Cách thành lập doanh nghiệp nhỏ và vừa từ A – Z cho người mới khởi nghiệp

Theo  Khoản 1 Điều 5 Nghị định 80/2021/NĐ-CP, Doanh nghiệp nhỏ được phân loại dựa trên số lượng lao động, vốn đầu tư hoặc doanh thu hàng năm tùy theo ngành nghề kinh doanh. Để thành lập doanh nghiệp, bạn cần thực hiện đầy đủ các bước theo quy định pháp luật, từ chuẩn bị hồ sơ đến đăng ký kinh doanh. Hãy cùng Apolo khám phá ngay chi tiết từ A – Z cách thành lập công ty nhỏ ngay tại bài viết dưới đây nhé!

1. Tổng quan về Công ty nhỏ theo quy định của Nhà nước

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 80/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp nhỏ được xác định dựa trên những yếu tố dưới đây:

• Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản; lĩnh vực công nghiệp và xây dựng: Có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 100 người và tổng doanh thu của năm không quá 50 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 20 tỷ đồng, nhưng không phải là doanh nghiệp siêu nhỏ
• Trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ: Có lao động có tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 50 người và tổng doanh thu của năm không quá 100 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 50 tỷ đồng, nhưng không phải là doanh nghiệp siêu nhỏ

2. Quy định, điều kiện thành lập doanh nghiệp nhỏ và vừa

Khi thành lập doanh nghiệp nhỏ cần đáp ứng một số điều kiện và quy định tương tự như quy định chung về thành lập doanh nghiệp cụ thể như sau:

1 – Chủ thể thành lập công ty: Theo Điều 17, Luật Doanh nghiệp 2020, chủ thể thành lập công ty phải có đủ năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự.

• Chủ thể thành lập doanh nghiệp phải có khả năng thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp luật liên quan đến việc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh công ty.
• Các đối tượng bị cấm tham gia thành lập và quản lý doanh nghiệp theo Điều 18, Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm cán bộ, công chức, sĩ quan, hạ sĩ quan và những người thuộc lực lượng vũ trang.

2 – Lựa chọn loại hình công ty: 

• Mỗi loại hình có đặc điểm riêng, từ yêu cầu về vốn đến số lượng thành viên. 
• Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, công ty TNHH 1 thành viên hoặc công ty TNHH 2 thành viên là lựa chọn phù hợp nhất bởi đặc điểm dễ quản lý và điều hành.

3 – Ngành nghề kinh doanh: 

• Phải hoạt động trong lĩnh vực được pháp luật cho phép, không được đăng ký những ngành nghề kinh doanh bị cấm.  
• Công ty cần lựa chọn ngành nghề phù hợp với lĩnh vực hoạt động và đảm bảo tuân thủ các điều kiện của pháp luật chuyên ngành (đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện).

4 – Vốn điều lệ: 

• Pháp luật không yêu cầu mức vốn tối thiểu. Theo quy định, chủ sở hữu, các thành viên hoặc cổ đông phải hoàn thành việc góp vốn trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Khi làm việc với Apolo, Apolo sẽ hướng dẫn cách hợp thức hóa việc góp vốn vào công ty bằng văn bản, không nhất thiết phải chuyển tiền vào tài khoản công ty.   
• Nếu công ty hoạt động trong lĩnh vực yêu cầu vốn pháp định, cần thể hiện rõ ràng và minh bạch về nguồn vốn này theo Nghị định 86/2019/NĐ-CP. Ví dụ như kinh doanh dịch vụ bảo vệ, bán lẻ theo phương thức đa cấp, thành lập trường đại học tư thục,… 

5 – Tên công ty: 

• Tên công ty bao gồm hai thành tố: Loại hình công ty và Tên riêng của công ty 
• Tên công ty phải đảm bảo không trùng hoặc gây nhầm lẫn với bất kỳ tên nào đã được đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia.. 
• Tên công ty phải phù hợp với thuần phong mỹ tục của Việt Nam. 

6 – Địa chỉ công ty: 

• Cần lựa chọn địa chỉ trụ sở hợp pháp trong lãnh thổ Việt Nam, với thông tin rõ ràng về số nhà, quận, huyện, thành phố. 
• Không được sử dụng địa chỉ không hợp lệ, như địa chỉ giả, chung cư, nhà tập thể, hoặc nơi không có chức năng thương mại để đăng ký trụ sở.. 
• Công ty có thể chọn sử dụng địa chỉ nhà riêng hoặc thuê văn phòng để đặt trụ sở chính.

3. Hồ sơ thành lập doanh nghiệp nhỏ và vừa

Khi tiến hành thủ tục thành lập công ty nhỏ, cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của pháp luật. Các giấy tờ cần thiết bao gồm:

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
2. Điều lệ công ty;
3. Danh sách các thành viên/danh sách cổ đông sáng lập (áp dụng cho công ty TNHH hai thành viên trở lên/ công ty cổ phần);
4. Bản sao hợp lệ của giấy tờ tùy thân  (CCCD/ Căn cước/ Hộ chiếu)của chủ sở hữu/đại diện theo pháp luật/các thành viên/cổ đông;
5. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, nếu công ty có yếu tố vốn góp từ nước ngoài. Trong trường hợp có cổ đông hoặc thành viên góp vốn là người nước ngoài, cần có Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư còn hiệu lực;
6. Văn bản ủy quyền của tổ chức, nếu chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn là tổ chức;
7. Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).

4. Hướng dẫn thủ tục cách thành lập doanh nghiệp nhỏ và vừa

Khi thành lập công ty nhỏ, quý khách hàng sẽ có 2 lựa chọn: Tự thực hiện các thủ tục hoặc đăng ký sử dụng dịch vụ trọn gói tại các Công ty cung cấp dịch vụ tư vấn thành lập công ty.

Nếu tự thực hiện các thủ tục thành lập công ty nhỏ, quý khách sẽ cần thực hiện các bước sau, nếu không làm đúng hạn sẽ bị phạt và công ty không đủ chức năng hoạt động cũng như không xuất được hoá đơn VAT:

Bước 1: Thành lập pháp nhân công ty 

Bao gồm:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh
• Con dấu tròn công ty và xác nhận mẫu dấu
• Đăng bố cáo quốc gia
• Giấy xác nhận mã số thuế
• Điều lệ công ty

Bước 2: Hoàn thành nghĩa vụ thuế để công ty đầy đủ chức năng đi vào hoạt động 100% và không bị thuế phạt

Bao gồm:

• Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu và tờ khai thuế môn bài.
• Treo bảng hiệu công ty để thuế đi kiểm tra và duyệt cho xuất hóa đơn VAT.
• Mua thiết bị chữ ký số để khai thuế, đóng thuế, xuất hóa đơn, kê khai BHXH, Hải quan,…..
• Mua gói hóa đơn điện tử về phát hành, nếu có nhu cầu xuất hóa đơn VAT.
• Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty và đăng ký tài khoản lên thuế.

Bước 3: Xác định người hỗ trợ kế toán thuế cho công ty

Công ty có hoạt động hay chưa thì vẫn phải có kế toán để hỗ trợ khai báo thuế định kỳ:

• Công ty tự làm kế toán thuế.
• Công ty thuê nhân viên kế toán nội bộ về làm việc, trả lương thưởng bảo hiểm xã hội, phúc lợi mỗi tháng.
• Công ty thuê Kế toán dịch vụ, trả phí mỗi tháng chỉ bằng 1/10 so với việc thuê kế toán nội bộ.

5. Bảng giá dịch vụ thành lập công ty trọn gói của Kế toán Apolo

Tổng chi phí dịch vụ thành lập công ty trọn gói dao động từ 630.000 VNĐ – 1.000.000 VNĐ (gói thấp nhất), tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng. Dưới đây là bảng giá dịch vụ thành lập công ty trọn gói của Kế toán Apolo, giúp bạn dễ dàng lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.

Lưu ý: Apolo cam kết chỉ báo phí 1 lần duy nhất khi quý khách chốt gói dịch vụ, không nhập nhằng chi phí, không báo phí nhiều lần.

6. Những kinh nghiệm khi thành lập công ty nhỏ 

1 – Góp vốn vào công ty đúng thời hạn quy định: Theo quy định, chủ sở hữu, các thành viên hoặc cổ đông phải hoàn thành việc góp vốn trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Khi làm việc với Apolo, Apolo sẽ hướng dẫn cách hợp thức hóa việc góp vốn vào công ty bằng văn bản, không nhất thiết phải chuyển tiền vào tài khoản công ty.

Theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 46 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau: Không thực hiện thủ tục điều chỉnh vốn hoặc thay đổi thành viên, cổ đông sáng lập theo quy định tại cơ quan đăng ký kinh doanh khi đã kết thúc thời hạn góp vốn và hết thời gian điều chỉnh vốn do thành viên, cổ đông sáng lập không góp đủ vốn nhưng không có thành viên, cổ đông sáng lập nào thực hiện cam kết góp vốn.

Điểm b khoản 5 Điều 46 quy định về việc khắc phục hậu quả: Buộc thực hiện thủ tục điều chỉnh vốn hoặc thay đổi thành viên, cổ đông sáng lập đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm a khoản 3 Điều này.

Cần đảm bảo góp đủ vốn đúng hạn để tránh rủi ro pháp lý và giúp công ty duy trì ổn định

2 – Dự tính kỹ càng số vốn tối thiểu trước khi thành lập: Mặc dù pháp luật Việt Nam không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu cho công ty, nhưng để tránh những rủi ro và đảm bảo sự ổn định trong giai đoạn khởi đầu, bạn nên xác định mức vốn điều lệ đủ để duy trì hoạt động kinh doanh của công ty trong ít nhất 6 tháng đầu tiên.

Số vốn điều lệ này cần phải đảm bảo có khả năng chi trả cho các chi phí cố định như thuế, lương, mặt bằng, và các khoản chi phí khác. Ví dụ, nếu tổng chi phí cố định của công ty trong 6 tháng đầu là 200 triệu đồng, thì số vốn điều lệ tối thiểu nên từ 500 triệu đồng trở lên để công ty có thể hoạt động ổn định và không gặp phải vấn đề tài chính trong giai đoạn khởi nghiệp.

3 – Đóng thuế đầy đủ sau khi thành lập công ty: Ngay sau khi công ty được thành lập, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ theo quy định pháp luật, bao gồm:

• Lệ phí môn bài: Doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập. Mức lệ phí môn bài năm tiếp theo phải đóng trước ngày 30/01 của năm đó.
• Thuế giá trị gia tăng (VAT): Thuế này được nộp theo quý và mức thuế phải đóng dựa trên kết quả báo cáo tài chính của công ty.
• Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Được tính bằng 20% tổng lợi nhuận của doanh nghiệp trong năm tài chính. Doanh nghiệp phải tạm tính hằng quý nộp trước cuối cùng của tháng tiếp theo và nộp ít nhất 80% thuế thu nhập doanh nghiệp trong năm trước ngày 30/1 và nộp đầy đủ số thuế TNDN trước ngày 31/3 của năm tài chính sau đó.
• Thuế xuất khẩu (nếu doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu): Thuế này sẽ được nộp khi doanh nghiệp thực hiện xuất khẩu hàng hóa.
• Thuế nhập khẩu (nếu doanh nghiệp có hoạt động nhập khẩu): Thuế này phải nộp khi thực hiện việc nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam. 

Việc thành lập công ty nhỏ có thể gặp nhiều thách thức, nhưng nếu thực hiện đúng các bước và thủ tục pháp lý, bạn sẽ tạo dựng được nền tảng vững chắc cho công ty. Nếu bạn cần sự hỗ trợ chuyên nghiệp trong việc đăng ký công ty, Apolo sẵn sàng tư vấn và đồng hành. Hãy liên hệ ngay với Apolo để được hướng dẫn cách thành lập công ty nhỏ chi tiết nhất!

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DOANH NGHIỆP APOLO

• Địa chỉ: Lầu 1, số 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Email: phaplyapolo@gmail.com
• Điện thoại: 028 3535 5905
• Hotline: 0938 249 246
• Zalo: 0981 534 151