MỞ CÔNG TY VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA QUỐC TẾ: ĐIỀU KIỆN VÀ THỦ TỤC CHI TIẾT

Mở công ty vận chuyển hàng hóa quốc tế đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về pháp lý, tài chính và quy trình vận hành. Việc hiểu rõ các thủ tục đăng ký, lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp và xây dựng mạng lưới đối tác đáng tin cậy sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Hãy cùng Apolo tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm rõ quy trình mở công ty và các kinh nghiệm quan trọng, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững!

1. Công ty vận chuyển hàng hóa quốc tế là gì?

Công ty vận chuyển hàng hóa quốc tế chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng giữa các quốc gia như từ Việt Nam đến Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc,… Đây là lĩnh vực quan trọng trong thương mại, giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng toàn cầu và đa dạng hóa nguồn cung sản phẩm.

Các mặt hàng được và không được vận chuyển ra quốc tế như:

• Hành lý cá nhân như quần áo, giày dép, phụ kiện,…
• Giấy tờ quan trọng, bưu phẩm, tài liệu.
• Thiết bị điện tử, linh kiện máy móc.
• Hàng mẫu, sản phẩm thủ công, đồ mỹ nghệ.
• Ngoại trừ hàng cấm và các chất dễ cháy nổ, các loại hàng hóa khác đều có thể vận chuyển.

Hiện nay, hoạt động vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài được chủ yếu tổ chức bằng các phương thức sau đây:

• Vận chuyển bằng đường hàng không: Đây là phương thức nhanh nhất, phù hợp với hàng hóa có giá trị cao, dễ hư hỏng hoặc cần giao gấp. Tuy nhiên chi phí vận chuyển khá cao so với các phương thức khác.
• Vận chuyển bằng đường biển: Thích hợp cho hàng hóa số lượng lớn với chi phí thấp. Tuy nhiên, thời gian vận chuyển lâu hơn và có thể phát sinh phí trung gian khi nhận hàng.
• Vận chuyển bằng đường bộ: Phù hợp với các tuyến đường ngắn, đặc biệt giữa các quốc gia có chung biên giới. Ưu điểm là chi phí hợp lý và thời gian vận chuyển khá nhanh.

Công ty vận chuyển hàng hóa quốc tế phục vụ giao thương toàn cầu bằng nhiều phương thức khác nhau

2. Điều kiện mở công ty vận chuyển hàng hóa quốc tế

Để mở công ty vận chuyển hàng hóa quốc tế, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về pháp lý, cơ sở hạ tầng, nhân sự và khả năng hoạt động trên thị trường quốc tế. Dưới đây là những điều kiện cần chuẩn bị:

2.1. Điều kiện về pháp lý

Để thành lập và vận hành doanh nghiệp vận chuyển quốc tế, quý khách cần tuân thủ các điều kiện pháp lý bao gồm:

• Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể đăng ký công ty TNHH hoặc công ty cổ phần, mỗi loại có sự khác biệt về cấu trúc quản lý, yêu cầu về vốn và trách nhiệm pháp lý.
• Giấy phép kinh doanh: Doanh nghiệp cần đăng ký ngành nghề phù hợp với dịch vụ vận tải, giao nhận và các hoạt động liên quan khác.
• Khả năng tài chính: Dù pháp luật không đưa ra mức vốn cụ thể, doanh nghiệp vẫn cần chứng minh năng lực tài chính đủ mạnh để duy trì hoạt động, đầu tư hạ tầng và đảm bảo chi phí vận hành.

Công ty vận chuyển thư từ cần đáp ứng giấy phép bưu chính theo quy định

Lưu ý: Trong trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính như vận chuyển thư từ, bưu kiện, bạn cần xin giấy phép bưu chính theo quy định của Luật Bưu chính. Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo hoạt động hợp pháp trong lĩnh vực này.

2.2. Điều kiện về cơ sở vật chất

Để vận hành doanh nghiệp vận chuyển quốc tế hiệu quả, cần đảm bảo hạ tầng phù hợp, từ trụ sở kinh doanh đến phương tiện vận chuyển và hệ thống quản lý. Những yếu tố quan trọng bao gồm:

• Địa điểm kinh doanh: Yêu cầu có trụ sở rõ ràng, hợp pháp, đáp ứng điều kiện đăng ký kinh doanh.
• Phương tiện và trang thiết bị: Đầu tư xe container, máy bay, tàu biển (tùy dịch vụ), kho bãi, thiết bị bốc xếp, đóng gói,… và nhiều thiết bị hỗ trợ khác.
• Hệ thống quản lý: Ứng dụng công nghệ để kiểm soát đơn hàng, kho bãi, vận chuyển và chăm sóc khách hàng.

2.3. Điều kiện về nhân sự

Nhân sự là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của doanh nghiệp vận chuyển quốc tế. Đội ngũ nhân viên cần có chuyên môn cao, kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa quốc tế. Các vị trí nhân sự quan trọng bao gồm nhân viên giao nhận, nhân viên kinh doanh tư vấn, nhân viên kho vận quản lý hàng hóa tại kho bãi, nhân viên kế toán theo dõi tài chính, chi phí.

Đội ngũ nhân sự cần chuyên môn cao, kinh nghiệm thực tiễn trong quản lý, vận tải hàng hóa

2.4. Điều kiện về hoạt động quốc tế

Doanh nghiệp phải am hiểu các quy định về vận chuyển hàng hóa quốc tế, bao gồm các hiệp định thương mại, điều kiện giao nhận Incoterms và thủ tục hải quan tại từng quốc gia. Việc tuân thủ chặt chẽ các quy định này giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý, đảm bảo hàng hóa lưu thông thuận lợi và tối ưu chi phí vận chuyển.

Doanh nghiệp cần am hiểu và tuân thủ quy định quốc tế để thuận lợi quá trình giao nhận hàng hóa

Lưu ý: Trong một số trường hợp, tùy vào phương thức vận chuyển và quốc gia mà doanh nghiệp hoạt động, có thể cần xin giấy phép liên vận quốc tế. Giấy phép này giúp đảm bảo tính hợp pháp khi lưu thông hàng hóa qua biên giới, tuân thủ các quy định vận tải giữa các quốc gia và tránh những rủi ro pháp lý trong quá trình vận chuyển.

3. Thủ tục xin giấy phép kinh doanh thành lập công ty vận chuyển hàng hóa quốc tế

Doanh nghiệp có thể tự hoàn tất các thủ tục pháp lý hoặc lựa chọn dịch vụ hỗ trợ thành lập công ty để tiết kiệm thời gian.

Nếu tự thực hiện, cần đảm bảo tuân thủ quy trình pháp lý theo quy định hiện hành. Việc chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ hoặc xử lý chậm trễ có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt và ảnh hưởng đến tính pháp lý của hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, nếu chưa hoàn tất đăng ký đúng quy định, doanh nghiệp sẽ không thể phát hành hóa đơn VAT, gây khó khăn khi giao dịch với khách hàng và đối tác.

Bước 1: Soạn thảo & Chuẩn bị hồ sơ

Bao gồm:

1. Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp;
2. Điều lệ Công ty;
3. CCCD/Căn cước/Hộ chiếu (bản sao có chứng thực) của người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu (đối với loại hình công ty TNHH 1 thành viên), chủ doanh nghiệp tư nhân (đối với loại hình doanh nghiệp tư nhân), các thành viên góp vốn, cổ đông (đối với loại hình công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần);
4. Danh sách thành viên/cổ đông (Áp dụng trong trường hợp thành lập Công ty TNHH 2 thành viên trở lên/Cổ phần);
5. Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ, nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật công ty.

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý thành lập công ty vận chuyển hàng hóa quốc tế

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh trực tuyến thông qua Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Trong vòng 03 ngày làm việc, Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) sẽ tiến hành xem xét hồ sơ và phản hồi:

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chính thức xác nhận tư cách pháp nhân.
• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc sai sót: Sở KH&ĐT sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa. Doanh nghiệp cần rà soát lại hồ sơ và nộp lại theo hướng dẫn để được cấp phép đúng quy định.

Nộp hồ sơ tại cổng thông tin quốc gia đăng ký doanh nghiệp

Bước 3: Hoàn thành nghĩa vụ thuế 

Bao gồm:

• Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu và tờ khai thuế môn bài.
• Treo bảng hiệu công ty để thuế đi kiểm tra và duyệt cho xuất hóa đơn VAT.
• Mua thiết bị chữ ký số để khai thuế, đóng thuế, xuất hóa đơn, kê khai BHXH, Hải quan,…..
• Mua gói hóa đơn điện tử về phát hành, nếu có nhu cầu xuất hóa đơn VAT.
• Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty và đăng ký tài khoản lên thuế.

Bước 4: Xác định người hỗ trợ kế toán thuế cho công ty

Công ty có hoạt động hay chưa thì vẫn phải có kế toán để hỗ trợ khai báo thuế định kỳ:

• Công ty tự làm kế toán thuế.
• Công ty thuê nhân viên kế toán nội bộ về làm việc, trả lương thưởng bảo hiểm xã hội, phúc lợi mỗi tháng.
• Công ty thuê Kế toán dịch vụ, trả phí mỗi tháng chỉ bằng 1/10 so với việc thuê kế toán nội bộ.

4. Thủ tục Xin cấp Giấy phép bưu chính, thông báo hoạt động bưu chính

Nếu doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa quốc tế có cung cấp dịch vụ bưu chính, chẳng hạn như chuyển phát thư tín, bưu phẩm, thì cần thực hiện thủ tục xin Giấy phép bưu chính theo quy định của Luật Bưu chính.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép bưu chính (theo mẫu Phụ lục I, Nghị định 47/2011/NĐ-CP);
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đầu tư trong lĩnh vực bưu chính, có đóng dấu xác nhận của công ty và chịu trách nhiệm về tính chính xác;
• Điều lệ hoạt động của doanh nghiệp (nếu có);
• Kế hoạch kinh doanh chi tiết ;
• Mẫu hợp đồng cung cấp và sử dụng dịch vụ bưu chính, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành ;
• Biểu trưng, nhãn hiệu, dấu hiệu nhận diện đặc thù xuất hiện trên bưu gửi (nếu có) ;
• Bảng giá dịch vụ bưu chính, được xây dựng theo quy định pháp luật ;
• Tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ mà doanh nghiệp áp dụng, phù hợp với các quy định pháp luật về bưu chính ;
• Chính sách bồi thường thiệt hại, bao gồm mức giới hạn trách nhiệm, quy trình và thời gian giải quyết khiếu nại theo quy định ;
• Hợp đồng hợp tác với doanh nghiệp khác hoặc đối tác nước ngoài (nếu có), bằng tiếng Việt, trong trường hợp cùng cung ứng một phần hoặc toàn bộ dịch vụ bưu chính được cấp phép ;
• Tài liệu chứng minh tư cách pháp nhân của đối tác nước ngoài, đã được hợp pháp hóa lãnh sự ;
• Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục đăng ký, trừ trường hợp người thực hiện là đại diện pháp luật của công ty.

Chuẩn bị hồ sơ Xin cấp Giấy phép bưu chính

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo 2 hình thức: Nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện đến Bộ Thông tin và Truyền thông. Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký, cơ quan chức năng sẽ xem xét và phản hồi theo quy trình cụ thể. Trong vòng 03 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy biên nhận hồ sơ qua email, xác nhận hồ sơ đã được tiếp nhận hợp lệ.

Trong vòng 30 ngày làm việc, nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu theo quy định, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ bưu chính, cho phép doanh nghiệp chính thức hoạt động trong phạm vi đã đăng ký.

5. Kinh nghiệm mở công ty vận chuyển hàng hóa quốc tế

Mở công ty vận chuyển hàng hóa quốc tế đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về pháp lý, tài chính và vận hành. Để hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược phù hợp, tuân thủ quy định pháp luật và thiết lập mạng lưới đối tác uy tín.

5.1. Lập kế hoạch chi tiết cho công ty vận chuyển hàng hóa quốc tế

Trước khi thành lập công ty, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu kinh doanh, bao gồm loại hàng hóa sẽ vận chuyển, phạm vi hoạt động và nhóm khách hàng tiềm năng. Việc định hướng cụ thể giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược phát triển bền vững và tối ưu hóa nguồn lực ngay từ đầu.

Nghiên cứu thị trường cũng là bước quan trọng để hiểu rõ nhu cầu khách hàng và phân tích đối thủ cạnh tranh. Doanh nghiệp cần đánh giá chi phí, thời gian vận chuyển và chính sách giá để xây dựng lợi thế cạnh tranh và lập kế hoạch tài chính hợp lý nhằm kiểm soát tốt dòng tiền, dự trù chi phí và đảm bảo hoạt động ổn định.

Xác định mục tiêu, nghiên cứu thị trường phù hợp để phát triển hoạt động giao hàng ra quốc tế

5.2. Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp & Đầu tư vào hệ thống quản lý logistics

Tùy vào loại hàng hóa và yêu cầu về thời gian, doanh nghiệp có thể lựa chọn vận chuyển bằng đường biển, hàng không, đường bộ hoặc đường sắt. Mỗi phương thức có chi phí và thời gian vận chuyển khác nhau, vì vậy cần cân nhắc kỹ lưỡng để tối ưu hiệu quả vận hành. Việc hợp tác với các đối tác quốc tế giúp đảm bảo khả năng kết nối và mở rộng phạm vi dịch vụ.

Ngoài ra, đầu tư vào hệ thống phần mềm quản lý vận chuyển là yếu tố quan trọng giúp giám sát tình trạng đơn hàng, quản lý kho bãi và tối ưu quy trình vận chuyển. Hệ thống này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng thông qua việc cập nhật thông tin đơn hàng một cách minh bạch và kịp thời.

Chọn phương thức vận chuyển, đầu tư hệ thống quản lý logistics

5.3. Xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

Để vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần tuyển dụng nhân sự có kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và vận tải quốc tế. Đội ngũ này phải am hiểu về các phương thức vận chuyển, thủ tục hải quan và có kỹ năng giải quyết các tình huống phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa.

Bên cạnh đó, việc đào tạo bài bản giúp nhân viên nâng cao kỹ năng chuyên môn và phục vụ khách hàng tốt hơn. Doanh nghiệp nên tổ chức các khóa đào tạo về quy trình vận chuyển, quản lý rủi ro và kỹ năng giao tiếp với khách hàng quốc tế nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.

Tuyển dụng, đào tạo nhân sự chuyên nghiệp trong việc quản lý, hoạt động vận chuyển hàng hóa quốc tế

5.4. Lựa chọn các đối tác và nhà cung cấp dịch vụ

Việc hợp tác với các đơn vị vận chuyển uy tín là yếu tố quan trọng để đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian và đảm bảo chất lượng. Doanh nghiệp nên chọn các hãng tàu, hãng hàng không hoặc công ty logistics quốc tế có kinh nghiệm, quy mô lớn và dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp.

Ngoài ra, cần xem xét các yếu tố như năng lực vận hành, mức giá cạnh tranh và khả năng cung cấp dịch vụ trọn gói của đối tác. Một đối tác đáng tin cậy sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, giảm thiểu rủi ro trong vận chuyển và nâng cao uy tín trên thị trường.

Hợp tác với các công ty logistics uy tín, chuyên về thủ tục vận chuyển hàng ra quốc tế 

5.5. Đảm bảo tuân thủ các quy định hải quan

Mỗi quốc gia có các quy định hải quan riêng đối với hàng hóa nhập khẩu và xuất khẩu. Doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên để tránh vi phạm pháp lý, gây chậm trễ trong quá trình vận chuyển. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến bị phạt hoặc hàng hóa bị giữ lại tại cửa khẩu. Hợp tác với các chuyên gia hải quan là một giải pháp giúp doanh nghiệp xử lý thủ tục nhanh chóng và chính xác. Các chuyên gia này sẽ hỗ trợ khai báo hải quan, xử lý chứng từ xuất nhập khẩu và đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi.

5.6. Đảm bảo an toàn và bảo hiểm hàng hóa

Việc bảo đảm an toàn hàng hóa trong quá trình vận chuyển là yếu tố quan trọng giúp duy trì uy tín doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ điều kiện đóng gói, lưu kho và vận chuyển nhằm hạn chế rủi ro hư hỏng, thất lạc. Bên cạnh đó, một chính sách bảo hiểm phù hợp, rõ ràng sẽ giúp bảo vệ quyền lợi khách hàng và giảm thiểu tổn thất tài chính khi xảy ra sự cố.

Kiểm tra kỹ đóng gói, lưu kho và mua bảo hiểm hàng hóa

5.7. Cải thiện dịch vụ khách hàng

Dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tạo dựng lòng tin và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Doanh nghiệp nên cung cấp dịch vụ hỗ trợ 24/7, đảm bảo phản hồi kịp thời mọi thắc mắc về tình trạng đơn hàng.

Thiết lập các kênh liên lạc tiện lợi như hotline, email và mạng xã hội giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận. Việc giải quyết nhanh chóng và chuyên nghiệp các khiếu nại không chỉ nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Cung cấp dịch vụ hỗ trợ 24/7, phản hồi nhanh chóng, thiết lập kênh liên lạc tiện lợi như hotline, email,… để khách hàng dễ dàng tiếp cận

Mở công ty vận chuyển hàng hóa quốc tế là cơ hội để phát triển kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận và vận tải xuyên biên giới. Để thành công, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện về pháp lý, cơ sở vật chất và nhân sự, đồng thời lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp. Liên hệ ngay với Apolo để được tư vấn chi tiết về quy trình thành lập công ty, thủ tục pháp lý và các giải pháp tối ưu giúp bạn khởi nghiệp thuận lợi trong ngành vận chuyển hàng hóa quốc tế!

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DOANH NGHIỆP APOLO

• Địa chỉ: Lầu 1, số 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Email: phaplyapolo@gmail.com
• Điện thoại: 02835355905
• Hotline/Zalo: 0938 249 246