TƯ VẤN: KINH NGHIỆM THÀNH LẬP CÔNG TY PHẦN MỀM HIỆU QUẢ

Thời đại công nghệ bùng nổ, việc thành lập công ty phần mềm là cơ hội đầy tiềm năng nhưng cũng rất cạnh tranh, đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu đăng ký kinh doanh, xây dựng đội ngũ tay nghề cao, cho đến xây dựng chiến lược kinh doanh bài bản. Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều startup công nghệ thành công, Kế Toán Apolo sẽ chia sẻ 11 kinh nghiệm thành lập công ty công nghệ, giúp các nhà khởi nghiệp tối ưu hóa quá trình thành lập công ty, biến ý tưởng thành hiện thực một cách hiệu quả nhất.

1. Kinh nghiệm về thủ tục pháp lý

Khi thành lập một công ty phần mềm, tuân thủ đúng các quy định pháp lý là điều kiện tiên quyết để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ, tránh rủi ro pháp lý. Dưới đây là những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm vững:

• Cách đặt tên công ty: Tên Tiếng Việt của công ty bao gồm 2 thành tố: loại hình công ty + Tên riêng (trong đó, tên công ty có thể bao gồm chữ số và ký hiệu). Tên công ty không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác; được sử dụng từ ngữ, ký hiệu xúc phạm hoặc vi phạm thuần phong mỹ tục.
• Vốn điều lệ: Theo Luật Doanh nghiệp 2020, không có quy định về mức vốn tối thiểu khi thành lập công ty. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp cần cân nhắc mức vốn phù hợp với quy mô và ngành nghề hoạt động của doanh nghiệp. Trong trường hợp kinh doanh với các ngành nghề yêu cầu vốn pháp định, công ty cần phải đảm bảo vốn vốn tối thiểu theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
• Ngành nghề kinh doanh: Doanh nghiệp cần đăng ký ngành nghề phù hợp với hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (VSIC 2018), được quy định tại Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
• Loại hình công ty: Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong 5 loại hình doanh nghiệp sau: Doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần và Công ty hợp danh. Việc lựa chọn loại hình công ty phụ thuộc vào quy mô, số lượng thành viên và mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp.
• Địa chỉ công ty: Địa chỉ công ty phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, là nơi liên lạc chính thức. Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin về số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, thành phố và số điện thoại của công ty. Không được đặt trụ sở công ty tại căn hộ chung cư (trừ những căn hộ chung cư có chức năng thương mại), nhà tập thể, nhà trọ, nhà không có số.

Việc hoàn thành các thủ tục pháp lý theo quy định sẽ đảm bảo công ty phần mềm hoạt động bền vững

2. Kinh nghiệm về mô hình kinh doanh công ty phần mềm

Chủ doanh nghiệp cần xác định sản phẩm, dịch vụ và cách thức vận hành ngay từ đầu để tối ưu hóa lợi nhuận và tăng trưởng bền vững. Các mô hình kinh doanh phổ biến trong lĩnh vực phần mềm bao gồm:

• Phát triển phần mềm theo dự án (Custom Software Development): Doanh nghiệp cung cấp giải pháp phần mềm tùy chỉnh theo yêu cầu của khách hàng. Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp có đội ngũ lập trình viên giỏi và khả năng quản lý dự án tốt. Doanh thu phụ thuộc vào số lượng hợp đồng ký kết. Tuy nhiên, công ty có thể có rủi ro về tính ổn định tài chính nếu không có nguồn khách hàng đều đ
• Cung cấp phần mềm dạng SaaS (Software as a Service): Doanh nghiệp cung cấp phần mềm trên nền tảng đám mây. Khách hàng sẽ trả phí theo mô hình thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm. Mô hình này phù hợp với các doanh nghiệp muốn xây dựng sản phẩm phần mềm có lượng khách hàng lớn và có khả năng mở rộng quy mô nhanh chóng. Để thành công, doanh nghiệp cần đầu tư mạnh vào hạ tầng công nghệ và bảo mật, cũng như có chiến lược tiếp thị mạnh mẽ để thu hút và giữ chân khách hàng.
• Dịch vụ lập trình thuê ngoài (IT Outsourcing/Offshoring): Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lập trình theo yêu cầu cho khách hàng trong và ngoài nước. Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp có nhân sự lập trình chuyên môn cao, có thể làm việc theo giờ hoặc dự án. Tuy nhiên, có sự cạnh tranh gay gắt do có nhiều công ty outsourcing lớn, yêu cầu doanh nghiệp phải quản lý nhân sự hiệu quả và tối ưu chi phí vận hành.

3. Kinh nghiệm chọn loại hình doanh nghiệp 

Công ty phần mềm có thể đăng ký dưới dạng công ty TNHH hoặc công ty cổ phần. Mỗi loại hình có ưu và nhược điểm khác nhau.

• Công ty TNHH (Trách nhiệm hữu hạn): Gồm có một thành viên hoặc nhiều thành viên (tối đa 50 thành viên); Thành viên góp vốn chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã góp. Ưu điểm của mô hình này là quản lý linh hoạt, ít rủi ro về tài chính và không bắt buộc công khai tài chính. Nhược điểm là hạn chế về khả năng huy động vốn vì không thể phát hành cổ phiếu
• Công ty cổ phần: Không giới hạn số lượng cổ đông, phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng lớn. Ưu điểm là dễ huy động vốn, dễ dàng mở rộng quy mô và cổ đông có thể chuyển nhượng cổ phần linh hoạt. Nhược điểm của mô hình này là cơ cấu quản trị phức tạp, chịu nhiều ràng buộc pháp lý hơn công ty TNHH.

Công ty phần mềm có thể đăng ký dưới dạng công ty TNHH hoặc công ty cổ phần

4. Kinh nghiệm chuẩn bị vốn, tài chính

Nếu không có kế hoạch tài chính rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong vận hành và mở rộng. Các nhà đầu tư hãy chuẩn bị thật kỹ các khoản sau:

• Chi phí đăng ký doanh nghiệp: Lệ phí thành lập, giấy phép kinh doanh, đăng ký thuế, con dấu, tài khoản ngân hàng.
• Chi phí cơ sở hạ tầng: Mua sắm máy tính, phần mềm, server, văn phòng làm việc.
• Chi phí nhân sự: Tiền lương, bảo hiểm, đãi ngộ cho nhân viên lập trình, quản lý dự án, kế toán, marketing.
• Chi phí vận hành: Tiền thuê văn phòng, điện nước, internet, các phần mềm hỗ trợ công việc (như GitHub, Jira, AWS, Google Workspace)

5. Kinh nghiệm tuyển dụng đội ngũ nhân sự

Sở hữu đội ngũ nhân sự có chuyên môn cao về công nghệ thông tin không chỉ giúp doanh nghiệp phát triển sản phẩm tốt hơn mà còn giúp vận hành trơn tru, tối ưu hiệu suất làm việc. Do đó, các công ty công nghệ cần chú trọng tuyển dụng những vị trí sau:

• Lập trình viên (Developer): Phát triển, bảo trì và nâng cấp phần mềm.
• Kiểm thử phần mềm (QA/QC): Đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định, phát hiện lỗi kịp thời.
• Quản lý dự án (Project Manager): Theo dõi tiến độ, phân công công việc, làm cầu nối giữa khách hàng và đội ngũ kỹ thuật.
• Chuyên viên kinh doanh & marketing: Xây dựng chiến lược tiếp cận khách hàng, phát triển thị trường.
• Hỗ trợ kỹ thuật (Technical Support): Giải quyết vấn đề phát sinh, hỗ trợ khách hàng sử dụng sản phẩm.

Tuyển dụng nhân sự có chuyên môn cao về công nghệ phần mềm giúp công ty tạo ra những sản phẩm chất lượng

6. Kinh nghiệm xây dựng quy trình phát triển phần mềm

Quy trình phát triển phần mềm hiệu quả và khoa học giúp công ty: tối ưu hiệu suất làm việc của đội ngũ kỹ thuật; giảm thiểu rủi ro như lỗi phần mềm, chậm tiến độ; đảm bảo chất lượng sản phẩm; dễ dàng bảo trì và nâng cấp phần mềm sau này. Để xây dựng quy trình phát triển phần mềm bài bản, doanh nghiệp nên:

• Ứng dụng mô hình Agile hoặc Scrum để nâng cao hiệu quả làm việc, đảm bảo sự linh hoạt và cải tiến liên tục.
• Sử dụng công cụ quản lý dự án như Jira, Trello để theo dõi tiến độ công việc, phân chia nhiệm vụ rõ ràng.
• Kiểm thử phần mềm liên tục để phát hiện lỗi sớm và đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi đưa ra thị trường.
• Xây dựng tài liệu kỹ thuật và quy trình chuẩn để tránh sai sót trong quá trình phát triển phần mềm.

7. Kinh nghiệm xây dựng chiến lược marketing cho công ty phần mềm

Để thu hút khách hàng, công ty phần mềm cần có chiến lược marketing bài bản, từ xây dựng thương hiệu đến tiếp cận thị trường. Một số kinh nghiệm giúp công ty phần mềm xây dựng chiến lược marketing hiệu quả:

• Xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp: Đầu tư vào thiết kế logo, website và nội dung chuyên nghiệp
• Triển khai marketing đa kênh: SEO, Chạy quảng cáo Google Ads, Facebook Ads, Social Media
• Kết nối với cộng đồng và tham gia sự kiện: Hợp tác với influencer hoặc chuyên gia trong ngành công nghệ để tăng độ nhận diện thương hiệu
• Tạo nội dung giá trị: Viết blog, bài hướng dẫn, case study để thu hút và tạo sự tin tưởng từ khách hàng.

Xây dựng chiến lược Marketing bài bản giúp công ty dễ dàng tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng

8. Kinh nghiệm xây dựng mối quan hệ đối tác và khách hàng

Đối tác có thể là các doanh nghiệp lớn trong ngành công nghệ, startup tiềm năng hoặc các tổ chức, hiệp hội công nghệ. Việc hợp tác với những đơn vị này giúp công ty mở rộng hệ sinh thái, tạo thêm giá trị cho sản phẩm và tiếp cận nhiều khách hàng hơn. Dưới đây là những kinh nghiệm giúp công ty công nghệ tạo lập mối quan hệ tốt với đối tác và khách hàng:

• Tham gia các sự kiện công nghệ để kết nối với đối tác tiềm năng, cập nhật xu hướng thị trường
• Tận dụng các sự kiện và diễn đàn công nghệ để quảng bá sản phẩm và dịch vụ, tiếp cận khách hàng tiềm năng.

9. Kinh nghiệm về đảm bảo quyền bảo vệ sở hữu trí tuệ

Việc bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ giúp công ty tránh tranh chấp pháp lý và bảo mật sản phẩm phần mềm. Các công ty phần mềm cần lưu ý những điều sau:

• Đăng ký bản quyền phần mềm để bảo vệ tài sản trí tuệ. Nên thực hiện đăng ký ngay khi sản phẩm sắp hoàn thiện để tránh tranh chấp sau này.
• Ký hợp đồng bảo mật (NDA) khi làm việc với đối tác và nhân viên. Hợp đồng NDA cần rõ ràng về trách nhiệm, phạm vi bảo mật và hình thức xử lý vi phạm.
• Tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu (GDPR, ISO 27001…) nếu công ty hoạt động ở thị trường quốc tế. Doanh nghiệp cần cập nhật chính sách bảo mật theo luật pháp địa phương để tránh vi phạm.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư. Các công ty công nghệ nên triển khai hệ thống sao lưu định kỳ và có kế hoạch phục hồi dữ liệu khi cần thiết.

Việc bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ giúp công ty tránh tranh chấp pháp lý và bảo mật sản phẩm phần mềm

10. Kinh nghiệm chọn phần mềm tối ưu hiệu suất hoạt động

Sau khi thành lập công ty, việc tối ưu quy trình làm việc và quản lý hiệu suất là điều cần thiết để giảm chi phí vận hành, nâng cao năng suất và đảm bảo sự phát triển bền vững. Những yếu tố cần xem xét khi chọn phần mềm tối ưu hiệu suất:

• Xác định nhu cầu thực tế của công ty: Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu cụ thể của từng bộ phận như quản lý dự án, giao tiếp nội bộ, chăm sóc khách hàng, kế toán…
• Tích hợp với hệ thống hiện tại: Các phần mềm được chọn nên dễ dàng tích hợp với hệ thống hiện có của công ty để tránh gián đoạn và tăng hiệu quả sử dụng.
• Tính linh hoạt và khả năng mở rộng: Công ty phần mềm có thể phát triển nhanh chóng. Vì vậy, phần mềm cần có khả năng mở rộng để phù hợp với sự tăng trưởng của doanh nghiệp.
• Chi phí và lợi ích: Cân nhắc giữa chi phí đầu tư và giá trị mang lại.

Một số công cụ giúp các công ty phần mềm tối ưu hiệu suất hoạt động: Công cụ quản lý công việc và dự án (Jira, Asana, Trello, Monday.com); công cụ giao tiếp và làm việc nhóm (Slack, Microsoft Teams, Google Workspace); công cụ phân tích hiệu suất (Google Analytics, Tableau); công cụ giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh (HubSpot, Salesforce)

11. Kinh nghiệm thuê công ty tư vấn dịch vụ thành lập công ty phần mềm

Việc thuê công ty tư vấn có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và tránh những rủi ro pháp lý trong quá trình thành lập. Một công ty tư vấn uy tín cần đáp ứng các tiêu chí sau:

• Kinh nghiệm và chuyên môn: Chọn công ty có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm và am hiểu các quy định pháp lý liên quan.
• Dịch vụ phù hợp với nhu cầu: Xác định rõ những dịch vụ cần tư vấn như đăng ký kinh doanh, tư vấn tài chính, chiến lược phát triển…
• Chi phí hợp lý: So sánh giá cả và các gói dịch vụ của nhiều công ty trước khi quyết định.
• Phản hồi từ khách hàng cũ: Tìm hiểu đánh giá của những doanh nghiệp từng sử dụng dịch vụ để có cái nhìn chính xác hơn.

Khi thuê công ty tư vấn dịch vụ thành lập công ty phần mềm, chủ doanh nghiệp cần lưu ý:

• Nghiên cứu kỹ trước khi chọn đơn vị tư vấn để tránh mất thời gian và chi phí vào những dịch vụ không cần thiết.
• Ký hợp đồng rõ ràng và minh bạch về phạm vi công việc, chi phí và thời gian hoàn thành để tránh tranh chấp sau này.
• Tận dụng tư vấn để xây dựng chiến lược lâu dài thay vì chỉ tập trung vào việc thành lập công ty ban đầu.

Lựa chọn công ty tư vấn dịch vụ pháp lý uy tín giúp chủ công ty phần mềm có nhiều thời gian lên chiến lược kinh doanh

Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, tuân thủ quy trình chuyên nghiệp và áp dụng những kinh nghiệm trên, Apolo tin rằng các nhà khởi nghiệp có thể tự tin thành lập công ty phần mềm. Nhưng nếu quý khách cần sự hỗ trợ chuyên sâu để tối ưu hóa quá trình đăng ký, vận hành và mở rộng doanh nghiệp phần mềm, Apolo luôn sẵn sàng đồng hành trên chặng đường chinh phục thành công!

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DOANH NGHIỆP APOLO

• Địa chỉ: Lầu 1, số 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Email: phaplyapolo@gmail.com
• Điện thoại: 028 3535 5905
• Hotline/ Zalo: 0938 249 246