) theo yêu cầu của cơ quan thuế trước thời điểm chuyển quận.
- Thanh toán toàn bộ các khoản thuế còn nợ, bao gồm thuế phát sinh, tiền phạt, tiền nộp chậm (nếu có) để đảm bảo không gặp phải vướng mắt khi chuyển địa chỉ.
|
Khi thực hiện thủ tục chuyển địa chỉ trụ sở sang quận khác, doanh nghiệp có thể phải tiến hành quyết toán thuế, đặc biệt nếu bị đánh giá có rủi ro thuế cao. Điều này khiến kéo dài thời gian xử lý hơn 10 ngày, đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hóa đơn, chứng từ, cùng sổ sách kế toán. Nếu có sai sót hoặc chậm trễ trong việc kê khai thuế, doanh nghiệp có nguy cơ bị xử phạt, đồng thời cơ quan thuế có thể tiến hành rà soát toàn bộ quá trình kê khai từ khi thành lập đến thời điểm chuyển trụ sở. Trường hợp doanh nghiệp còn nợ thuế, cần hoàn tất nghĩa vụ thuế trước khi chuyển đi hoặc có thể làm thủ tục chuyển nợ sang cơ quan thuế mới. Địa chỉ trụ sở mới phải đảm bảo tính hợp lệ và được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận. Nếu địa chỉ không hợp lệ, doanh nghiệp cần điều chỉnh lại thông tin với cơ quan thuế và Sở Tài Chính, gây thêm nhiều thủ tục phát sinh. |
2 – Thủ tục quyết toán thuế
Quyết toán thuế là quá trình cơ quan thuế tiến hành kiểm tra hóa đơn, chứng từ và sổ sách kế toán của doanh nghiệp từ kỳ quyết toán trước cho đến thời điểm hiện tại. Nếu phát hiện có sai sót trong quá trình kê khai, cơ quan thuế sẽ điều chỉnh lại số thuế cần nộp và áp dụng mức xử phạt theo quy định của pháp luật.
Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào khi chuyển quận cũng phải thực hiện quyết toán thuế, việc này chỉ áp dụng theo yêu cầu của cơ quan thuế. Nhưng hiện nay, nhiều Chi cục Thuế có xu hướng yêu cầu quyết toán khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục chuyển địa chỉ sang quận khác.
3 – Nộp hồ sơ xin chuyển quận đến cơ quan thuế
- Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo mẫu 08-MST;
- Bản photo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Giấy ủy quyền nộp hồ sơ và bản sao Căn cước công dân/CCCD của người được ủy quyền (nếu không phải người đại diện theo pháp luật trực tiếp nộp).
Chi cục Thuế sẽ giải quyết hồ sơ chuyển quận trong khoảng 10 – 15 ngày làm việc tính từ ngày tiếp nhận. Vì vậy, doanh nghiệp cần nhanh chóng nộp hồ sơ sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục chốt thuế hoặc quyết toán thuế, cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ và ban hành thông báo về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh theo mẫu 09-MST.
Lưu ý: Hồ sơ xin chuyển quận có thể thay đổi tùy theo quy định của từng cơ quan thuế. Chẳng hạn, tại Hà Nội, doanh nghiệp chỉ cần nộp mẫu 08-MST. Để quá trình xử lý diễn ra thuận lợi, phần doanh nghiệp lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại Chi cục Thuế dù thủ tục này có thể thực hiện online.
Bước 3: Thực hiện thủ tục thuế tại quận/huyện mới
Hồ sơ cần chuẩn bị để thực hiện thủ tục thuế tại quận/huyện mới bao gồm:
- Mẫu 09-MST: Thông báo về việc chuyển địa điểm kinh doanh (do cơ quan thuế quận/huyện cũ cấp trong quá trình xử lý hồ sơ chuyển quận);
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (không yêu cầu công chứng).
Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đến trong vòng 10 ngày kể từ khi cơ quan thuế cũ ban hành mẫu 09-MST.
Lưu ý: Không phải tất cả các tỉnh, thành phố đều yêu cầu doanh nghiệp phải nộp mẫu 09-MST và bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, điển hình như tại Hà Nội. Vì vậy doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với cán bộ thuế tại quận/huyện mới để xác minh thông tin trước khi tiến hành thủ tục.
|
Với dịch vụ của Kế toán Apolo, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp các thông tin sau qua Zalo 0938 249 246:
Nếu cần hỗ trợ thêm về thủ tục thuế khi chuyển địa chỉ khác quận/huyện hoặc tỉnh/thành, doanh nghiệp vui lòng cung cấp thêm:
Thời gian xử lý hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tại Kế toán Apolo dao động từ 18 – 25 ngày làm việc, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Trong đó, 15 – 20 ngày dành để thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế, đảm bảo doanh nghiệp hoàn tất mọi nghĩa vụ trước khi chuyển địa điểm. Trong 3 – 5 ngày tiếp theo, Apolo sẽ hoàn tất việc thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và con dấu, giúp doanh nghiệp nhanh chóng ổn định hoạt động tại địa chỉ mới. Để hiểu rõ hơn về quy trình và dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty một cách chi tiết, truy cập ngay DỊCH VỤ THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY. |
3. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận do Cục Thuế quản lý
Các doanh nghiệp do Cục Thuế quản lý khi chuyển địa chỉ sang quận khác vẫn giữ nguyên cơ quan thuế quản lý, vì vậy quy trình thực hiện tương tự như khi thay đổi địa chỉ trong cùng một quận. Doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị hồ sơ và nộp lên Phòng Đăng ký kinh doanh để được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ mới.
Một số loại hình doanh nghiệp thuộc diện quản lý của Cục Thuế bao gồm: Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, công ty hoạt động trong lĩnh vực bất động sản, kiểm toán, tài chính, chứng khoán…
>>> Để hiểu rõ hơn về quy trình thay đổi địa chỉ trong cùng quận, bạn có thể tham khảo tại Hướng dẫn thay đổi địa chỉ kinh doanh cùng quận 2025
4. Các thủ tục cần hoàn thành sau khi thay đổi địa chỉ công ty
Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần thực hiện một số bước tiếp theo để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn. Dưới đây là những thủ tục quý khách cần hoàn thành:
4.1. Khắc lại con dấu pháp nhân
Con dấu pháp nhân của doanh nghiệp thường chứa thông tin về quận/huyện đăng ký trước đó. Khi chuyển địa chỉ sang quận/huyện mới, doanh nghiệp cần làm con dấu mới để đảm bảo tính hợp lệ khi sử dụng.
4.2. Treo bảng hiệu công ty tại trụ sở mới
Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ tại cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thiết kế và lắp đặt bảng hiệu mới tại trụ sở chính theo đúng địa chỉ đã đăng ký.
Trường hợp không treo bảng hiệu có thể khiến doanh nghiệp bị cơ quan thuế xác định là “Người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”, làm mã số thuế bị khóa và có thể bị xử phạt hành chính từ 30.000.000 – 50.000.000 VNĐ.
4.3. Thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử
Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ tại Sở Tài Chính và nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Nộp Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT lên cơ quan thuế để cập nhật thông tin địa chỉ trên hệ thống hóa đơn điện tử;
- Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ phản hồi thông qua Mẫu số 01/TB-ĐKĐT được gửi trực tiếp đến doanh hoặc qua đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Doanh nghiệp tiến hành cập nhật địa chỉ mới trên phần mềm hóa đơn điện tử theo các bước:
- Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.
- Sửa đổi thông tin địa chỉ theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
- Ký số và nộp trực tuyến Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
- Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp cần xuất hóa đơn theo địa chỉ mới từ thời điểm nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã cập nhật.
4.4. Thủ tục cần thực hiện tại cơ quan BHXH quận cũ, quận mới
Nếu doanh nghiệp thấy không cần thiết thì có thể không thực hiện thủ tục này. Nếu doanh nghiệp quyết định thực hiện, thì cần làm theo các bước sau để đảm bảo thủ tục BHXH diễn ra suôn sẻ. Việc thực hiện đúng quy trình tại cơ quan BHXH quận cũ và quận mới giúp công ty tránh bị gián đoạn trong việc đóng bảo hiểm:
- Tại quận/huyện cũ: Doanh nghiệp phải thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội (BHXH) cho toàn bộ nhân viên trước khi chuyển địa điểm. Đồng thời, thanh toán đầy đủ các khoản BHXH còn nợ (nếu có) để tránh vướng mắc trong quá trình chốt sổ bảo hiểm.
- Tại quận/huyện mới: Doanh nghiệp tiến hành đăng ký mã đơn vị BHXH mới tại cơ quan bảo hiểm địa phương. Sau đó, thực hiện thủ tục báo tăng BHXH để tiếp tục đóng bảo hiểm cho nhân viên theo địa chỉ mới.
4.5. Cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng
Khi mở tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp đã đăng ký địa chỉ trụ sở với ngân hàng. Vì vậy khi có sự thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần liên hệ với ngân hàng đang sử dụng để cập nhật thông tin kịp thời.
Điều này giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro liên quan đến giao dịch tài chính và đảm bảo tính chính xác trong hồ sơ ngân hàng.
5. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Tổng thời gian chuyển trụ sở công ty khác quận/huyện mất bao lâu?
Quá trình chuyển địa chỉ trụ sở công ty sang quận/huyện khác kéo dài khoảng 18 – 25 ngày làm việc. Trong đó, thủ tục liên quan đến thuế mất từ 15 – 20 ngày, thay đổi giấy phép kinh doanh được xử lý trong 3 – 5 ngày. Tuy nhiên thời gian này có thể thay đổi tùy theo từng cơ quan quản lý và tình trạng hồ sơ của doanh nghiệp.
Câu 2: Doanh nghiệp đang nợ thuế (tự khai/tự nộp) có làm thủ tục chuyển trụ sở công ty khác quận/huyện được hay không?
Doanh nghiệp có thể đề xuất với cơ quan thuế hiện tại để được phép chuyển nghĩa vụ thuế sang cơ quan thuế mới, nơi doanh nghiệp tiếp tục thực hiện nghĩa vụ nộp thuế còn nợ.
Câu 3: Có được lấy hóa đơn đầu vào trong thời gian Chuyển trụ sở công ty khác quận/huyện không?
Trong thời gian đã nộp Mẫu 08-MST lên cơ quan thuế, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục hoạt động mua bán theo địa chỉ cũ. Khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ mới, hóa đơn đầu vào sẽ được ghi nhận theo địa chỉ mới của công ty.
Tuy nhiên, để tránh sai sót trong kê khai thuế, doanh nghiệp cần thông báo cho đối tác về việc thay đổi địa chỉ và cập nhật thông tin trên hợp đồng, chứng từ liên quan.
Câu 4: Doanh nghiệp có được xuất hóa đơn trong thời gian Chuyển trụ sở công ty khác quận/huyện không?
Doanh nghiệp phải tạm ngừng việc xuất hóa đơn từ khi cơ quan thuế chuyển trạng thái của doanh nghiệp sang “NNT thuộc cơ quan quản lý”. Trong khoảng thời gian này, doanh nghiệp không thể xuất hóa đơn cho đến khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới, thường kéo dài trong khoảng 4 ngày.
Câu 5: Doanh nghiệp có kết hợp việc thay đổi trụ sở công ty khác quận/huyện với thay đổi các nội dung khác trên giấy phép kinh doanh được không?
Khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở sang quận/huyện khác, doanh nghiệp có thể đồng thời điều chỉnh các thông tin khác trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp như thay đổi người đại diện pháp luật, thành viên, vốn điều lệ, số điện thoại, số căn cước công dân,…
Bài viết trên đây đã cung cấp hướng dẫn chi tiết về thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận, giúp doanh nghiệp nắm rõ quy trình và hoàn tất nhanh chóng. Nếu quý khách hàng cần hỗ trợ tư vấn về dịch vụ đổi địa chỉ công ty trọn gói, hãy liên ngay với Apolo để được hướng dẫn chi tiết và đảm bảo thủ tục diễn ra thuận lợi!
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DOANH NGHIỆP APOLO
- Địa chỉ: Lầu 1, số 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Email: phaplyapolo@gmail.com
- Điện thoại: 02835355905
- Hotline/Zalo: 0938 249 246
