QUY TRÌNH THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT MỚI NHẤT 2025

Thay đổi người đại diện theo pháp luật là thủ tục cần thiết khi doanh nghiệp có sự điều chỉnh về quản lý hoặc chiến lược kinh doanh. Để quy trình thay đổi diễn ra nhanh chóng, đảm bảo tính hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Cùng Apolo tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm rõ các bước thực hiện, giúp quá trình hoạt động của công ty không bị gián đoạn.

1. Điều kiện về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật cần tuân thủ những quy định chặt chẽ. Dưới đây là những điều kiện quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý khi làm thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật:

1.1. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải đáp ứng các tiêu chí dưới đây để đảm bảo tính hợp pháp:

• Đủ 18 tuổi trở lên và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự;
• Không thuộc trường hợp bị treo mã số thuế theo hệ thống quản lý thuế doanh nghiệp và thuế;
• Không bắt buộc phải là thành viên góp vốn vào công ty.

Lưu ý: Doanh nghiệp phải đảm bảo tối thiểu một người đại diện cư trú tại Việt Nam.

Người đại diện theo pháp luật cần đáp ứng điều kiện về độ tuổi, năng lực

1.2. Điều kiện về chức danh người đại diện theo pháp luật

Chức danh của người đại diện theo pháp luật đóng vai trò quan trọng trong cơ cấu quản lý doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn chức danh phù hợp theo quy định pháp luật tùy thuộc vào loại hình công ty. Dưới đây là các vị trí mà người đại diện có thể đảm nhận:

• Giám đốc/Tổng giám đốc có thể đồng thời giữ chức vụ tương tự tại doanh nghiệp khác, ngoại trừ công ty nhà nước và công ty đại chúng;
• Công ty có quyền chỉ định một trong các chức danh sau làm người đại diện theo pháp luật:
  • Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty;
  • Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần);
  • Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc/Tổng giám đốc (đối với công ty cổ phần);
  • Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Giám đốc/Tổng giám đốc (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên);
  • Chủ tịch Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên);
  • Chủ tịch công ty (đối với công ty TNHH một thành viên).

Chức danh người đại diện phải phù hợp với loại hình doanh nghiệp và quy định pháp luật

1.3. Điều kiện về số lượng người đại diện theo pháp luật

Số lượng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không cố định mà phụ thuộc vào loại hình công ty và quy định trong điều lệ. Dưới đây là những điều kiện và lưu ý quan trọng:

• Theo Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần và công ty TNHH có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật;
• Điều lệ công ty quy định rõ về số lượng, chức danh, quyền hạn và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật;
• Khi thực hiện thay đổi người đại diện, doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin đăng ký đầy đủ, bao gồm:
  • Cập nhật số điện thoại trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp;
  • Bổ sung thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
  • Phân mã ngành theo hệ thống ngành kinh tế quốc dân (nếu chưa thực hiện).
• Cá nhân có quyền ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật gồm:
  • Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty (tùy theo loại hình doanh nghiệp);
  • Nếu Chủ tịch Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật, thông báo thay đổi phải do Chủ tịch mới được bầu ký duyệt.

Số lượng người đại diện theo pháp luật do điều lệ công ty quy định, tuân thủ Luật Doanh nghiệp

2. Hướng dẫn thay đổi người đại diện theo pháp luật cho từng loại hình công ty

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Với Công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần

Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm các tài liệu theo khoản 1 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Bản sao Căn cước/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện mới;
• Các tài liệu bổ sung tùy theo loại hình doanh nghiệp:
  • Công ty TNHH một thành viên: Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty;
  • Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên;
  • Công ty cổ phần: Nếu thay đổi người đại diện kèm theo thay đổi chức danh, cần nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông; Nếu chỉ thay đổi người đại diện mà không thay đổi chức danh thì chỉ cần nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật chi tiết đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần

Với Công ty hợp danh

Trong công ty hợp danh, các thành viên hợp danh là người đại diện theo pháp luật. Do đó, khi thay đổi người đại diện, đồng nghĩa với việc thay đổi thành viên hợp danh. Theo quy định tại Điều 49 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật hiện tại của công ty ký;
• Danh sách thành viên công ty hợp danh theo Điều 25 Luật Doanh nghiệp 2020 (không bao gồm nội dung kê khai về thành viên góp vốn);
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên hợp danh mới.

Hồ sơ thay đổi người đại diện trong công ty hợp danh

Với Doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân có chủ doanh nghiệp là người đại diện theo pháp luật. Vì vậy, thay đổi người đại diện pháp luật trong trường hợp này đồng nghĩa với việc thay đổi chủ sở hữu. Theo Điều 54 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp có đầy đủ chữ ký:
  • Cả bên chuyển nhượng (người bán/tặng) và bên nhận (người mua/người được tặng);
  • Người thừa kế hợp pháp nếu chủ doanh nghiệp qua đời.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ sở hữu mới (người mua, người nhận tặng cho hoặc người thừa kế);
• Giấy tờ chứng minh giao dịch chuyển nhượng:
  • Hợp đồng mua bán hoặc giấy tờ xác nhận hoàn tất việc mua bán doanh nghiệp;
  • Hợp đồng tặng cho trong trường hợp chuyển nghiệp không có giá trị giao dịch;
  • Văn bản xác nhận quyền thừa kế nếu doanh nghiệp được chuyển giao do chủ sở hữu qua đời.

Hồ sơ thay đổi người đại diện trong doanh nghiệp tư nhân

Bước 2: Nộp hồ sơ đến Sở Tài Chính

Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài Chính tại địa phương nơi đặt trụ sở chính. Sau khi tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy biên nhận, tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu.

3. Những thủ tục cần thực hiện sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật 

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện một số bước quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn:

1. Đăng ký thay đổi thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng;
2. Nếu người đại diện cũ là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh, công ty cần làm thủ tục thay đổi nếu có nhu cầu;
3. Thông báo đến đối tác, khách hàng, cơ quan bảo hiểm và các cơ quan liên quan khác về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
4. Cập nhật thông tin trên các giấy phép kinh doanh chuyên ngành như giấy phép lữ hành, vận tải, vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự,…
5. Nếu việc thay đổi người đại diện gắn liền với chuyển nhượng vốn, cần kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng và nộp thuế nếu có phát sinh thu nhập chịu thuế.

Các thủ tục quan trọng sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

4. Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Người đại diện theo pháp luật có bắt buộc phải ở Việt Nam?

Doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người này bắt buộc phải cư trú tại Việt Nam và phải lập văn bản ủy quyền cho người khác thực hiện quyền, nghĩa vụ thay mình đi xuất cảnh. Dù đã ủy quyền, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm đối với các quyền và nghĩa vụ đã giao cho người được ủy quyền.

Câu 2: Công ty có thể có nhiều đại diện theo pháp luật được không?

Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, tùy theo quy định trong Điều lệ công ty. Điều lệ sẽ xác định rõ số lượng, chức danh quản lý cũng như quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện. Nếu công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật, Điều lệ cần quy định chi tiết phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân để đảm bảo hoạt động quản lý hiệu quả.

Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có nhiều đại diện theo pháp luật

Câu 3: Thay đổi người đại diện theo pháp luật có phải thông báo với cơ quan thuế không?

Doanh nghiệp không bắt buộc phải thông báo trực tiếp với cơ quan thuế khi thay đổi người đại diện theo pháp luật vì thông tin này đã được đồng bộ giữa Sở Tài Chính và cơ quan thuế.

Câu 4: Chi phí thay đổi người đại diện theo pháp luật bao nhiêu?

Chi phí để thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm lệ phí nhà nước là 340.000 VNĐ. Nếu doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ của Apolo, chi phí dịch vụ là 560.000 VNĐ. Vậy tổng chi phí khoảng 900.000 VNĐ.

GIỚI THIỆU DỊCH VỤ THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT TRỌN GÓI – KẾ TOÁN APOLO

Kế toán Apolo là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn và thực hiện các thủ tục pháp lý cho doanh nghiệp. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực thành lập và thay đổi thông tin doanh nghiệp, Apolo cam kết hỗ trợ khách hàng hoàn tất quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Dưới đây là lý do quý khách nên chọn ngay Apolo:

• Hơn 5 năm hoạt động trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp và kế toán, hơn 25.000 doanh nghiệp tin tưởng đồng hành.
• Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm 6 – 10 năm trong ngành, hợp tác cùng luật sư và công ty luật uy tín, đảm bảo bảo vệ quyền lợi pháp lý cho doanh nghiệp.
• Quy trình được thực hiện chính xác, đúng quy định, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Cung cấp văn bản pháp luật, biểu mẫu, hợp đồng miễn phí, giúp doanh nghiệp dễ dàng tài liệu quan trọng.
• Tư vấn miễn phí các thủ tục pháp lý khác, hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động ổn định sau khi thay đổi thông tin đăng ký.

Quy trình làm việc của Kế toán Apolo trong hỗ trợ doanh nghiệp thay đổi người đại diện theo pháp luật:

• Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, tư vấn chi tiết về thủ tục, hồ sơ cần chuẩn bị và các lưu ý quan trọng khi thay đổi người đại diện theo pháp luật
• Bước 2: Hướng dẫn khách hàng cung cấp thông tin về tên người đại diện mới, CCCD/Hộ chiếu để thuận tiện cho quá trình xử lý.
• Bước 3: Kiểm tra và xác minh thông tin, đảm bảo tính chính xác trước khi soạn thảo hồ sơ
• Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật và gửi khách hàng xem xét, điều chỉnh nếu cần thiết.
• Bước 5: Hẹn khách hàng ký hồ sơ trực tiếp hoặc hỗ trợ ký tận nơi
• Bước 6: Nộp hồ sơ lên Sở Tài Chính, theo dõi tiến trình xử lý và cập nhật cho khách hàng
• Bước 7: Nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới và bàn giao tận tay khách hàng, đảm bảo hoàn tất thủ tục.

Liên hệ ngay với Apolo để thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật nhanh chóng, dễ dàng

Bài viết trên đây Apolo đã cung cấp thông tin chi tiết về quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật, giúp doanh nghiệp hiểu rõ các bước thực hiện và lưu ý quan trọng. Nếu quý khách cần hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và đảm bảo tuân thủ quy định, hãy liên hệ ngay Kế toán Apolo để được tư vấn và sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục một cách thuận lợi nhất!

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DOANH NGHIỆP APOLO

• Địa chỉ: Lầu 1, số 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Email: phaplyapolo@gmail.com
• Điện thoại: 02835355905
• Hotline/Zalo: 0938 249 246