Mở công ty văn phòng phẩm: Điều kiện, thủ tục và kinh nghiệm

Mở công ty văn phòng phẩm là cơ hội kinh doanh tiềm năng nhờ nhu cầu ổn định từ doanh nghiệp, trường học và cá nhân, đảm bảo nguồn thu lâu dài. Hãy cùng Apolo tìm hiểu chi tiết từ điều kiện, thủ tục đến kinh nghiệm thực tế khi thành lập công ty văn phòng phẩm, giúp quý khách có sự chuẩn bị tốt nhất để khởi nghiệp thành công.

Nội dung chính

1. Điều kiện mở cửa hàng văn phòng phẩm

Theo quy định pháp luật, kinh doanh văn phòng phẩm không thuộc danh mục ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Do đó, cá nhân và tổ chức có thể mở cửa hàng hoặc thành lập công ty văn phòng phẩm mà không cần đáp ứng yêu cầu đặc biệt nào. Quý khách chỉ cần thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký kinh doanh theo quy định để hoạt động hợp pháp.

1.1. Điều kiện về loại hình công ty

Khách hàng có thể lựa chọn mô hình doanh nghiệp phù hợp như Doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc Công ty cổ phần. Mỗi loại hình đều có quy định riêng về trách nhiệm pháp lý, nghĩa vụ tài chính và cơ cấu quản lý. Vì vậy, công ty cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định.

Chọn loại hình công ty phù hợp để đảm bảo trách nhiệm và quản lý hiệu quả

1.2. Điều kiện về tên công ty văn phòng phẩm

Tên công ty cần tuân thủ quy định pháp luật, đảm bảo không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các đơn vị đã đăng ký trước đó. Ngoài ra, việc lựa chọn tên phù hợp với lĩnh vực kinh doanh giúp công ty dễ dàng xây dựng thương hiệu và tạo ấn tượng với khách hàng.

1.3. Điều kiện về vốn điều lệ

Pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu khi thành lập công ty văn phòng phẩm. Tuy nhiên, để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi, quý khách nên cân nhắc mức vốn phù hợp, thường dao động từ 100 – 500 triệu đồng, tùy theo quy mô và kế hoạch phát triển.

1.4. Điều kiện về địa điểm kinh doanh

Công ty cần có trụ sở chính hợp pháp, rõ ràng trên lãnh thổ Việt Nam. Địa điểm kinh doanh không được đặt tại chung cư (trừ khu vực có chức năng thương mại) hoặc các địa điểm không được phép hoạt động. Việc chọn vị trí thuận lợi sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng dễ dàng và mở rộng thị trường hiệu quả.

Chọn vị trí công ty ở những không gian rộng rãi, dễ tiếp cận với khách hàng

1.5. Điều kiện về Mã ngành nghề công ty văn phòng phẩm

Khi đăng ký kinh doanh, công ty văn phòng phẩm cần lựa chọn mã ngành phù hợp theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Dưới đây là danh sách một số mã ngành phổ biến:

STT	Tên ngành nghề kinh doanh	Mã ngành
1	Bán lẻ chuyên doanh các mặt hàng: sách, báo, tạp chí, văn phòng phẩm (bút mực, giấy, cặp hồ sơ…)	4761
2	Bán lẻ băng đĩa âm thanh, hình ảnh (bao gồm cả băng, đĩa trắng)	4762
3	Bán lẻ thiết bị, dụng cụ thể dục, thể thao	4763
4	Bán lẻ trò chơi, đồ chơi trong các cửa hàng chuyên doanh	4764
5	Dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp	8211
6	Photo, chuẩn bị tài liệu và các hoạt động hỗ trợ văn phòng khác	8219

2. Thủ tục thành lập công ty văn phòng phẩm

Khi thành lập công ty văn phòng phẩm, doanh nghiệp có thể tự thực hiện thủ tục pháp lý hoặc sử dụng dịch vụ đăng ký kinh doanh từ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp.

Nếu lựa chọn tự đăng ký, doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện đúng quy trình theo quy định của pháp luật. Việc chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ hoặc nộp chậm có thể dẫn đến vi phạm hành chính, gây ảnh hưởng đến quá trình hoạt động. Ngoài ra, khi chưa hoàn tất thủ tục đăng ký hợp pháp, công ty sẽ không thể xuất hóa đơn VAT, gây trở ngại trong các giao dịch với khách hàng và đối tác.

Bước 1: Soạn thảo & Chuẩn bị hồ sơ

Bao gồm:

Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp;
Điều lệ Công ty;
CCCD/Căn cước/Hộ chiếu (bản sao có chứng thực) của người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu (đối với loại hình công ty TNHH 1 thành viên), chủ doanh nghiệp tư nhân (đối với loại hình doanh nghiệp tư nhân), các thành viên góp vốn, cổ đông (đối với loại hình công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần);
Danh sách thành viên/cổ đông (Áp dụng trong trường hợp thành lập Công ty TNHH 2 thành viên trở lên/Cổ phần);
Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ, nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật công ty.

Chuẩn bị hồ sơ mở công ty kinh doanh văn phòng phẩm

Bước 2: Nộp hồ sơ và nhận giấy phép kinh doanh

Sau khi hoàn tất hồ sơ đăng ký thành lập công ty văn phòng phẩm, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, Sở Tài Chính sẽ tiến hành xem xét và xử lý:

Hồ sơ hợp lệ: Doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thông tin đăng ký sẽ được cập nhật trên hệ thống.
Hồ sơ chưa hợp lệ: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ. Doanh nghiệp cần kiểm tra và hoàn thiện theo hướng dẫn để được xét duyệt lại.

Nộp hồ sơ trực tuyến, nhận giấy phép trong 03 ngày

Bước 3: Hoàn thành nghĩa vụ thuế

Bao gồm:

Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu và tờ khai thuế môn bài.
Treo bảng hiệu công ty để thuế đi kiểm tra và duyệt cho xuất hóa đơn VAT.
Mua thiết bị chữ ký số để khai thuế, đóng thuế, xuất hóa đơn, kê khai BHXH, Hải quan,…..
Mua gói hóa đơn điện tử về phát hành, nếu có nhu cầu xuất hóa đơn VAT.
Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty và đăng ký tài khoản lên thuế.

Bước 4: Xác định người hỗ trợ kế toán thuế cho công ty

Công ty có hoạt động hay chưa thì vẫn phải có kế toán để hỗ trợ khai báo thuế định kỳ:

Công ty tự làm kế toán thuế.
Công ty thuê nhân viên kế toán nội bộ về làm việc, trả lương thưởng bảo hiểm xã hội, phúc lợi mỗi tháng.
Công ty thuê Kế toán dịch vụ, trả phí mỗi tháng chỉ bằng 1/10 so với việc thuê kế toán nội bộ.

Nếu quý khách chưa có kinh nghiệm trong việc đăng ký thành lập công ty văn phòng phẩm, việc lựa chọn dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp như Apolo sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh những sai sót. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm hỗ trợ từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi nhận giấy phép, giúp doanh nghiệp khởi nghiệp thuận lợi. Chi phí chỉ từ 0 – 1.000.000 VNĐ, giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Đặc biệt, Apolo cam kết hoàn tất thủ tục trong 3 ngày, đảm bảo đúng quy định pháp luật.

Truy cập ngay https://ketoanapolo.vn/dich-vu-thanh-lap-cong-ty-tron-goi-tai-tphcm/ để biết thêm thông tin chi tiết!

3. Kinh nghiệm mở công ty văn phòng phẩm hút khách

Để công ty văn phòng phẩm hoạt động hiệu quả và thu hút khách hàng, doanh nghiệp cần có chiến lược kinh doanh rõ ràng. Dưới đây là những kinh nghiệm quan trọng giúp công ty văn phòng phẩm thu hút khách hàng và phát triển bền vững:

3.1. Chuẩn bị nguồn vốn phù hợp, giúp duy trì công ty

Chuẩn bị nguồn vốn phù hợp giúp công ty văn phòng phẩm duy trì hoạt động ổn định. Với mô hình cửa hàng 20m2 – 40m2, vốn đầu tư ban đầu dao động từ 100 – 500 triệu đồng, bao gồm:

Chi phí thuê mặt bằng & trang trí cửa hàng: 10 – 40 triệu/tháng tùy vị trí, kèm theo chi phí biển hiệu, tủ, kệ, quầy thu ngân,…
Giá vốn hàng hóa: Thường chiếm 50% vốn đầu tư ban đầu, khoảng 150 triệu nếu tổng vốn là 300 triệu.
Chi phí thuê nhân viên: 5 – 6 triệu/người/tháng, tùy quy mô kinh doanh.
Chi phí mua sắm thiết bị: 10 – 20 triệu cho máy tính, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, camera an ninh,…
Chi phí dự trù: Dành cho các tình huống phát sinh trong quá trình vận hành.

Doanh nghiệp cần lập kế hoạch tài chính chi tiết, dự tính thời gian hoàn vốn và xây dựng phương án quản lý dòng tiền hiệu quả. Việc chuẩn bị nguồn vốn dự phòng ít nhất 3 tháng đầu sẽ giúp hạn chế rủi ro và đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững.

Chuẩn bị vốn giúp duy trì hoạt động công ty văn phòng phẩm, hạn chế rủi ro

3.2. Chọn địa điểm kinh doanh ở những vị trí gần trường học, văn phòng

Doanh nghiệp cần xác định mô hình kinh doanh phù hợp khi mở cửa hàng văn phòng phẩm, có thể lựa chọn hình thức bán hàng trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp cả hai.

Nếu kinh doanh offline: Nên ưu tiên vị trí gần trường học, khu văn phòng để tiếp cận khách hàng tiềm năng. Mặt bằng cần có chỗ để xe rộng rãi, thuận tiện cho khách mua hàng. Để ổn định kinh doanh lâu dài, doanh nghiệp nên đàm phán hợp đồng thuê mặt bằng dài hạn.
Nếu kinh doanh online: Có thể chọn mặt bằng nhỏ trong ngõ để tiết kiệm chi phí, đồng thời tập trung đầu tư vào các kênh bán hàng trực tuyến như Shopee, Lazada, Facebook để mở rộng tệp khách hàng.

Chọn vị trí gần trường học, văn phòng để thu hút khách

Lưu ý: Không đặt cửa hàng trong chung cư, nhà tập thể do pháp luật không cho phép đăng ký kinh doanh tại các địa điểm này.

3.3. Sắp xếp, trang trí cửa hàng văn phòng phẩm khoa học, hợp lý

Không gian cửa hàng cần được thiết kế theo phong cách riêng, sử dụng màu sắc chủ đạo để tạo dấu ấn thương hiệu. Việc bố trí sản phẩm khoa học giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm và lựa chọn. Các mặt hàng phổ biến nên đặt ở vị trí thuận tiện, phân khu sản phẩm rõ ràng để tăng trải nghiệm mua sắm.

Bên cạnh đó, ánh sáng và màu sắc đóng vai trò quan trọng trong việc tạo không gian thoáng đãng, thu hút khách hàng. Sử dụng tông màu sáng giúp cửa hàng trông rộng rãi hơn, kết hợp với màu sắc linh hoạt để phân chia khu vực sản phẩm. Vào các dịp lễ hội, có thể trang trí thêm hoa tươi, đèn LED hoặc hình ảnh sinh động để tạo không khí mới mẻ, hấp dẫn.

Bố trí sản phẩm khoa học, sử dụng màu sắc thu hút khách hàng

3.4. Lên danh sách mặt hàng văn phòng phẩm kinh doanh có nhu cầu cao

Chủ cửa hàng cần nghiên cứu thị trường để xác định các mặt hàng có nhu cầu cao, tập trung vào những sản phẩm phổ biến như dụng cụ học tập, văn phòng, công nghệ và phụ kiện tiện ích.

Khi lựa chọn nguồn hàng, nên ưu tiên các thương hiệu uy tín để đảm bảo chất lượng và tạo niềm tin với khách hàng. Một số thương hiệu phổ biến trong ngành văn phòng phẩm bao gồm máy tính Casio, Đông A; bút viết UNI, Thiên Long; tập vở Tương Lai (Future Book), Hải Tiến; văn phòng phẩm Deli, GSTAR; bìa hồ sơ, file tài liệu Flexoffice (Thiên Long). Ngoài ra, có thể đăng ký làm đại lý chính thức cho các thương hiệu này để nhận ưu đãi về giá, chính sách chiết khấu và đảm bảo nguồn cung ổn định.

Bên cạnh đó, chủ cửa hàng cần có kế hoạch nhập hàng hợp lý để tránh tồn kho hoặc thiếu hụt sản phẩm. Công thức phân bổ vốn nhập hàng có thể tham khảo:

50% cho sách giáo khoa, sách tham khảo
20% cho quà lưu niệm
15% cho đồ chơi trẻ em và các đồ lưu niệm khác.
8% cho file hồ sơ, dụng cụ văn phòng
7% cho bút viết, đồ dùng học sinh

Lựa chọn sản phẩm phù hợp, ưu tiên những thương hiệu uy tín

3.5. Lựa chọn nguồn cung cấp hàng hóa, hợp tác với những nhà cung cấp uy tín

Chủ cửa hàng nên tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín, đảm bảo sản phẩm có nguồn gốc rõ ràng, chất lượng cao và giá cả ổn định. Nên ưu tiên hợp tác với nhà phân phối chính hãng của các thương hiệu lớn như Thiên Long, Flexoffice, Deli, Hải Tiến, Casio, UNI để đảm bảo quyền lợi về giá cả, chiết khấu và hỗ trợ đổi trả hàng hóa.

Ưu tiên nguồn hàng hóa chính hãng từ các nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng và giá tốt

3.6. Xây dựng chiến lược giá cả hợp lý

Định giá sản phẩm cần đảm bảo hài hòa giữa chi phí nhập hàng, chi phí vận hành và lợi nhuận mong muốn. Công ty nên khảo sát thị trường, nghiên cứu giá của đối thủ để đưa ra mức giá cạnh tranh, phù hợp với từng nhóm khách hàng.

Ngoài ra, cần xây dựng chính sách giá linh hoạt, chẳng hạn như giảm giá cho đơn hàng lớn, chiết khấu cho khách hàng thân thiết hoặc áp dụng chương trình ưu đãi theo mùa. Một chiến lược giá hợp lý không chỉ giúp tối ưu doanh thu mà còn tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

Công ty nên định giá cạnh tranh, linh hoạt, tối ưu doanh thu và lợi nhuận

3.7. Xây dựng mối quan hệ với khách hàng và đối tác

Chủ cửa hàng nên đào tạo nhân viên tư vấn tận tình, phản hồi nhanh chóng để mang lại trải nghiệm mua sắm tốt nhất. Đối với khách hàng doanh nghiệp, trường học, có thể triển khai chương trình ưu đãi riêng, cung cấp dịch vụ giao hàng tận nơi để giữ chân họ lâu dài.

Ngoài ra, hợp tác với công ty, văn phòng, trường học để cung cấp văn phòng phẩm định kỳ sẽ giúp tạo nguồn khách hàng ổn định, tăng trưởng doanh thu bền vững.

3.8. Quản lý kho hàng và dòng tiền chặt chẽ

Quản lý kho hiệu quả giúp hạn chế hàng tồn đọng, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn có để phục vụ khách hàng. Công ty nên sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi lượng hàng nhập – xuất, tránh thất thoát và tối ưu quy trình nhập hàng. Bên cạnh đó, kiểm soát dòng tiền chặt chẽ, cân đối thu chi sẽ giúp duy trì hoạt động kinh doanh ổn định. Việc xây dựng kế hoạch tài chính rõ ràng cũng giúp giảm rủi ro thiếu hụt vốn, tối đa hóa lợi nhuận lâu dài.

Kiểm soát tồn kho, tối ưu nhập hàng, cân đối dòng tiền

4. Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Mở cửa hàng văn phòng phẩm trên Shopee, Tiki, Lazada có cần đăng ký kinh doanh không?

Có. Các sàn này thường yêu cầu người bán cung cấp Giấy phép đăng ký kinh doanh để đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động thương mại. Nếu không có đăng ký kinh doanh, bạn có thể bị hạn chế quyền lợi hoặc gặp rủi ro pháp lý khi vận hành cửa hàng online.

Câu 2: Thành lập công ty văn phòng phẩm cần đóng các loại thuế nào?

Khi thành lập công ty văn phòng phẩm, bạn cần đóng một số loại thuế theo quy định pháp luật, bao gồm:

Thuế môn bài: Miễn phí năm đầu tiên. Từ năm thứ 2 trở đi:
- Doanh nghiệp có vốn điều lệ dưới 10 tỷ VNĐ: 2.000.000 VNĐ/năm.
- Doanh nghiệp có vốn điều lệ trên 10 tỷ VNĐ: 3.000.000 VNĐ/năm.
Thuế giá trị gia tăng (VAT): Tính trên doanh thu bán hàng theo từng mức thuế suất (5%, 8% hoặc 10%).
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Thông thường 20% lợi nhuận sau khi trừ chi phí hợp lệ.
Các khoản thuế khác:
- Thuế tài sản (nếu sở hữu bất động sản, văn phòng công ty).
- Phí bảo hiểm xã hội cho nhân viên (nếu có lao động làm việc tại công ty

Mở công ty văn phòng phẩm đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ thủ tục pháp lý đến chiến lược kinh doanh. Việc nắm rõ các điều kiện, quy trình đăng ký và kinh nghiệm vận hành sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, thu hút khách hàng. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết về thủ tục và chiến lược phát triển, liên hệ Apolo ngay hôm nay để được hỗ trợ chuyên nghiệp!

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DOANH NGHIỆP APOLO

Địa chỉ: Lầu 1, số 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Email: phaplyapolo@gmail.com
Điện thoại: 02835355905
Hotline/Zalo: 0938 249 246