THÀNH LẬP CÔNG TY CÔNG NGHỆ: HƯỚNG DẪN CHI TIẾT TỪ A – Z

Các doanh nhân và startup đang có ý định thành lập công ty công nghệ nhưng lại đang loay hoay với các thủ tục pháp lý, hồ sơ đăng ký và không biết bắt đầu từ đâu. Đừng lo, thành lập một công ty công nghệ không quá phức tạp nếu hiểu rõ quy trình. Trong bài viết này, Kế toán Apolo sẽ giúp các nhà đầu tư dễ dàng thực hiện quy trình thành lập công ty công nghệ. Hãy bắt đầu ngay!

1. Công ty công nghệ là gì?

Công ty công nghệ là những công ty chuyên về các lĩnh vực dựa trên điện tử, bao gồm phần mềm, điện tử kỹ thuật số, dịch vụ internet, thương mại điện tử và các hoạt động nghiên cứu, phát triển công nghệ.

Những công ty này có thể: kinh doanh phần mềm, phần cứng điện tử; cung cấp dịch vụ internet, thương mại điện tử; nghiên cứu và phát triển công nghệ mới và sản xuất và kinh doanh các sản phẩm công nghệ.

Công ty công nghệ là những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ

2. Điều kiện thành lập công ty công nghệ thông tin

Việc thành lập công ty công nghệ thông tin cần tuân thủ các quy định pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp năm 2020;
• Luật Công nghệ thông tin năm 2006;
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021;
• Nghị định 71/2007/NĐ-CP ngày 03/05/2007.

2.1. Điều kiện về loại hình công ty

Trước khi tiến hành đăng ký với cơ quan quản lý có thẩm quyền, việc lựa chọn loại hình công ty  phù hợp với mục tiêu kinh doanh của mình là rất quan trọng. Dưới đây là 4 loại hình công ty phổ biến mà quý khách cần xem xét:

• Công ty TNHH (trách nhiệm hữu hạn): Có thể do một hoặc nhiều thành viên góp vốn thành lập. Các thành viên chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã góp, giảm thiểu rủi ro so với công ty tư nhân.
• Công ty cổ phần: Có ít nhất 3 cổ đông, không giới hạn số lượng tối đa. Đây là loại hình dễ huy động vốn nhất, do cổ phần có thể được chuyển nhượng tự do.
• Công ty hợp danh: Có ít nhất hai thành viên hợp danh, chịu trách nhiệm vô hạn về nghĩa vụ tài chính của công ty. Mô hình này ít phổ biến hơn do trách nhiệm cao của thành viên hợp danh.
• Công ty tư nhân: Một cá nhân làm chủ, chịu trách nhiệm vô hạn đối với mọi hoạt động của công ty. Chủ sở hữu có toàn quyền quyết định nhưng cũng phải chịu rủi ro cao.

Việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp cần dựa trên quy mô, chiến lược phát triển và mức độ chịu trách nhiệm pháp lý mong muốn của chủ sở hữu trước khi đăng ký với cơ quan có thẩm quyền.

2.2. Điều kiện về tên công ty công nghệ thông tin

Tên công ty không chỉ là yếu tố nhận diện thương hiệu mà còn ảnh hưởng đến tính hợp pháp của doanh nghiệp. Khi đặt tên công ty, quý khách cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Không trùng hoặc gây nhầm lẫn với bất kỳ công ty nào đã đăng ký trước đó để tránh vi phạm quyền sở hữu thương hiệu.
• Tên phải được gắn tại trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty nhằm xác định danh tính doanh nghiệp.
• Tên xuất hiện trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu, ấn phẩm để thể hiện tính minh bạch và chuyên nghiệp.
• Thể hiện được ngành nghề kinh doanh (Ví dụ: Công ty TNHH Phần mềm Tín An hoặc Công ty cổ phần sản xuất phần mềm VINAM) để giúp khách hàng dễ dàng nhận diện lĩnh vực hoạt động.

2.3. Điều kiện về địa chỉ công ty

Địa chỉ trụ sở công ty là thông tin quan trọng trong hồ sơ đăng ký kinh doanh. Địa chỉ này cần đảm bảo:

• Phải có địa chỉ cụ thể tại Việt Nam với thông tin chi tiết (Số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương) và không được sử dụng địa chỉ ảo.
• Không được đặt tại chung cư, nhà tập thể hoặc nơi chỉ có chức năng để ở, trừ trường hợp chung cư có chức năng thương mại, văn phòng.
• Phải là địa điểm có thể nhận thông báo, văn bản pháp lý từ cơ quan nhà nước để đảm bảo quá trình hoạt động hợp pháp.

Địa chỉ trụ sở công ty công nghệ phải rõ ràng, chi tiết, đúng quy định

2.4. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật

Các công ty công nghệ thông tin cần lựa chọn người đại diện theo pháp luật đáp ứng được những yêu cầu nhất định về tư cách pháp nhân, tư cách cá nhân và có đủ năng lực, kinh nghiệm để đảm bảo nhận được vị trí quan trọng này trong công ty.

• Là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý và thành lập doanh nghiệp: 
  • Cán bộ, công chức, viên chức; Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp hoặc quản lý tại doanh nghiệp nhà nước; 
  • Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước theo quy định; 
  • Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định.

2.5. Điều kiện về mã ngành nghề

Công ty công nghệ phải đăng ký mã ngành nghề kinh doanh phù hợp. Chi tiết mã ngành như sau:

2.6. Điều kiện về vốn điều lệ

Vốn điều lệ thể hiện cam kết tài chính của doanh nghiệp và ảnh hưởng đến uy tín của công ty trong mắt đối tác và khách hàng. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng về vốn điều lệ của công ty công nghệ:

• Không có quy định bắt buộc về mức vốn điều lệ đối với công ty công nghệ.
• Doanh nghiệp có thể tự quyết định mức vốn phù hợp với hoạt động kinh doanh, tùy theo nhu cầu mở rộng và khả năng tài chính.
• Vốn điều lệ ảnh hưởng đến mức thuế môn bài (VD: Doanh nghiệp có vốn trên 10 tỷ đồng phải đóng mức thuế cao hơn).
• Mức vốn điều lệ nên phản ánh thực tế hoạt động của công ty để tránh ảnh hưởng đến uy tín khi giao dịch với đối tác.

2.7. Điều kiện về con dấu

Con dấu là biểu tượng pháp lý giúp xác nhận tính chính danh của doanh nghiệp trên các văn bản, hợp đồng. Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020, công ty công nghệ có quyền quyết định về hình thức và nội dung con dấu. Hiện nay có hai loại con dấu phổ biến:

• Dấu khắc truyền thống: Là con dấu vật lý được làm tại cơ sở khắc dấu và sử dụng mực in.
• Dấu chữ ký số: Là con dấu điện tử được sử dụng trong giao dịch trực tuyến, có giá trị pháp lý tương đương dấu truyền thống.

Doanh nghiệp được quyền tự thiết kế con dấu, quyết định số lượng và nội dung con dấu. Tuy nhiên, việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty, đảm bảo không xảy ra lạm dụng hoặc tranh chấp.

Doanh nghiệp được quyền tự thiết kế con dấu, quyết định số lượng và nội dung con dấu

3. Thủ tục thành lập công ty công nghệ thông tin chi tiết nhất

Bước 1: Soạn thảo & Chuẩn bị hồ sơ

Để đăng ký thành lập công ty công nghệ thông tin, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định, giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng. Hồ sơ bao gồm:

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định;

2. Điều lệ công ty phù hợp với mô hình hoạt động;

3. Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (đối với công ty cổ phần) hoặc danh sách thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên);

4. Bản sao có chứng thực các giấy tờ tùy thân:

• Căn cước/Căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu (đối với cá nhân).
• Quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương và Căn cước/CCCD/Hộ chiếu kèm văn bản ủy quyền (đối với tổ chức).

5. Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

Bước 2: Nộp hồ sơ và nhận giấy phép kinh doanh

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ trực tuyến tại Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc:

• Nếu hồ sơ hợp lệ, Sở Kế hoạch & Đầu tư (Sở KH&ĐT) sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Sở KH&ĐT sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa.

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp để tránh việc phải chỉnh sửa, kéo dài thời gian thành lập công ty.

Bước 3: Hoàn thành nghĩa vụ thuế

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần thực hiện nghĩa vụ thuế:

• Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu và tờ khai thuế môn bài.
• Treo bảng hiệu công ty để thuế đi kiểm tra và duyệt cho xuất hóa đơn VAT.
• Mua thiết bị chữ ký số để khai thuế, đóng thuế, xuất hóa đơn, kê khai BHXH, Hải quan…
• Mua gói hóa đơn điện tử về phát hành, nếu có nhu cầu xuất hóa đơn VAT.
• Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty và đăng ký tài khoản lên thuế.

Bước 4: Xác định người hỗ trợ kế toán thuế cho công ty

Dù công ty đã đi vào hoạt động hay chưa, vẫn cần có bộ phận kế toán để đảm bảo khai báo thuế định kỳ. Việc có kế toán ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh được sai sót trong kê khai thuế và tối ưu chi phí vận hành. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương án sau:

• Tự làm kế toán thuế nếu có đủ nhân sự và chuyên môn.
• Thuê nhân viên kế toán nội bộ, trả lương, bảo hiểm xã hội và các phúc lợi theo quy định.
• Thuê dịch vụ kế toán bên ngoài với chi phí chỉ bằng 1/10 so với thuê nhân sự nội bộ.

4. Kinh nghiệm thành lập công ty công nghệ thông tin thành công

4.1. Xác định thị trường và sản phẩm mục tiêu

Trước khi bắt đầu mở một công ty công nghệ, quý khách cần xác định rõ sản phẩm của mình sẽ phục vụ ai và giải quyết vấn đề gì. Nghiên cứu thị trường và xác định khách hàng tiềm năng sẽ giúp quý khách tạo ra các sản phẩm chất lượng.

• Nghiên cứu nhu cầu khách hàng: Xác định vấn đề mà sản phẩm công nghệ của quý khách sẽ giải quyết. Doanh nghiệp cần tìm hiểu xu hướng thị trường, đối thủ cạnh tranh và khách hàng tiềm năng để xác định rõ ràng lợi thế cạnh tranh của sản phẩm.
• Chọn lĩnh vực phù hợp: Ngành công nghệ có nhiều mảng như phần mềm, AI, IoT, blockchain… Do đó, hãy tập trung vào một lĩnh vực mà quý khách có chuyên môn và thị trường có tiềm năng tăng trưởng.
• Xây dựng mô hình kinh doanh: Quý khách cần xác định sản phẩm sẽ hoạt động theo mô hình nào (SaaS, ứng dụng di động, nền tảng web, phần mềm doanh nghiệp…) và lên kế hoạch doanh thu phù hợp từ giai đoạn sơ khai.

Nghiên cứu thị trường và xác định khách hàng tiềm năng sẽ giúp các công ty công nghệ tạo ra các sản phẩm chất lượng

4.2. Lập kế hoạch tài chính vững chắc

Một kế hoạch tài chính vững chắc sẽ giúp công ty duy trì hoạt động và phát triển bền vững. Xem ngay những kinh nghiệm dưới đây:

• Dự toán chi phí ban đầu: Quý khách cần có kế hoạch tài chính rõ ràng ngay từ đầu với các khoản chi phí ban đầu gồm phát triển sản phẩm, thuê văn phòng, máy móc thiết bị, trả lương nhân sự và các khoản chi phí pháp lý.
• Quản lý dòng tiền: Kiểm soát thu chi hợp lý, tránh lãng phí và luôn có quỹ dự phòng để duy trì hoạt động trong giai đoạn đầu.

4.3. Thành lập đội ngũ nhân sự giỏi công nghệ

Một sản phẩm công nghệ thành công không thể thiếu một đội ngũ nhân sự xuất sắc. Dưới đây là những kinh nghiệm tuyển dụng và đào tạo để thu hút và giữ chân nhân tài:

• Tuyển dụng nhân sự cốt lõi: Một công ty công nghệ nhất định phải sở hữu nhân sự ở các vị trí sau: lập trình viên, chuyên gia UI/UX, nhân viên kinh doanh, và quản lý sản phẩm.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Doanh nghiệp công nghệ cần tạo ra môi trường làm việc sáng tạo, linh hoạt và cởi mở để giữ chân nhân tài và nâng cao hiệu suất làm việc.
• Phát triển đội ngũ: Tổ chức hội thảo và workshop về công nghệ mới, khuyến khích nghiên cứu và thử nghiệm công nghệ để tạo ra sự sáng tạo, hỗ trợ nhân viên tham gia các khóa học và chứng chỉ chuyên môn để nâng cao năng lực.

Tuyển dụng đúng người và đào tạo nhân sự lõi liên tục giúp công ty công nghệ phát triển bền vững

4.4. Liên tục cải tiến và mở rộng quy mô

Thị trường công nghệ thay đổi liên tục. Do đó, các công ty công nghệ phải đổi mới, cải tiến sản phẩm liên tục và mở rộng quy mô để duy trì lợi thế cạnh tranh.

• Thu thập phản hồi từ người dùng: Sử dụng các công cụ phân tích như Google Analytics, Mixpanel hoặc khảo sát trực tiếp để hiểu nhu cầu khách hàng.
• Cập nhật công nghệ tiên tiến: Để nâng cao chất lượng sản phẩm, duy trì sự cạnh tranh, công ty cần theo dõi và ứng dụng công nghệ mới như AI, blockchain, cloud computing…
• Liên tục phát triển thêm các tiện ích mới, Sản phẩm công nghệ không thể dậm chân tại chỗ mà phải không ngừng mở rộng tính năng và cải tiến
• Lập kế hoạch mở rộng: Khi sản phẩm thành công, quý khách hãy cân nhắc mở rộng sang thị trường mới, tăng quy mô nhân sự và nâng cao dịch vụ.
• Tuyển dụng thêm lập trình viên, chuyên gia AI, marketing để đảm bảo công ty phát triển bền vững.

5. Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Có yêu cầu bằng cấp khi mở công ty công nghệ không?

Pháp luật Việt Nam không yêu cầu thành viên hoặc cổ đông phải có bất kỳ bằng cấp nào để thành lập công ty công nghệ. Nhưng để hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn phù hợp.

Câu 2: Thành lập công ty công nghệ thông tin được ưu đãi gì về thuế?

Công ty công nghệ được hưởng ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định tại khoản 2 Điều 22 Nghị định 154/2013/NĐ-CP. Điều này giúp các công ty công nghệ giảm chi phí tài chính, từ đó có thêm nguồn lực để tái đầu tư, phát triển.

Công ty công nghệ được miễn thuế nhập khẩu theo quy định tại khoản 3 Điều 22 Nghị định 154/2013/NĐ-CP. Miễn thuế nhập khẩu giúp giảm chi phí đầu vào, đặc biệt quan trọng với các công ty công nghệ cần nhập khẩu máy móc, linh kiện, thiết bị phục vụ nghiên cứu và sản xuất. Từ đó, tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp công nghệ tiếp cận công nghệ tiên tiến từ nước ngoài.

Lưu ý: Để được ưu đãi về thuế công ty công nghệ phải đáp ứng điều kiện: Phải thực hiện dự án đầu tư mới trong lĩnh vực công nghệ thông tin tại khu công nghệ thông tin tập trung.

Đáp ứng đúng các điều kiện, công ty công nghệ sẽ được hỗ trợ rất lớn về thuế

Hy vọng hướng dẫn chi tiết trong bài viết này đã giúp bạn tự tin để thành lập công ty công nghệ theo đúng quy định pháp luật. Kế Toán Apolo sẵn sàng tư vấn 24/7, hỗ trợ quý khách hoàn tất mọi thủ tục nhanh chóng và tối ưu chi phí. Liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận tư vấn chi tiết.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DOANH NGHIỆP APOLO

• Địa chỉ: Lầu 1, số 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Email: phaplyapolo@gmail.com
• Điện thoại: 028 3535 5905
• Hotline/ Zalo: 0938 249 246