ĐIỀU KIỆN MỞ CÔNG TY DỊCH THUẬT: THÔNG TIN CẬP NHẬT 2025

Để mở một công ty dịch thuật hợp pháp, các nhà khởi nghiệp cần đáp ứng các điều kiện về đăng ký kinh doanh, chứng chỉ chuyên môn và quy trình hoạt động. Việc nắm rõ các quy định pháp lý giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và vận hành hiệu quả. Năm 2025, một số quy định mới có thể ảnh hưởng đến thủ tục thành lập công ty trong lĩnh vực này. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ các điều kiện mở công ty dịch thuật một cách thuận lợi nhất.

1. Công ty dịch thuật là gì?

Công ty dịch thuật là một pháp nhân được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, chuyên cung cấp các dịch vụ dịch thuật cho tổ chức và cá nhân có nhu cầu. Đây là đơn vị hỗ trợ chuyển đổi ngôn ngữ một cách chính xác, đảm bảo tính pháp lý và chuyên môn cao trong các lĩnh vực khác nhau như kinh tế, y tế, kỹ thuật, pháp luật, giáo dục….

Các công ty dịch thuật có thể hoạt động dưới nhiều hình thức khác nhau, từ dịch thuật tài liệu, phiên dịch hội nghị, dịch thuật công chứng cho đến dịch thuật phần mềm, website và nội dung đa phương tiện. Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu, ngành dịch thuật đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối ngôn ngữ, thúc đẩy giao thương và hỗ trợ phát triển kinh tế quốc tế.

Công ty dịch thuật hỗ trợ chuyển đổi ngôn ngữ một cách chính xác, đảm bảo tính pháp lý và chuyên môn cao

2. Điều kiện mở công ty dịch thuật

Dịch thuật là một lĩnh vực không thuộc nhóm ngành kinh doanh có điều kiện theo quy định của Luật Đầu tư 2020 Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần tuân thủ một số quy định pháp lý sau khi đăng ký và vận hành.

• Luật doanh nghiệp 2020;
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
• Thông tư 20/2015/TT-BTP quy định hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP

2.1. Điều kiện về tiêu chuẩn của người dịch thuật

Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người dịch phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định pháp luật.
• Có bằng cử nhân ngoại ngữ hoặc bằng đại học trở lên chuyên ngành ngôn ngữ cần dịch để phục vụ tốt cho công tác dịch thuật.
• Đối với những ngôn ngữ ít phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ hoặc bằng đại học, người đó phải thành thạo ngôn ngữ cần dịch. Đối với các ngôn ngữ phổ biến (tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Nhật, tiếng Tây Ban Nha), người dịch bắt buộc phải có bằng cấp chuyên ngành ngôn ngữ hoặc cử nhân ngoại ngữ để đảm bảo chất lượng dịch thuật.

2.2. Điều kiện chứng thực chữ ký Cộng tác viên dịch thuật

Trong các doanh nghiệp dịch vụ dịch thuật tư nhân, để chứng thực bản dịch một cách hợp pháp, người dịch phải được công nhận là cộng tác viên của Phòng Tư pháp. Danh sách cộng tác viên được phê duyệt bởi Sở Tư pháp dựa trên các tiêu chuẩn và điều kiện quy định, sẽ được niêm yết công khai tại trụ sở Phòng Tư pháp. Để trở thành cộng tác viên của Phòng Tư pháp, người dịch phải đáp ứng các tiêu chí sau:

• Người dịch phải đáp ứng các tiêu chuẩn về trình độ và năng lực. Khi đăng ký, cộng tác viên cần nộp hồ sơ trích ngang, bao gồm thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, số căn cước công dân, nơi cư trú và các bằng cấp chứng minh trình độ ngoại ngữ hoặc cam kết thông thạo ngôn ngữ không phổ biến)
• Người dịch phải ký kết hợp đồng cộng tác viên dịch thuật với Phòng Tư pháp, trong đó quy định rõ trách nhiệm của người dịch về nội dung và chất lượng bản dịch.
• Người dịch cần đăng ký chữ ký mẫu tại Phòng Tư pháp bằng cách nộp văn bản đề nghị và ký ba mẫu chữ ký trước Trưởng Phòng Tư pháp. Nếu muốn thay đổi chữ ký, người dịch cần thực hiện quy trình đăng ký lại với ba chữ ký mẫu mới.

2.3. Điều kiện về giấy tờ, văn bản dịch thuật

Trong hoạt động dịch thuật, không phải tất cả các loại giấy tờ, văn bản đều được phép dịch để chứng thực chữ ký. Cụ thể:

• Giấy tờ hoặc văn bản bị chỉnh sửa trái phép: Các tài liệu bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm hoặc bớt nội dung một cách không hợp lệ.
• Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng hoặc quá cũ: Các tài liệu bị hỏng, nhòe mờ, không thể xác định nội dung rõ ràng.
• Giấy tờ, văn bản có tính bảo mật hoặc bị hạn chế dịch thuật: Tài liệu có dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc có nội dung bị cấm dịch dù không có dấu mật.
• Giấy tờ, văn bản có nội dung vi phạm pháp luật hoặc đạo đức xã hội: Bao gồm nội dung vi phạm pháp luật, xúc phạm danh dự, nhân phẩm cá nhân/tổ chức, vi phạm quyền công dân. Các tài liệu kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử dân tộc.
• Giấy tờ, văn bản nước ngoài chưa hợp pháp hóa lãnh sự: Tài liệu do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự, cần thực hiện chứng nhận hợp pháp trước khi dịch thuật và chứng thực.

2.4. Điều kiện mã ngành nghề công ty dịch thuật

Khi thành lập công ty dịch thuật, việc đăng ký mã ngành nghề phù hợp là bắt buộc để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp theo quy định của hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Ngành dịch thuật không có mã ngành riêng mà được xếp vào nhóm các ngành có tính chất chuyên môn. Do đó, doanh nghiệp cần đăng ký mã ngành liên quan như sau:

• Mã ngành cấp 4: 7490 – Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ khác chưa được phân vào đâu.
• Chi tiết ngành nghề: Hoạt động phiên dịch và dịch thuật.

Để mở công ty dịch thuật, doanh nghiệp cần đáp ứng 4 yêu cầu pháp lý

3. Thủ tục thành lập công ty dịch thuật

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty dịch thuật

Bước đầu tiên trong cách thành lập công ty giáo dục là soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ. Các giấy tờ bao gồm:

1. Giấy đề nghị đăng ký thành lập văn phòng dịch thuật
2. Điều lệ Công ty
3. Căn cước/CCCD/Hộ chiếu (bản sao có chứng thực) của chủ sở hữu, các thành viên góp vốn, cổ đông và người đại diện theo pháp luật
4. Danh sách thành viên/cổ đông (chỉ áp dụng cho Công ty TNHH hai thành viên trở lên/Cổ phần)
5. Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ, nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật công ty
6. Một số giấy tờ khác tùy vào loại hình doanh nghiệp mà Cơ quan thẩm quyền yêu cầu

Bước 2: Nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị hồ sơ, người thành lập công ty hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính theo phương thức qua mạng thông tin điện tử tại địa chỉ dangkyquamang.dkkd.gov.vn/

Hồ sơ sẽ được xử lý trong vòng 03 – 05 ngày làm việc, tính từ thời điểm cơ quan đăng ký kinh doanh nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Quy trình nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng gồm các bước sau:

1. Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực và thanh toán phí trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. Sau khi gửi hồ sơ, người nộp nhận Giấy biên nhận hồ sơ qua mạng thông tin điện tử.
3. Nếu hồ sơ đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp đăng ký và thông báo.
4. Nếu chưa đủ, sẽ gửi yêu cầu sửa đổi qua mạng.

Bước 3: Hoàn thành nghĩa vụ thuế để công ty đầy đủ chức năng đi vào hoạt động 100% và không bị thuế phạt

Sau khi nhận được giấy phép kinh doanh, công ty cần thực hiện nghĩa vụ thuế để có thể hoạt động hợp pháp. Các công việc cần thực hiện bao gồm:

• Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu và tờ khai thuế môn bài.
• Treo bảng hiệu công ty để thuế đi kiểm tra và duyệt cho xuất hóa đơn VAT.
• Mua thiết bị chữ ký số để khai thuế, đóng thuế, xuất hóa đơn, kê khai BHXH, Hải quan…
• Mua gói hóa đơn điện tử về phát hành, nếu có nhu cầu xuất hóa đơn VAT.
• Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty và đăng ký tài khoản lên thuế.

Bước 4: Xác định người hỗ trợ kế toán thuế cho công ty

Dù công ty đã đi vào hoạt động hay chưa, việc kê khai và báo cáo thuế là bắt buộc. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương án để thực hiện kế toán:

• Công ty tự làm kế toán thuế.
• Công ty thuê nhân viên kế toán nội bộ về làm việc, trả lương thưởng bảo hiểm xã hội, phúc lợi mỗi tháng.
• Công ty thuê Kế toán dịch vụ, trả phí mỗi tháng chỉ bằng 1/10 so với việc thuê kế toán nội bộ.

4. Kinh nghiệm mở công ty dịch thuật

4.1. Chọn nhân sự có kinh nghiệm ít nhất 1 – 3 năm và đào tạo chuyên sâu

Một đội ngũ biên dịch viên chuyên nghiệp không chỉ cần giỏi ngôn ngữ, mà còn phải hiểu sâu về chuyên ngành dịch thuật. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn và phát triển đội ngũ biên dịch viên:

• Yêu cầu về chuyên môn: Tuyển dụng biên dịch viên có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm và ít nhất 1 năm kinh nghiệm dịch thuật trong các lĩnh vực chuyên ngành (tài chính, kỹ thuật, y tế, công nghệ…).
• Quy trình tuyển dụng và đào tạo: Công ty phải có quy trình tuyển dụng nghiêm ngặt để chọn lựa nhân sự phù hợp. Đồng thời, doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo chuyên sâu về chuyên ngành và văn hóa dịch thuật, giúp biên dịch viên hiểu rõ hơn về bối cảnh sử dụng từ ngữ.
• Bồi dưỡng và cập nhật kiến thức: Dịch thuật là ngành yêu cầu liên tục cập nhật kiến thức. Do đó, công ty cần tổ chức các chương trình bồi dưỡng, cập nhật kiến thức ngôn ngữ và văn hóa quốc tế để đảm bảo chất lượng bản dịch chính xác và phù hợp hơn.

4.2. Xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp trong công ty dịch thuật

Quy trình làm việc chặt chẽ và chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo tính chính xác, thống nhất và chất lượng của bản dịch. Dưới đây là các bước quan trọng để xây dựng một quy trình dịch thuật bài bản:

• Khởi tạo dự án: Bộ phận quản lý dự án sẽ nghiên cứu tài liệu, đánh giá mức độ phức tạp của nội dung cần dịch, từ đó lập kế hoạch thực hiện cụ thể. Việc xác định thời gian hoàn thành, lựa chọn biên dịch viên phù hợp, áp dụng các công cụ hỗ trợ dịch thuật rất quan trọng để đảm bảo tiến độ và chất lượng bản dịch. Khi tài liệu mang tính chuyên môn cao, công ty cần phân công người dịch có kiến thức nền tảng trong lĩnh vực đó nhằm đảm bảo độ chính xác.
• Quy trình dịch: Người dịch cần nghiên cứu kỹ tài liệu gốc, thống nhất thuật ngữ chuyên ngành. Đồng thời, biên dịch viên sử dụng các công cụ hỗ trợ như từ điển chuyên dụng, bộ nhớ dịch hoặc phần mềm CAT để đảm bảo sự nhất quán. Trong quá trình dịch, biên dịch viên không chỉ chuyển ngữ đơn thuần mà còn phải biên tập sơ bộ để câu văn trôi chảy, dễ hiểu, phù hợp với ngữ cảnh.
• Kiểm tra chất lượng: Sau khi hoàn tất bản dịch, tài liệu sẽ được chuyển đến bộ phận hiệu đính. Tại đây, biên tập viên hoặc chuyên gia sẽ kiểm tra lại toàn bộ nội dung, đối chiếu với bản gốc để đảm bảo độ chính xác, sự thống nhất của thuật ngữ chuyên ngành và tính trôi chảy của câu văn. Nếu phát hiện sai sót, bản dịch sẽ được điều chỉnh và hoàn thiện thêm trước khi bàn giao cho khách hàng.

Công ty dịch thuật cần duy trì sự nhất quán trong toàn bộ hệ thống làm việc. Việc xây dựng một quy trình dịch thuật bài bản, từ khâu khởi tạo, dịch thuật, hiệu đính đến bàn giao giúp đảm bảo chất lượng dịch vụ luôn đạt tiêu chuẩn cao. Ngoài ra, công ty nên áp dụng công nghệ dịch thuật hiện đại và xây dựng hệ thống quản lý dự án để tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất làm việc và đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách chuyên nghiệp.

4.3. Cập nhật và phát triển dịch vụ theo xu hướng thị trường

Ngành dịch thuật đang thay đổi nhanh chóng do sự phát triển của công nghệ dịch thuật tự động và trí tuệ nhân tạo (AI). Việc cập nhật và đầu tư vào các công nghệ dịch thuật hiện đại là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giữ vững vị thế cạnh tranh. Việc áp dụng dịch máy (Machine Translation – MT), trí tuệ nhân tạo (AI) và các công cụ hỗ trợ dịch thuật (CAT tools) không chỉ giúp tăng tốc độ xử lý bản dịch, mà còn nâng cao độ chính xác và tính nhất quán của thuật ngữ chuyên ngành.

Ứng dụng công nghệ hiện đại giúp quy trình dịch thuật nhanh, chính xác hơn

Hy vọng qua bài viết trên, các nhà đầu tư đã nắm rõ các điều kiện mở công ty dịch thuật, giúp doanh nghiệp vận hành hợp pháp, chuyên nghiệp và cạnh tranh hiệu quả trên thị trường. Sự chuẩn bị chu đáo ngay từ đầu sẽ giúp công ty dịch thuật phát triển bền vững. Hãy bắt đầu hành trình kinh doanh ngay hôm nay cùng Apolo!

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DOANH NGHIỆP APOLO

• Địa chỉ: Lầu 1, số 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Email: phaplyapolo@gmail.com
• Điện thoại: 028 3535 5905
• Hotline/ Zalo: 0938 249 246