HƯỚNG DẪN THỦ TỤC MỞ TRUNG TÂM ĐĂNG KIỂM XE CƠ GIỚI TỪ A – Z

Mở trung tâm đăng kiểm xe cơ giới là một lĩnh vực kinh doanh đặc thù, yêu cầu chủ đầu tư phải đáp ứng nhiều điều kiện khắt khe về cơ sở vật chất, nhân sự và thủ tục pháp lý. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình từ A đến Z để thủ tục mở trung tâm đăng kiểm hợp pháp và hiệu quả.

1. Trung tâm đăng kiểm xe cơ giới là gì?

Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 139/2018/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm c khoản 2 Điều 1 Nghị định 30/2023/NĐ-CP, Trung tâm đăng kiểm xe cơ giới là đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp hoặc hợp tác xã được thành lập theo quy định của pháp luật. Mục tiêu chính của các trung tâm này là thực hiện công tác kiểm định và cấp giấy chứng nhận kiểm định cho xe cơ giới.

2. Điều kiện mở trung tâm đăng kiểm

2.1. Điều kiện chung

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 139/2018/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Nghị định 30/2023/NĐ-CP, tổ chức muốn mở trung tâm đăng kiểm cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện về cơ sở vật chất, cơ cấu tổ chức và nhân sự. Ngoài ra, trung tâm phải tuân thủ Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về đơn vị đăng kiểm do Bộ Giao thông Vận tải ban hành. Khi đáp ứng đủ các yêu cầu này, tổ chức sẽ được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động kiểm định xe cơ giới.

Trung tâm đăng kiểm cần đáp ứng đủ các điều kiện về cơ sở vật chất, cơ cấu tổ chức và nhân sự

2.2. Điều kiện về cơ sở vật chất

Theo Điều 6 Nghị định 139/2018/NĐ-CP, sửa đổi bởi khoản 5 Điều 1 Nghị định 30/2023/NĐ-CP,  trung tâm đăng kiểm phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể về cơ sở vật chất. Mặt bằng đơn vị đăng kiểm phải bố trí các công trình phục vụ kiểm định xe cơ giới trên cùng một khu đất, đáp ứng diện tích tối thiểu:

• 1.250 m² cho một dây chuyền kiểm định loại I.
• 1.500 m² cho một dây chuyền kiểm định loại II.
• 2.500 m² cho hai dây chuyền kiểm định.
• Từ dây chuyền thứ ba trở lên, diện tích tăng thêm tối thiểu 625 m²/dây chuyền.

Xưởng kiểm định phải đảm bảo kích thước tối thiểu:

• 30 x 4 x 3,5 (m) cho một dây chuyền kiểm định loại I.
• 36 x 5 x 4,5 (m) cho một dây chuyền kiểm định loại II.
• Nếu có nhiều dây chuyền bố trí cạnh nhau, khoảng cách giữa tâm các dây chuyền đạt tối thiểu 4 m và khoảng cách từ tâm dây chuyền ngoài cùng đến tường bao đạt tối thiểu 2,5 m.
• Nếu dây chuyền kiểm định được bố trí tại nhiều xưởng khác nhau, tổng chiều dài tối thiểu của các xưởng phải đảm bảo theo quy định.

Trang thiết bị kiểm định phải đầy đủ, đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia, đảm bảo khả năng kiểm tra toàn diện hệ thống, chi tiết và tổng thành của xe cơ giới theo các tiêu chuẩn về an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường.

Trung tâm cần đáp ứng yêu cầu về diện tích và trang thiết bị cần thiết đạt tiêu chuẩn

2.3. Điều kiện về nhân sự

Theo Điều 7 Nghị định 139/2018/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 6 Điều 1 Nghị định 30/2023/NĐ-CP, trung tâm đăng kiểm cần đáp ứng yêu cầu về cơ cấu tổ chức và nhân sự. Cơ cấu tổ chức tối thiểu gồm:

• Bộ phận lãnh đạo: Giám đốc, Phó Giám đốc hoặc người phụ trách, trong đó ít nhất 01 người đủ điều kiện ký giấy chứng nhận kiểm định theo Điều 24 Nghị định này.
• Bộ phận kiểm định: Gồm phụ trách bộ phận kiểm định và đăng kiểm viên để thực hiện kiểm tra, đánh giá tình trạng kỹ thuật phương tiện.
• Bộ phận văn phòng: Gồm nhân viên nghiệp vụ và nhân viên khác để thực hiện công việc văn phòng, hỗ trợ hoạt động kiểm định.

Nhân lực của đơn vị đăng kiểm cần đáp ứng yêu cầu sau:

• Ít nhất 01 lãnh đạo đăng kiểm đủ điều kiện theo quy định.
• Ít nhất 01 người phụ trách bộ phận kiểm định.
• Mỗi dây chuyền kiểm định có tối thiểu 02 đăng kiểm viên để đảm bảo thực hiện đủ các công đoạn kiểm định.
• Nhân viên nghiệp vụ thực hiện các công việc nhận, trả, lưu trữ hồ sơ, nhập dữ liệu, tra cứu, kiểm tra hồ sơ xe cơ giới, in kết quả kiểm định và các nghiệp vụ văn phòng khác theo sự phân công.

Trung tâm cần đáp ứng yêu cầu về mặt nhân sự để đảm bảo vận hành trơn tru

3. Thủ tục xin cấp giấy phép kinh doanh trung tâm đăng kiểm

Bước 1: Soạn thảo & Chuẩn bị hồ sơ

1. Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp;
2. Điều lệ Công ty;
3. CCCD/Căn cước/Hộ chiếu (bản sao có chứng thực) của người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu (đối với loại hình công ty TNHH 1 thành viên), chủ doanh nghiệp tư nhân (đối với loại hình doanh nghiệp tư nhân), các thành viên góp vốn, cổ đông (đối với loại hình công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần);
4. Danh sách thành viên/cổ đông (Áp dụng trong trường hợp thành lập Công ty TNHH 2 thành viên trở lên/Cổ phần);
5. Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ, nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật công ty.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời gian xử lý hồ sơ thường diễn ra trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.

• Nếu hồ sơ hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Sở KH&ĐT sẽ có thông báo yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung. Doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn thiện theo hướng dẫn để tránh kéo dài thời gian xử lý.

Bước 3: Hoàn thành nghĩa vụ thuế

Ngay sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty phải thực hiện các nghĩa vụ thuế theo quy định. Các công việc cần hoàn thành bao gồm:

• Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu và tờ khai thuế môn bài.
• Treo bảng hiệu công ty để thuế đi kiểm tra và duyệt cho xuất hóa đơn VAT.
• Mua thiết bị chữ ký số để khai thuế, đóng thuế, xuất hóa đơn, kê khai BHXH, hải quan,…
• Mua gói hóa đơn điện tử về phát hành, nếu có nhu cầu xuất hóa đơn VAT.
• Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty và đăng ký tài khoản lên thuế.

Bước 4: Xác định người hỗ trợ kế toán thuế cho công ty

Dù công ty có hoạt động hay chưa, vẫn bắt buộc phải có kế toán để thực hiện các nghĩa vụ khai báo thuế định kỳ. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương án:

• Tự làm kế toán thuế nếu có đủ nhân sự và chuyên môn về kế toán, thuế.
• Thuê nhân viên kế toán nội bộ, chịu trách nhiệm làm việc toàn thời gian, xử lý các báo cáo tài chính, kê khai thuế và đảm bảo các nghĩa vụ bảo hiểm xã hội, phúc lợi cho công ty.
• Thuê dịch vụ kế toán bên ngoài, đây là phương án tối ưu với chi phí chỉ bằng 1/10 so với thuê kế toán nội bộ, giúp tiết kiệm tài chính cho doanh nghiệp trong giai đoạn đầu.

Doanh nghiệp cần hoàn thành việc nộp hồ sơ thành lập trung tâm và các nghĩa vụ thuế ban đầu

4. Thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động trung tâm đăng kiểm

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Theo Khoản 1 Điều 8 Nghị định 139/2018/NĐ-CP sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 30/2023/NĐ-CP, hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động kiểm định xe cơ giới cần đảm bảo đầy đủ các giấy tờ sau:

1 – Văn bản đề nghị kiểm tra cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động kiểm định xe cơ giới theo mẫu quy định tại Phụ lục VII ban hành kèm theo Nghị định này;

2 – Danh sách trích ngang nhân lực của đơn vị kèm theo các hồ sơ sau:

• Quyết định bổ nhiệm lãnh đạo đơn vị đăng kiểm;
• Quyết định bổ nhiệm đối với phụ trách bộ phận kiểm định;
• Bản sao được chứng thực hợp đồng lao động theo quy định, quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận đối với đăng kiểm viên, nhân viên nghiệp vụ;
• Các văn bằng, chứng chỉ được chứng thực của từng cá nhân;

3 – Bản đối chiếu các quy định về cơ sở vật chất, dây chuyền kiểm định theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia;

4 – Bản vẽ bố trí mặt bằng tổng thể và mặt bằng nhà xưởng có bố trí dây chuyền và thiết bị kiểm tra;

5 – Văn bản chấp thuận chủ trương đầu tư của cơ quan có thẩm quyền của địa phương (bản sao có chứng thực hoặc bản chính để đối chiếu).

Bước 2: Nộp hồ sơ

Sau khi soạn thảo hồ sơ, tổ chức thành lập trung tâm đăng kiểm sẽ gửi hồ sơ về Sở Giao thông vận tải, Sở Giao thông – Xây dựng (sau đây gọi chung là Sở Giao thông vận tải). Trong thời hạn 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Sở Giao thông vận tải sẽ thông báo thời gian kiểm tra, đánh giá thực tế tại trung tâm đăng kiểm.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không đáp ứng quy định, Sở Giao thông vận tải có trách nhiệm thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do để tổ chức đăng kiểm bổ sung hoặc chỉnh sửa. Quy trình cấp giấy chứng nhận diễn ra như sau:

• Nếu trung tâm đáp ứng đủ điều kiện, Sở Giao thông vận tải sẽ cấp giấy chứng nhận trong vòng 05 ngày làm việc.
• Nếu kết quả kiểm tra không đạt yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo bằng văn bản để đơn vị thực hiện các biện pháp khắc phục và tiến hành kiểm tra lại.

Trung tâm cần chuẩn bị và nộp hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động theo pháp luật

5. Kinh nghiệm mở trung tâm đăng kiểm

5.1. Nghiên cứu quy định pháp lý

Chủ đầu tư cần nghiên cứu kỹ các văn bản pháp luật liên quan như Nghị định 139/2018/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 30/2023/NĐ-CP, cùng các Thông tư hướng dẫn của Bộ Giao thông Vận tải. Việc hiểu rõ những quy định này giúp đảm bảo quá trình thành lập trung tâm diễn ra thuận lợi và đúng quy định.

Chủ đầu tư nên tìm đến sự tư vấn của các chuyên gia pháp lý hoặc luật sư để đảm bảo hồ sơ pháp lý được chuẩn bị đầy đủ, tránh sai sót không đáng có. Các giấy tờ quan trọng cần chuẩn bị bao gồm giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, chứng chỉ hành nghề của đăng kiểm viên và hồ sơ nhân sự. Ngoài ra, trung tâm cần có hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động kiểm định xe cơ giới.

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp cần nộp lên Cục Đăng kiểm Việt Nam để được thẩm định. Nếu hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn thiện theo hướng dẫn để đảm bảo tiến độ cấp phép.

Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ các quy định pháp lý để hoàn thiện các thủ tục cần thiết, đảm bảo quy trình thành lập diễn ra thuận lợi

5.2. Lựa chọn mặt bằng phù hợp, đảm bảo diện tích tối thiểu theo quy chuẩn

Theo quy định, diện tích tối thiểu phải đảm bảo theo số lượng dây chuyền kiểm định, với yêu cầu tối thiểu 1.250 m² cho một dây chuyền loại I. Vì vậy, chủ đầu tư cần tính toán kỹ lưỡng để chọn được mặt bằng phù hợp.

Trung tâm đăng kiểm nên đặt tại khu vực có nhu cầu kiểm định xe cao, giao thông thuận tiện để thu hút khách hàng. Bên cạnh đó, cần kiểm tra kỹ lưỡng các giấy tờ pháp lý liên quan đến đất đai, sổ đỏ, giấy phép sử dụng đất để tránh những tranh chấp về sau.

Bố trí không gian khoa học cũng là yếu tố giúp tối ưu hoạt động của trung tâm. Việc thiết kế khu vực kiểm định, văn phòng và bãi đỗ xe hợp lý sẽ góp phần tối ưu hóa hoạt động, giảm thiểu tình trạng ùn tắc trong quá trình kiểm định.

5.3. Đầu tư cơ sở vật chất đúng tiêu chuẩn

Trung tâm đăng kiểm cần đầu tư xây dựng xưởng kiểm định theo đúng tiêu chuẩn về kích thước và kết cấu. Các thiết bị kiểm định cũng phải được trang bị đầy đủ và đạt chuẩn theo quy định của Bộ Giao thông Vận tải, bao gồm máy đo khí thải, hệ thống cân tải trọng, thiết bị kiểm tra phanh, hệ thống đèn chiếu sáng,…

Ngoài ra, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch bảo trì và kiểm định thiết bị định kỳ để đảm bảo các máy móc luôn trong tình trạng hoạt động tốt, tránh những sự cố kỹ thuật làm gián đoạn quá trình kiểm định.

Trung tâm cần lựa chọn mặt bằng đáp ứng yêu cầu và trang bị cơ sở vật chất đúng tiêu chuẩn chất lượng

5.4. Tuyển dụng và đào tạo nhân sự có kinh nghiệm

Nhân sự là yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng dịch vụ của trung tâm đăng kiểm. Do đó, doanh nghiệp cần tuyển chọn những đăng kiểm viên có chứng chỉ hành nghề và nhân sự nghiệp vụ có chuyên môn phù hợp. Một đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm không chỉ giúp đảm bảo độ chính xác trong kiểm định mà còn nâng cao uy tín của trung tâm.

Song song với tuyển dụng, việc đào tạo nội bộ là cần thiết để nhân sự nắm vững quy trình đăng kiểm, đảm bảo tính chuyên nghiệp và thái độ phục vụ khách hàng tốt nhất. Đồng thời, việc bố trí nhân sự hợp lý giữa các bộ phận lãnh đạo, kiểm định, hành chính văn phòng cũng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động.

5.5. Xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp

Quy trình làm việc tại trung tâm đăng kiểm cần được chuẩn hóa nhằm đảm bảo tuân thủ đầy đủ các bước kiểm định xe theo đúng quy định. Một quy trình làm việc bài bản không chỉ giúp trung tâm vận hành hiệu quả mà còn tạo dựng lòng tin với khách hàng.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể ứng dụng công nghệ vào quản lý đăng kiểm để tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Việc công khai bảng giá dịch vụ kiểm định một cách minh bạch cũng là yếu tố quan trọng giúp tránh khiếu nại từ khách hàng và nâng cao uy tín của trung tâm.

Nhân sự có kinh nghiệm, quy trình làm việc chuyên nghiệp sẽ giúp nâng cao uy tín của trung tâm

5.6. Tạo dựng uy tín và phát triển khách hàng

Dịch vụ kiểm định cần được thực hiện nhanh chóng, chính xác để tránh làm mất lòng tin của khách hàng. Doanh nghiệp cần chú trọng đến việc chăm sóc khách hàng bằng cách hỗ trợ tư vấn hồ sơ, nhắc nhở lịch đăng kiểm định kỳ. Việc xây dựng mối quan hệ với các doanh nghiệp vận tải cũng là cách để có được nguồn khách hàng ổn định và phát triển lâu dài.

Các chiến lược quảng bá cũng cần được triển khai bài bản, bao gồm việc xây dựng website, tận dụng mạng xã hội và đặt biển quảng cáo để nâng cao nhận diện thương hiệu cho trung tâm.

5.7. Kiểm soát tài chính và tối ưu chi phí

Lập kế hoạch tài chính rõ ràng là yếu tố then chốt giúp trung tâm đăng kiểm duy trì hoạt động ổn định. Chủ đầu tư cần xác định tổng vốn đầu tư ban đầu, chi phí vận hành và doanh thu dự kiến để có kế hoạch tài chính hợp lý.

Bên cạnh đó, việc tối ưu chi phí cũng rất quan trọng. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ khi đầu tư thiết bị và lựa chọn mặt bằng để tránh lãng phí không cần thiết. Quản lý dòng tiền hiệu quả giúp tránh tình trạng thiếu hụt tài chính, đảm bảo hoạt động của trung tâm không bị gián đoạn.

Trung tâm cần chú trọng chăm sóc khách hàng, quảng bá hiệu quả, đồng thời kiểm soát tài chính hợp lý để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động

6. Câu hỏi thường gặp về mở trung tâm đăng kiểm

Câu 1: Cần lưu ý gì để duy trì giấy phép hoạt động của trung tâm đăng kiểm?

Để duy trì giấy phép hoạt động của trung tâm đăng kiểm, các chủ cơ sở cần tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành. Theo Điều 11 Nghị định 139/2018/NĐ-CP, được sửa đổi bổ sung tại Khoản 1 Điều 2 Nghị định 30/2023/NĐ-CP, trung tâm đăng kiểm cần chú ý đến những vấn đề quan trọng sau:

• Đảm bảo hồ sơ, tài liệu trung thực và hợp lệ: Tránh gian lận hoặc làm giả hồ sơ, giấy tờ trong quá trình xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động.
• Bảo quản giấy chứng nhận cẩn thận: Không được tẩy xóa, sửa chữa nội dung giấy chứng nhận nhằm tránh làm sai lệch thông tin.
• Duy trì hoạt động liên tục: Trung tâm không được ngừng hoạt động kiểm định xe cơ giới quá 12 tháng liên tục, nếu không sẽ bị thu hồi giấy phép.
• Tuân thủ quy định, tránh vi phạm nghiêm trọng: Nếu bị tạm đình chỉ hoạt động quá hai lần trong 12 tháng liên tục, trung tâm sẽ bị thu hồi giấy phép, vì vậy cần đảm bảo thực hiện đúng các quy định về kiểm định.
• Tránh giải thể đơn vị đăng kiểm: Việc duy trì trung tâm hoạt động ổn định là điều kiện tiên quyết để không bị thu hồi giấy phép.

Câu 2: Mã ngành nghề trung tâm đăng kiểm là gì?

Hoạt động của trung tâm đăng kiểm xe cơ giới thường được đăng ký theo mã ngành 7120 – Kiểm tra và phân tích kỹ thuật. Đây là nhóm ngành bao gồm các hoạt động kiểm tra, giám định, phân tích kỹ thuật đối với vật liệu, sản phẩm và thiết bị kỹ thuật, trong đó có kiểm định xe cơ giới.

Trung tâm cần chú ý đăng ký đúng mã ngành nghề, đảm bảo hồ sơ minh bạch và duy trì hoạt động liên tục

Việc mở trung tâm đăng kiểm đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt, từ tuân thủ các quy định pháp lý, đầu tư cơ sở hạ tầng, tuyển dụng nhân sự đến xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục mở trung tâm đăng kiểm và có sự chuẩn bị tốt nhất để khởi đầu thuận lợi.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất!

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DOANH NGHIỆP APOLO

• Địa chỉ: Lầu 1, số 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Email: phaplyapolo@gmail.com
• Điện thoại: 028 3535 5905
• Hotline/Zalo: 0938 249 246