KINH NGHIỆM MỞ CÔNG TY DỊCH THUẬT CÔNG CHỨNG HỢP PHÁP

Nếu bạn là doanh nhân, startup hoặc dịch giả có ý định mở công ty dịch thuật công chứng thì bài viết này dành cho bạn. Bài viết cung cấp chi tiết những kinh nghiệm mở công ty dịch thuật công chứng, từ việc tuân thủ các quy định pháp lý đến chiến lược kinh doanh, quản lý tài chính và nhiều yếu tố khác. 

1. Kinh nghiệm về điều kiện thành lập công ty

1 – Mô hình hoạt động: Công ty dịch thuật công chứng phải được tổ chức theo mô hình công ty hợp danh. Ngoài ra, công ty phải có ít nhất 2 công chứng viên hợp danh, không có thành viên góp vốn bên ngoài.

Yêu cầu đối với công chứng viên hợp danh như sau:

• Là công dân Việt Nam, có lý lịch trong sạch.
• Tốt nghiệp đại học luật và có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực pháp lý.
• Có giấy chứng nhận hoàn thành khóa đào tạo nghề công chứng.
• Đã tập sự hành nghề công chứng và đạt yêu cầu.
• Sức khỏe tốt để đảm bảo hành nghề.
• Nếu là trưởng văn phòng công chứng, cần có ít nhất 2 năm kinh nghiệm hành nghề.

2 – Tên công ty phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với các tổ chức hành nghề công chứng khác.
• Không vi phạm thuần phong mỹ tục và quy chuẩn đạo đức.
• Tên phải bao gồm “Văn phòng công chứng” + họ tên trưởng văn phòng hoặc công chứng viên hợp danh. Ví dụ,  bạn tên Nguyễn Văn A, tên công ty có thể là “Văn phòng công chứng Nguyễn Văn A”.

3 – Trụ sở công ty: Khi lựa chọn trụ sở công ty, cần lưu ý:

• Địa chỉ rõ ràng, có nơi lưu trữ hồ sơ công chứng. Trụ sở phải nằm trong khu vực được phép kinh doanh, có địa chỉ rõ ràng, cụ thể trên giấy tờ pháp lý.
• Không gian đủ tiêu chuẩn: Văn phòng phải có diện tích phù hợp để lưu trữ hồ sơ công chứng an toàn và có đủ không gian cho công chứng viên, nhân viên làm việc.
• Thuận tiện giao dịch: Nên đặt trụ sở tại khu vực trung tâm hoặc gần Phòng Công chứng, Sở Tư pháp, tòa án, ngân hàng để thuận tiện cho các giao dịch, xử lý hồ sơ.
• Đầy đủ cơ sở vật chất: Văn phòng cần được trang bị máy tính, máy in, máy scan, tủ hồ sơ và các thiết bị văn phòng cần thiết.

Công ty dịch thuật công chứng phải hoàn thành đầy đủ các yêu cầu pháp lý

2. Kinh nghiệm về thủ tục mở công ty dịch thuật công chứng

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty dịch thuật

1. Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp
2. Điều lệ Công ty
3. Căn cước/CCCD/Hộ chiếu (bản sao có chứng thực) của chủ sở hữu, các thành viên góp vốn, cổ đông và người đại diện theo pháp luật
4. Danh sách thành viên/cổ đông (chỉ áp dụng cho Công ty TNHH hai thành viên trở lên/Cổ phần)
5. Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ, nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật công ty
6. Một số giấy tờ khác tùy vào loại hình doanh nghiệp mà Cơ quan thẩm quyền yêu cầu

Bước 2: Nộp hồ sơ

Tiến hành nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hiện nay, việc nộp hồ sơ có thể thực hiện qua phương thức trực tuyến tại địa chỉ dangkyquamang.dkkd.gov.vn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

Theo quy định, trong vòng 3 – 5 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ có sai sót, bạn sẽ được yêu cầu bổ sung và chỉnh sửa.

Bước 3: Hoàn thành nghĩa vụ thuế để công ty đầy đủ chức năng đi vào hoạt động 100% và không bị thuế phạt. Các công việc cần làm bao gồm:

• Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu và tờ khai thuế môn bài.
• Treo bảng hiệu công ty để thuế đi kiểm tra và duyệt cho xuất hóa đơn VAT.
• Mua thiết bị chữ ký số để khai thuế, đóng thuế, xuất hóa đơn, kê khai BHXH, Hải quan…
• Mua gói hóa đơn điện tử về phát hành, nếu có nhu cầu xuất hóa đơn VAT.
• Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty và đăng ký tài khoản lên thuế.

Bước 4: Xác định người hỗ trợ kế toán thuế cho công ty

Bất kể công ty đã đi vào hoạt động hay chưa, việc kê khai và báo cáo thuế là bắt buộc. Doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 phương án để thực hiện kế toán thuế:

• Công ty tự làm kế toán thuế, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, có kiến thức kế toán và thuế cơ bản.
• Công ty thuê nhân viên kế toán nội bộ về làm việc, trả lương thưởng bảo hiểm xã hội, phúc lợi mỗi tháng.
• Công ty thuê kế toán dịch vụ, trả phí mỗi tháng chỉ bằng 1/10 so với việc thuê kế toán nội bộ.

Toàn bộ hồ sơ bên Sở tài chính đều thống nhất ngày trả kết quả là 3-5 ngày, không kể ngày nộp, thứ 7, chủ nhật, lễ Tết

⇒ Muốn nắm rõ các điều kiện pháp lý cụ thể để đảm bảo tuân thủ quy định mới nhất, các nhà khởi nghiệp cần đọc thêm “Điều kiện mở công ty dịch thuật: Thông tin cập nhật 2025″

3. Kinh nghiệm về xây dựng đội ngũ dịch thuật

Việc dịch thuật trong lĩnh vực công chứng đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối, vì bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Vì vậy, công ty cần phải xây dựng một đội ngũ dịch thuật chuyên nghiệp, có chuyên môn cao và được đào tạo bài bản. Dưới đây là một lưu ý để xây dựng đội ngũ dịch thuật chất lượng.

• Tuyển dụng nhân sự chất lượng: Nhân sự dịch thuật cần đảm bảo có chứng chỉ ngoại ngữ chính thống hoặc có kinh nghiệm dịch thuật trong lĩnh vực pháp lý từ 1 – 3 năm trở lên. Điều này giúp đảm bảo rằng họ có nền tảng kiến thức vững chắc để xử lý các tài liệu pháp lý quan trọng.
• Xây dựng quy trình tuyển dụng và đào tạo: Một công ty dịch thuật chuyên nghiệp cần có quy trình tuyển dụng nghiêm ngặt để chọn được nhân sự phù hợp. Đồng thời, cần tổ chức đào tạo chuyên sâu về chuyên ngành pháp lý và văn hóa dịch thuật.
• Bồi dưỡng và cập nhật kiến thức: Ngôn ngữ và thuật ngữ pháp lý luôn thay đổi theo thời gian. Vì vậy, công ty dịch thuật cần tổ chức các khóa đào tạo định kỳ để giúp nhân viên cập nhật kiến thức mới về luật pháp và ngôn ngữ.
• Xây dựng đội ngũ biên tập viên chuyên nghiệp: Một bước quan trọng trước khi công chứng tài liệu là kiểm tra lại chất lượng bản dịch. Công ty nên có đội ngũ biên tập viên để rà soát lỗi chính tả, lỗi thuật ngữ và đảm bảo bản dịch đúng ngữ cảnh trước khi gửi đi công chứng.

Biên tập viên của công ty dịch thuật phải có chứng chỉ ngoại ngữ phù hợp

4. Kinh nghiệm hợp tác với văn phòng công chứng uy tín

Trong lĩnh vực dịch thuật công chứng, các công ty dịch thuật không có quyền tự công chứng mà bắt buộc phải gửi bản dịch đến văn phòng công chứng hợp pháp để xác nhận. Hãy lưu ý những điều sau khi hợp tác với các văn phòng công chứng:

• Tìm văn phòng công chứng có kinh nghiệm làm việc với dịch thuật: Không phải tất cả các văn phòng công chứng đều quen thuộc với các loại tài liệu dịch thuật. Do đó, công ty dịch thuật cần tìm đối tác có kinh nghiệm xử lý các văn bản nước ngoài để đảm bảo quy trình diễn ra trơn tru, nhanh chóng.
• Ký hợp đồng hợp tác dài hạn: Nếu công ty dịch thuật có hợp đồng dài hạn với văn phòng công chứng, có thể thương lượng mức phí thấp hơn cho các tài liệu dịch thuật số lượng lớn, giúp tối ưu lợi nhuận.
• Luôn kiểm tra tính hợp pháp của văn phòng công chứng: Một số văn phòng công chứng hoạt động không có giấy phép, nhưng vẫn cung cấp dịch vụ công chứng. Nếu công ty dịch thuật vô tình hợp tác với những đơn vị này, khách hàng có thể bị từ chối hồ sơ tại các cơ quan hành chính.

5. Kinh nghiệm cung cấp giá dịch thuật công chứng

Giá cả là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn dịch vụ của khách hàng. Nếu giá quá thấp, công ty khó đảm bảo lợi nhuận và dễ bị khách hàng nghi ngờ về chất lượng. Còn nếu giá quá cao, công ty khó cạnh tranh với đối thủ. Vì vậy, chủ doanh nghiệp hãy tham khảo những kinh nghiệm sau để đưa ra một mức giá hợp lý.

• Khảo sát giá thị trường và đặt mức giá cạnh tranh để xác định mức giá phù hợp. Giá không nên quá thấp hoặc quá cao, mà phải cân bằng giữa chất lượng và khả năng cạnh tranh. Ví dụ, nếu giá dịch thuật công chứng một trang tài liệu pháp lý trên thị trường dao động từ 150.000 – 250.000 VNĐ, công ty có thể đặt giá trong khoảng 180.000 – 220.000 VNĐ để vừa cạnh tranh vừa đảm bảo lợi nhuận.
• Cung cấp bảng giá minh bạch trên website để khách hàng dễ dàng đưa ra quyết định:
• Có chính sách giảm giá cho khách hàng thân thiết hoặc đơn hàng số lượng lớn để thu hút khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ

6. Kinh nghiệm xây dựng quy trình làm việc

Dịch thuật công chứng không chỉ đơn thuần là việc dịch văn bản mà còn đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối để đảm bảo tính pháp lý. Một lỗi nhỏ trong bản dịch cũng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng, như làm chậm trễ hồ sơ của khách hàng hoặc thậm chí dẫn đến rủi ro pháp lý.

• Quản lý dự án dịch thuật một cách cẩn thận: Mỗi tài liệu dịch thuật công chứng đều có mức độ phức tạp khác nhau. Do đó, chuyên viên cần xác định mức độ khó của tài liệu, phân loại tài liệu để giao cho biên dịch viên phù hợp với chuyên ngành và phải đặt thời gian hoàn thành hợp lý cho từng giai đoạn dịch thuật để đảm bảo chất lượng.
• Biên dịch viên cần nghiên cứu kỹ tài liệu, thống nhất thuật ngữ chuyên ngành: Dịch thuật công chứng yêu cầu sự nhất quán trong thuật ngữ, đặc biệt là với các tài liệu pháp lý, tài chính và y tế. Biên tập viên cần nghiên cứu kỹ tài liệu trước khi dịch, không dịch máy móc, xây dựng bảng thuật ngữ chuyên ngành để đảm bảo tính thống nhất và tham khảo tài liệu chính thống tránh dịch sai ngữ cảnh.
• Sử dụng từ điển chuyên dụng và phần mềm hỗ trợ dịch thuật để đảm bảo sự nhất quán: Việc sử dụng từ điển chuyên ngành và phần mềm dịch thuật giúp tăng tốc độ dịch mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao. Một số công cụ hỗ trợ nên sử dụng như: SDL Trados Studio – phần mềm dịch thuật chuyên nghiệp giúp lưu trữ và tái sử dụng thuật ngữ chuyên ngành, MemoQ hỗ trợ dịch thuật có sự cộng tác giữa nhiều biên dịch viên, từ điển pháp lý chuyên ngành để tra cứu thuật ngữ.

Xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp đảm bảo chất lượng dịch thuật cao nhất

7. Kinh nghiệm về cập nhật và phát triển dịch vụ theo xu hướng thị trường

Ngành dịch thuật đang thay đổi nhanh chóng do sự phát triển của công nghệ dịch máy và trí tuệ nhân tạo (AI). Để không bị tụt hậu so với thị trường, công ty dịch thuật cần đầu tư các công cụ và phần mềm hiện đại dưới đây để tối ưu hóa quy trình làm việc

• Công cụ dịch thuật hỗ trợ (CAT Tools) như SDL Trados, MemoQ, Smartcat để tăng độ chính xác và nhất quán.
• Tích hợp dịch máy AI (Google Translate API, DeepL) để hỗ trợ dịch thuật nhanh hơn, sau đó hiệu đính lại bằng con người. Áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để quản lý thuật ngữ chuyên ngành, giúp nâng cao chất lượng bản dịch.

Công ty dịch thuật cần tổ chức đào tạo nhân sự để sử dụng thành thạo các công cụ dịch thuật hiện đại. Ngoài ra, việc kết hợp dịch vụ dịch thuật với các nền tảng trực tuyến sẽ giúp công ty mở rộng khách hàng và tăng doanh thu.

Công ty dịch thuật cần thường xuyên cập nhật và điều chỉnh thuật ngữ để theo kịp xu hướng thị trường. Bởi lẽ ngôn ngữ luôn biến đổi theo thời gian, đặc biệt là thuật ngữ chuyên ngành như tài chính, y tế, pháp lý… để tạo sự khác biệt.

8. Kinh nghiệm bảo mật thông tin khách hàng

Tài liệu dịch thuật công chứng thường chứa thông tin quan trọng, nhạy cảm như hợp đồng, hồ sơ pháp lý, giấy tờ cá nhân. Nếu các thông tin này bị rò rỉ có thể gây thiệt hại nghiêm trọng cho khách hàng về tài chính, pháp lý. Chính vì vậy, một công ty dịch thuật chuyên nghiệp cần đảm bảo chữ “Tín”, cam kết không để lộ thông tin khách hàng ra bên ngoài. Để bảo mật thông tin khách hàng tốt nhất, công ty dịch thuật nên:

• Ký hợp đồng bảo mật (NDA) với nhân viên, biên dịch viên, cộng tác viên để đảm bảo tài liệu không bị chia sẻ trái phép. Hợp đồng NDA đảm bảo rằng không ai được phép tiết lộ hoặc chia sẻ tài liệu dưới bất kỳ hình thức nào. Nếu có vi phạm, công ty có quyền khởi kiện hoặc yêu cầu bồi thường thiệt hại.
• Hạn chế quyền truy cập: Để giảm rủi ro, công ty chỉ cho phép những người có trách nhiệm trực tiếp (biên dịch viên, biên tập viên), bộ phận quản lý dự án hoặc bộ phận công chứng được phép tiếp cận tài liệu của khách hàng. Tài liệu cần được lưu trữ trong hệ thống bảo mật, và mỗi nhân viên chỉ có thể truy cập phần họ có trách nhiệm xử lý.
• Xóa toàn bộ tài liệu gốc sau khi bàn giao theo đúng cam kết với khách hàng. Nếu cần lưu trữ để phục vụ khách hàng sau này, cần có giấy xác nhận đồng ý từ khách hàng.
• Áp dụng công nghệ bảo mật để bảo vệ tài liệu khách hàng. Một số công nghệ cần triển khai: mã hóa dữ liệu (Encryption), hệ thống lưu trữ an toàn, quét virus, chống mã độc, chữ ký số và bảo mật file PDF

Bảo vệ thông tin dịch thuật của khách hàng là yếu tố quan trọng tạo dựng thương hiệu của công ty dịch thuật công chứng

9. Kinh nghiệm quản lý tài chính

Khi mới thành lập, công ty dịch thuật có thể chưa có tệp khách hàng ổn định, dẫn đến doanh thu bấp bênh. Việc thiếu nguồn thu ổn định có thể khiến công ty gặp khó khăn trong việc chi trả lương nhân viên, tiền thuê văn phòng và các chi phí khác. Do đó, một công ty dịch thuật mới thành lập cần có nguồn vốn dự phòng để đảm bảo hoạt động ổn định trong ít nhất 6 tháng đến 1 năm. Dưới đây là lời khuyên của Apolo giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả:

• Lập kế hoạch tài chính rõ ràng, ước tính chi phí vận hành bao gồm: Tiền thuê văn phòng, lương nhân viên (biên dịch viên, nhân viên hành chính, quản lý dự án…), chi phí công chứng, chi phí marketing, quảng cáo
• Sử dụng phần mềm kế toán để theo dõi thu – chi chính xác như: MISA, Fast Accounting (phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam) hoặc QuickBooks, Xero (phổ biến với doanh nghiệp quốc tế).
• Dự phòng tài chính để tránh gián đoạn hoạt động trong giai đoạn đầu: Công ty có thể dành ít nhất 20 – 30% lợi nhuận hàng tháng vào quỹ dự phòng; tạo tài khoản ngân hàng riêng chỉ để tiết kiệm vốn dự phòng và hạn chế chi tiêu vào những khoản không cần thiết trong giai đoạn đầu.

Nếu công ty cần mở rộng quy mô hoặc đầu tư vào công nghệ, có thể cân nhắc tìm kiếm nhà đầu tư hoặc vay vốn ngân hàng với lãi suất ưu đãi.

GIỚI THIỆU CÔNG TY TƯ VẤN DỊCH VỤ THÀNH LẬP CÔNG TY DỊCH THUẬT CÔNG CHỨNG

Khi lựa chọn một đơn vị tư vấn để hỗ trợ thành lập công ty dịch thuật công chứng, doanh nghiệp cần xem xét một số yếu tố quan trọng như:

• Kinh nghiệm và chuyên môn: Đơn vị tư vấn phải có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý, có kiến thức sâu về quy trình thành lập và vận hành công ty dịch thuật công chứng.
• Quy trình làm việc rõ ràng: Cung cấp lộ trình từng bước từ đăng ký kinh doanh, hợp tác với văn phòng công chứng, định giá dịch vụ, quản lý tài chính, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.
• Hỗ trợ pháp lý đầy đủ: Hướng dẫn doanh nghiệp trong việc đáp ứng các yêu cầu pháp lý, đảm bảo hoạt động hợp pháp và đúng quy định.

Kế toán Apolo là công ty tư vấn doanh nghiệp hàng đầu, chuyên hỗ trợ thành lập và vận hành công ty dịch thuật công chứng một cách bài bản, hợp pháp và hiệu quả. Apolo tự hào vì:

• Kinh nghiệm thực tế: Hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp dịch thuật thành công, giúp tối ưu hóa mô hình kinh doanh.
• Tư vấn pháp lý chuyên sâu: Đảm bảo công ty dịch thuật tuân thủ quy định của pháp luật, tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.
• Hỗ trợ trọn gói từ A – Z: Đăng ký kinh doanh, hồ sơ pháp lý, hướng dẫn ký hợp tác với văn phòng công chứng uy tín…
• Chi phí hợp lý – Dịch vụ minh bạch: Cung cấp bảng giá rõ ràng, báo giá 1 lần duy nhất, không phát sinh chi phí ẩn.
• Hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm: Cam kết xử lý hồ sơ nhanh, giúp doanh nghiệp khởi nghiệp thuận lợi.

Nếu bạn muốn khởi nghiệp trong ngành dịch thuật công chứng, hãy để Apolo đồng hành cùng quý khách! Chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tư vấn chuyên nghiệp, hiệu quả, giúp bạn tự tin phát triển doanh nghiệp và đạt được thành công bền vững!

Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý trọn gói giúp công ty dịch thuật công chứng hoạt động hiệu quả hơn

Việc mở công ty dịch thuật công chứng hợp pháp là một bước đi tiềm năng trong thời đại toàn cầu hóa, nhưng cũng đi kèm với nhiều thách thức về pháp lý, nhân sự, tài chính và mô hình kinh doanh. Nghiên cứu thật kỹ những kinh nghiệm mở công ty dịch thuật công chứng ở trên để doanh nghiệp bắt đầu hoạt động thuận lợi.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DOANH NGHIỆP APOLO

• Địa chỉ: Lầu 1, số 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Email: phaplyapolo@gmail.com
• Điện thoại: 028 3535 5905
• Hotline/ Zalo: 0938 249 246