THÀNH LẬP CÔNG TY GIAO HÀNG: QUY TRÌNH VÀ THỦ TỤC CHI TIẾT

Nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày càng phát triển khi thương mại điện tử đang rất nở rộ. Việc thành lập công ty giao hàng trở thành một cơ hội kinh doanh tiềm năng cho các cá nhân và doanh nghiệp. Từ việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh đến các yêu cầu về vốn, thuế và quản lý vận hành, mỗi bước đều cần được thực hiện đúng quy định. Bài viết này sẽ giúp quý khách hàng có cái nhìn tổng quan nhất trước khi muốn thành lập hoặc mở rộng công ty giao hàng.

1. Công ty giao hàng là gì?

Công ty giao hàng hay công ty ship hàng chuyên nhận và vận chuyển hàng hóa, bưu kiện và vật phẩm giúp cho những người sử dụng dịch vụ. Thời đại công nghệ phát triển, có rất nhiều công ty hoạt động trong lĩnh vực này, tạo công ăn việc làm cho nhiều người lao động. Đối với các quốc gia phát triển, hình thức giao hàng rất phổ biến, chiếm một phần không nhỏ trong thị trường kinh tế. 

Các hình thức ship hàng hiện nay được áp dụng rộng rãi như:

• Miễn phí ship (freeship): Tạo sự cạnh tranh trên thị trường, kích thích nhu cầu mua hàng của khách hàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải biết cân nhắc các phần chi phí để khi áp dụng dịch vụ ship hàng vẫn không làm ảnh hưởng đến lợi nhuận kinh doanh.
• Ship Cod (người mua có quyền kiểm tra hàng sau đó mới trả tiền): Khá phổ biến và rất được ưa chuộng. Hình thức này tạo được lợi ích cho cả người bán và người mua. Tuy nhiên, người mua vẫn được hưởng phần lợi ích cao hơn.

Mã ngành công ty ship hàng (giao hàng, vận chuyển hàng hóa) tại Việt Nam thường được đăng ký theo hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam. Một số mã ngành phổ biến liên quan đến dịch vụ ship hàng gồm:

Công ty giao hàng chuyên nhận vận chuyển hàng hoá cho các cá nhân và doanh nghiệp

2. Điều kiện thành lập công ty giao hàng, ship hàng

2.1. Điều kiện về địa chỉ công ty

Công ty giao hàng cần có địa chỉ hoạt động kinh doanh thì mới được phép đăng ký kinh doanh. Cụ thể:

• Có thể đặt ở nhà riêng của bạn hoặc nhà riêng của người thân, bạn bè của bạn. Chỉ cần đảm bảo có địa chỉ rõ ràng.
• Không được đặt công ty ở khu chung cư hay tập thể phục vụ mục đích để ở
• Phải nằm trong lãnh thổ Việt Nam và cấm sử dụng địa chỉ giả

2.2. Điều kiện về tên công ty

• Tên riêng doanh nghiệp có thể viết tắt hoặc sử dụng tên tiếng Anh nhưng phải đảm bảo là không giống những doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh trước đó.
• Tên phải có đủ cấu trúc về loại hình và tên riêng. Ví dụ, Công ty TNHH Dịch Vụ Chuyển Phát ABC, Công ty Cổ phần Vận Chuyển Siêu Tốc
• Cấm sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp hay sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc làm tên công ty.

2.3. Điều kiện về Người đại diện pháp luật của công ty

• Doanh nghiệp cần chuẩn bị chọn một người phù hợp để làm người đại diện theo pháp luật cho công ty giao hàng. Người đại diện phải trung thực, cẩn trọng, có trách nhiệm thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao, nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Vì vậy, cần chọn người có đủ năng lực và kinh nghiệm.
• Vai trò của người đại diện có thể là giám đốc, chủ tịch hoặc người quản lý. Tuy nhiên, người đảm nhận vị trí này phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
• Doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trong trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật, người này phải cư trú ở Việt Nam và cần ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ khi xuất cảnh khỏi Việt Nam.

2.4. Điều kiện về loại hình doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chọn loại hình phù hợp với quy mô và phương thức hoạt động. 

• Công ty TNHH: Phù hợp với doanh nghiệp có ít thành viên (dưới 50 người), dễ quản lý, ít rủi ro hơn.
• Công ty Cổ phần: Nếu doanh nghiệp có trên 50 thành viên, nên chọn loại hình này vì dễ huy động vốn và mở rộng quy mô.
• Doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh: Phù hợp với những mô hình kinh doanh nhỏ hoặc yêu cầu sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên.

Cân nhắc lựa chọn loại hình phù hợp với mô hình kinh doanh

2.5. Điều kiện về vốn tối thiểu  

Hiện nay, không có quy định về mức vốn điều lệ tối thiểu khi thành lập công ty giao hàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị nguồn vốn hợp lý để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả, bao gồm chi phí mua sắm phương tiện, thuê kho bãi, nhân sự và vận hành hệ thống giao nhận.

2.6. Điều kiện về mã ngành nghề

Theo Phụ lục 2 được ban hành kèm theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg năm 2018 quy định như sau:

532 – 5320 – 53200: Chuyển phát

Nhóm này gồm:

• Nhận, phân loại, vận chuyển và phân phối (trong nước hoặc quốc tế) thư, bưu phẩm, bưu kiện của các doanh nghiệp không hoạt động theo giao ước dịch vụ chung. Hoạt động này có thể sử dụng một hoặc nhiều phương thức vận tải, có thể sử dụng phương tiện vận tải của doanh nghiệp hoặc các phương tiện vận tải công cộng;
• Phân phối và phân phát thư, bưu phẩm, bưu kiện.

Nhóm này cũng gồm: Dịch vụ giao hàng tận nhà. Loại trừ Vận tải hàng hóa theo các phương thức vận tải được phân vào các nhóm: 

• 4912 (Vận tải hàng hóa đường sắt)
• 4933 (Vận tải hàng hóa bằng đường bộ)
• 5012 (Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương)
• 5022 (Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa)
• 5120 (Vận tải hàng hóa hàng không).

Bên cạnh lĩnh vực giao nhận hàng hóa đang phát triển mạnh, ngành du lịch cũng là một thị trường tiềm năng. Nếu bạn đang quan tâm đến việc kinh doanh trong lĩnh vực này, có thể tham khảo thêm điều kiện và thủ tục thành lập công ty lữ hành nội địa hoặc thành lập công ty lữ hành quốc tế để có hướng đi phù hợp.

3. Thủ tục thành lập công ty ship hàng mới nhất

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ để thành lập công ty shipper

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết để đăng ký thành lập công ty giao hàng. Hồ sơ bao gồm:

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập công ty ship hàng

Địa chỉ nộp: Doanh nghiệp có thể nộp trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn

Quy trình xử lý hồ sơ: 

• Khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh.

Bước 3: Hoàn thành nghĩa vụ thuế 

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty giao hàng cần thực hiện các nghĩa vụ thuế theo quy định. Các bước bao gồm:

• Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu. Và nộp tờ khai thuế môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Treo bảng hiệu công ty để thuế đi kiểm tra và duyệt cho xuất hóa đơn VAT. Nội dung bảng hiệu: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại.
• Mua thiết bị chữ ký số để khai thuế, đóng thuế, xuất hóa đơn, kê khai BHXH, Hải quan… Doanh nghiệp cần đăng ký với Tổng cục Thuế để sử dụng dịch vụ khai thuế điện tử.
• Mua gói hóa đơn điện tử về phát hành, nếu có nhu cầu xuất hóa đơn VAT.
• Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty và đăng ký tài khoản lên thuế. Sau đó, thực hiện thông báo tài khoản ngân hàng với Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc cơ quan thuế để hợp pháp hóa giao dịch tài chính.

Bước 4: Xác định người hỗ trợ kế toán thuế cho công ty giao hàng

Dù công ty giao hàng đã hoạt động hay chưa, vẫn cần một kế toán để hỗ trợ khai báo thuế định kỳ và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương án sau:

• Công ty tự làm kế toán thuế. Phương án này phù hợp với công ty nhỏ và có kiến thức về kế toán.
• Công ty thuê nhân viên kế toán nội bộ về làm việc, trả lương thưởng bảo hiểm xã hội, phúc lợi mỗi tháng. Phương án này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều giao dịch tài chính.
• Công ty thuê Kế toán dịch vụ, trả phí mỗi tháng chỉ bằng 1/10 so với việc thuê kế toán nội bộ. Phương án này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, ít giao dịch, muốn tiết kiệm chi phí.

Ngoài lĩnh vực giao nhận, ngành mỹ phẩm cũng là một thị trường tiềm năng với nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng. Nếu bạn đang quan tâm đến lĩnh vực này, có thể tham khảo thêm bài viết THÀNH LẬP CÔNG TY MỸ PHẨM: QUY TRÌNH & THỦ TỤC QUAN TRỌNG để nắm rõ các điều kiện cần thiết.

4. Những kinh nghiệm khi thành lập công ty giao hàng

4.1. Nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu giao hàng cho từng khu vực

• Điều tra nhu cầu ship hàng tại khu vực hoạt động: Xác định đối tượng khách hàng chính, tìm hiểu thói quen sử dụng dịch vụ giao hàng của người dân và doanh nghiệp địa phương; phân tích tần suất đặt hàng, khoảng cách trung bình cho mỗi đơn giao, các khung giờ cao điểm.
• Phân tích đối thủ cạnh tranh: Xác định các đối thủ lớn (GrabExpress, Ahamove, Giao Hàng Nhanh, Viettel Post, J&T…); đánh giá các điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ (giá cước, phạm vi giao hàng, tốc độ giao hàng, ưu đãi, dịch vụ kèm theo…)

• Thấu hiểu mong muốn của khách hàng: Khảo sát khách hàng tiềm năng để biết họ ưu tiên yếu tố nào khi chọn dịch vụ giao hàng như: muốn tốc độ giao hàng nhanh trong 2 –  4 giờ, chi phí vận chuyển rẻ, có thể theo dõi đơn hàng trên ứng dụng…

Giao hàng nhanh, gói hàng cẩn thận với chi phí rẻ là những mong muốn của người sử dụng dịch vụ giao hàng

4.2. Đầu tư hệ thống quản lý và công nghệ trong quá trình giao hàng

Ứng dụng công nghệ giúp tăng hiệu quả, tiết kiệm chi phí và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Một số giải pháp quan trọng bao gồm:

• Sử dụng phần mềm quản lý vận đơn: Các phần mềm hiện đại giúp bạn dễ dàng theo dõi đơn hàng, quản lý nhân viên và tối ưu hóa quy trình giao nhận.
• Tích hợp hệ thống định vị GPS: Định vị chính xác lộ trình giao hàng không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn cải thiện thời gian giao nhận.
• Phát triển website hoặc ứng dụng: Xây dựng một nền tảng thân thiện để khách hàng đặt đơn hàng nhanh chóng và dễ dàng theo dõi tình trạng đơn hàng.
• Đảm bảo bảo mật thông tin khách hàng: Đầu tư vào hệ thống bảo mật để ngăn chặn rò rỉ dữ liệu, xây dựng lòng tin với khách hàng

4.3. Xây dựng nguồn ngân sách hoạt động chi tiết

Quản lý tài chính chặt chẽ giúp công ty vận hành ổn định và phát triển bền vững.

• Lập kế hoạch tài chính chi tiết: Tính toán chi phí cố định như thuê mặt bằng, lương nhân viên, công nghệ và các chi phí phát sinh khác để duy trì hoạt động.
• Dự trù nguồn vốn dự phòng: Luôn chuẩn bị ngân sách dự phòng ít nhất 3 – 6 tháng, để ứng phó với rủi ro, đặc biệt trong giai đoạn đầu khi công ty chưa đạt được lợi nhuận ổn định.
• Tối ưu chi phí vận hành: Hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ giao thông, nhiên liệu hoặc công nghệ để giảm chi phí đầu vào.
• Theo dõi dòng tiền thường xuyên: Kiểm tra thu chi định kỳ để đảm bảo tài chính luôn ở trạng thái lành mạnh và không bị hụt vốn.

4.4. Đầu tư vào phương tiện vận chuyển và các dụng cụ hỗ trợ

Chọn phương tiện phù hợp giúp tối ưu chi phí vận hành và đảm bảo hiệu quả ship hàng. Một số yếu tố cần lưu ý khi đầu tư phương tiện:

• Chọn phương tiện phù hợp với từng loại hàng: Đối với hàng hóa nhỏ gọn, xe máy là lựa chọn hợp lý. Với hàng lớn hoặc cồng kềnh, cần đầu tư xe tải nhỏ hoặc xe ba gác.
• Đảm bảo bảo dưỡng định kỳ: Phương tiện vận chuyển cần được kiểm tra, bảo dưỡng thường xuyên để đảm bảo an toàn và duy trì hiệu quả hoạt động.
• Sử dụng phương tiện tiết kiệm nhiên liệu: Lựa chọn xe có khả năng tiết kiệm xăng hoặc xe điện để giảm chi phí vận hành và bảo vệ môi trường.
• Trang bị công cụ hỗ trợ: Cung cấp balo, thùng giữ nhiệt hoặc thiết bị bảo vệ hàng hóa cho nhân viên để đảm bảo chất lượng hàng khi giao đến tay khách.

Chuẩn bị nhiều loại phương tiện để vận chuyển đa dạng loại hàng hoá

4.5. Xây dựng kế hoạch mở rộng kinh doanh

Mở rộng kinh doanh là bước quan trọng để tăng trưởng, nhưng cần có chiến lược rõ ràng để tránh rủi ro.

• Đánh giá hiệu quả hiện tại: Phân tích doanh thu, lợi nhuận và hiệu quả hoạt động của từng khu vực trước khi quyết định mở rộng. Điều này giúp bạn tránh rủi ro khi mở rộng quá nhanh.
• Khám phá thị trường mới: Tìm hiểu các khu vực tiềm năng chưa được khai thác hoặc các dịch vụ giao hàng mà đối thủ chưa cung cấp để tạo lợi thế cạnh tranh.
• Đào tạo nhân sự quản lý: Khi mở rộng quy mô, bạn cần những nhà quản lý đủ năng lực để giám sát và duy trì hoạt động hiệu quả ở các chi nhánh mới.
• Đầu tư vào công nghệ mở rộng: Hệ thống quản lý đơn hàng và định vị cần được nâng cấp để đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn khi công ty phát triển.

5. Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Công ty giao hàng cần phát hành hóa đơn không?

Hiện nay theo pháp luật Việt Nam, các bên bán hàng, dịch vụ là các công ty, doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân bắt buộc phải xuất hóa đơn. Người mua ngoài phải trả phí với những đơn hàng có giá trị trên 200.000 VNĐ thì người mua phải trả thêm 10% phí giá trị gia tăng. Do vậy, công ty giao hàng cũng bắt buộc phải phát hành hóa đơn.

Câu 2: Thành lập công ty ship hàng cần bao nhiêu vốn?

Vốn điều lệ của công ty là vốn góp của chủ sở hữu/thành viên/cổ đông của công ty. Pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu hoặc tối đa, trừ những ngành, nghề kinh doanh cần vốn pháp định như công ty kinh doanh du lịch, công ty kinh doanh tài chính, công ty dịch vụ môi giới việc làm, công ty bất động sản (vốn điều lệ không thấp hơn vốn pháp định), vốn điều lệ để thành lập công ty sẽ do các thành viên thoả thuận và quyết định.

Thành lập công ty giao hàng không chỉ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ, thủ tục pháp lý mà còn cần một chiến lược kinh doanh hiệu quả. Với quy trình, thủ tục và kinh nghiệm chi tiết như trên, hy vọng quý khách hàng đã có cái nhìn tổng quan để thành lập công ty giao hàng của mình. Chúc quý khách hàng thành công trong hành trình kinh doanh và phát triển bền vững!