9 KINH NGHIỆM THÀNH LẬP CÔNG TY CHO NGƯỜI MỚI KHỞI NGHIỆP

Để thành lập một công ty thành công đòi hỏi cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chiến lược rõ ràng ngay từ bước đầu. Các kinh nghiệm như nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch tài chính chi tiết, lựa chọn mô hình kinh doanh phù hợp cho đến hiểu rõ các loại thuế phải nộp đều đóng vai trò quan trọng trong quá trình khởi nghiệp. Bài viết dưới đây Apolo sẽ giới thiệu đến bạn 9 kinh nghiệm mở công ty thành công và phát triển bền vững.

1. Đáp ứng điều kiện thành lập công ty

Kinh nghiệm thành lập công ty đầu tiên cũng là quan trọng nhất đó là nắm rõ các điều luật và thủ tục thành lập. Trong quá trình khởi nghiệp, việc nắm vững các quy định pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro mà còn tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh lâu dài. Dưới đây là những điểm quan trọng bạn cần lưu ý khi thành lập công ty:

• Đặt tên công ty: Tên công ty phải tuân thủ cấu trúc gồm loại hình công ty và tên riêng. Có thể sử dụng chữ cái, chữ số, ký hiệu, nhưng không được trùng, gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác hay chứa từ ngữ, ký hiệu vi phạm thuần phong mỹ tục.
• Vốn điều lệ: Luật Doanh nghiệp 2020 không quy định vốn tối thiểu, trừ các ngành yêu cầu vốn pháp định. Doanh nghiệp cần cân nhắc mức vốn phù hợp với quy mô và lĩnh vực kinh doanh để tạo niềm tin cho đối tác và khách hàng.
• Ngành nghề kinh doanh: Doanh nghiệp phải lựa chọn ngành nghề phù hợp theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (VSIC 2018) được quy định tại Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg. Một số ngành nghề đặc thù có thể yêu cầu điều kiện hoặc giấy phép riêng.
• Loại hình công ty: Hiện nay, có 5 loại hình doanh nghiệp phổ biến để bạn cân nhắc, bao gồm: Doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần và công ty hợp danh. Mỗi loại hình đều có đặc điểm riêng về cơ cấu tổ chức, trách nhiệm pháp lý và quy định vốn điều lệ, vì vậy việc chọn đúng loại hình sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động thuận lợi và hiệu quả.
• Địa chỉ công ty: Trụ sở công ty phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam và cung cấp thông tin đầy đủ như số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, thành phố. Lưu ý không được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư (trừ trường hợp có chức năng thương mại) hoặc nhà không có số rõ ràng.

Nắm vững quy định pháp lý, tránh rủi ro khi thành lập công ty

Để hiểu rõ hơn về cách mở công ty riêng, bạn có thể tham khảo chi tiết tại bài viết Hướng dẫn thủ tục thành lập công ty mới nhất 2025

2. Hoàn thiện thủ tục thành lập công ty

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty

Bao gồm:

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
2. Điều lệ công ty
3. Danh sách thành viên, cổ đông góp vốn (Đối với công ty cổ phần và công ty TNHH)
4. Bản sao giấy tờ tùy thân của các thành viên, cổ đông góp vốn
5. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu công ty có yếu tố vốn góp nước ngoài
6. Giấy tờ bổ sung trong trường hợp thành viên/cổ đông góp vốn là tổ chức
7. Văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp mới
8. Các loại hồ sơ khác đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập công ty

Theo Điều 14 – Chương II – Nghị Định số 01/2021/NĐ-CP, công ty nộp hồ sơ tại  Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Khi nộp hồ sơ, bạn cần chuẩn bị lệ phí bao gồm:

• Lệ phí đăng ký thành lập doanh nghiệp: 50.000 VNĐ.
• Phí công bố nội dung đăng ký thành lập doanh nghiệp: 100.000 VNĐ/lần

Bước 3: Thực hiện khắc con dấu công ty & Treo bảng hiệu

1. Thực hiện khắc con dấu

Con dấu pháp nhân là dấu hiệu chính thức, đại diện cho pháp nhân của công ty, giúp xác nhận tính hợp pháp trong các giao dịch, tài liệu và hợp đồng. Các bước thực hiện khắc con dấu pháp nhân bao gồm:

• Xây dựng mẫu dấu: Bạn có thể tự thiết kế hoặc thuê dịch vụ từ các đơn vị chuyên nghiệp hoặc cơ sở khắc dấu.
• Thực hiện quá trình khắc dấu: Mang theo bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bản thiết kế mẫu dấu (nếu có) đến cơ sở khắc dấu để tiến hành khắc dấu cho công ty.
• Nhận bản sao dấu pháp nhân: Khi đến nhận dấu, người đại diện công ty cần có bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu không thể trực tiếp nhận, người đại diện có thể ủy quyền cho người khác với giấy ủy quyền có công chứng.

2. Treo bảng hiệu

• Chứa đầy đủ các thông tin cần thiết như tên công ty, mã số thuế và địa chỉ.
• Đối với biển ngang, chiều cao tối đa là 2m và chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền.
• Đối với biển dọc, chiều cao không quá 4m và chiều ngang tối đa là 1m.
• Vị trí treo bảng hiệu cần phải dễ nhìn từ bên ngoài để thu hút sự chú ý của khách hàng.

Bước 4: Thực hiện công bố thông tin đăng ký công ty & Thủ tục thuế

1. Đăng ký chữ ký số: Sử dụng để ký tài liệu điện tử của công ty, hóa đơn điện tử, tờ khai thuế điện tử và hợp đồng điện tử và các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã.

2. Đăng ký tài khoản ngân hàng: Để nộp thuế, nhận thanh toán và giao dịch khác. Tùy vào ngân hàng mà công ty đăng ký, Hồ sơ có thể bao gồm những giấy tờ cơ bản sau:

• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Bản sao giấy tờ cá nhân của người đại diện.
• Quyết định bổ nhiệm kế toán (nếu có).

3. Đăng ký tài khoản thuế điện tử và nộp tờ khai thuế môn bài

4. Nộp các tờ khai đăng ký hình thức kế toán  

5. Đăng ký và thông báo sử dụng hóa đơn điện tử

6. Chuẩn bị các điều kiện kinh doanh đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện: Ví dụ, Đối với ngành sản xuất thực phẩm, cần xin cấp giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm để đảm bảo chất lượng sản phẩm. Hay trong lĩnh vực giáo dục, công ty phải có quyết định cho phép thành lập trường để thực hiện các hoạt động giảng dạy hợp pháp.

3. Cân đối vốn điều lệ hợp lý

Lưu ý khi thành lập doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần cân đối vốn điều lệ hợp lý giúp bảo vệ tài chính và duy trì sự ổn định cho công ty. Nếu vốn điều lệ đăng ký quá cao, công ty sẽ gặp khó khăn trong việc huy động đủ số vốn góp trong vòng 90 ngày kể từ khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Điều này có thể dẫn đến việc công ty phải điều chỉnh lại số vốn thực góp và đối mặt với các mức phạt theo quy định pháp luật. Ngược lại, nếu vốn điều lệ quá thấp, công ty sẽ gặp khó khăn trong việc ký kết các hợp đồng lớn, hoặc tạo ra sự thiếu tin tưởng từ các đối tác.

Để hạn chế rủi ro, các doanh nghiệp cần xác định vốn điều lệ phù hợp dựa trên nhu cầu thực tế và kế hoạch phát triển trong 1-3 năm đầu. Bên cạnh đó cần đảm bảo góp vốn đúng thời hạn cam kết và lưu ý rằng một số ngành nghề yêu cầu mức vốn pháp định tối thiểu theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Cân đối vốn điều lệ hợp lý, góp vốn đúng hạn, tránh rủi ro tài chính

4. Lựa chọn tên công ty dễ nhớ

Kinh nghiệm mở công ty là chọn tên công ty dễ nhớ, thể hiện rõ sản phẩm, cần tránh các tên quá dài hoặc khó hiểu, vì khách hàng sẽ khó nhớ hoặc tìm kiếm. Ví dụ, “Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu ABC FOODS” sẽ gây khó khăn trong việc ghi nhớ và tra cứu. Đồng thời, tên công ty không nên gây nhầm lẫn với ngành nghề kinh doanh. Một tên như “Công ty TNHH ABC FOODS” nhưng lại kinh doanh điện tử sẽ khiến khách hàng không dễ dàng nhận diện đúng lĩnh vực.

Bạn nên kiểm tra tên công ty trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký để tránh trùng lặp với các doanh nghiệp khác. Bên cạnh đó, hãy lựa chọn một cái tên độc đáo, dễ nhớ và thể hiện rõ nét thương hiệu của bạn, giúp khách hàng dễ dàng nhận diện và ghi nhớ.

Chọn tên độc đáo, dễ nhớ, phù hợp ngành nghề kinh doanh

Để hiểu rõ hơn về ý nghĩa của việc thành lập công ty, mời bạn tham khảo ngay bài viết: “Thành lập công ty là gì” tại đây.

5. Nghiên cứu khách hàng mục tiêu kỹ lưỡng

Nghiên cứu kỹ khách hàng mục tiêu là yếu tố quan trọng trong mọi chiến lược kinh doanh. Việc xác định phân khúc khách hàng theo tiêu chí cụ thể như độ tuổi, thu nhập và địa lý giúp bạn tiếp cận đúng đối tượng. Ví dụ, sản phẩm cao cấp nên nhắm đến khách hàng có thu nhập trung bình trở lên.

Ngoài ra, hiểu rõ hành vi tiêu dùng của khách hàng cũng rất cần thiết. Điều này giúp bạn biết được khách hàng mua gì, khi nào và vì sao. Việc sử dụng khảo sát hoặc phân tích dữ liệu bán hàng sẽ cung cấp thông tin chi tiết và chính xác.

Để tránh tình trạng sản phẩm không đáp ứng nhu cầu và lãng phí vốn đầu tư, bạn nên tạo hồ sơ khách hàng (persona). Bên cạnh đó, hãy thu thập phản hồi thường xuyên từ khách hàng và điều chỉnh sản phẩm/dịch vụ dựa trên những phản hồi đó để cải thiện và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của họ.

Đặt khách hàng làm trung tâm, nghiên cứu kỹ nhu cầu và hành vi

6. Kinh doanh online trước nếu quy mô ít vốn

Kinh doanh online là lựa chọn hợp lý cho những ai muốn bắt đầu với quy mô nhỏ và nguồn vốn hạn chế. Việc kinh doanh trực tuyến mang lại nhiều ưu điểm như chi phí thấp, dễ quản lý và khả năng mở rộng tệp khách hàng nhanh chóng. Bạn không cần phải thuê mặt bằng hay đầu tư lớn vào cơ sở vật chất, giúp tiết kiệm chi phí vận hành. Đồng thời, kinh doanh online giúp bạn tiếp cận khách hàng ở bất kỳ đâu, không bị giới hạn về địa lý.

Để đạt hiệu quả tốt nhất, bạn nên xây dựng kênh bán hàng đa nền tảng như Shopee, Facebook, Instagram, giúp tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng. Đồng thời, việc sử dụng quảng cáo số (Google Ads, Facebook Ads) với ngân sách nhỏ nhưng tối ưu hóa chiến dịch sẽ mang lại kết quả đáng kể. Đầu tư vào một website chuyên nghiệp và chăm sóc khách hàng trực tuyến cũng rất quan trọng để xây dựng niềm tin và mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Kinh doanh online không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn mang đến cơ hội phát triển bền vững ngay từ những ngày đầu.

Kinh doanh online tiết kiệm chi phí, dễ mở rộng và quản lý hiệu quả

7. Lựa chọn ý tưởng kinh doanh phù hợp

Khi thành lập công ty, việc lựa chọn ý tưởng kinh doanh thực tế và phù hợp với nhu cầu thị trường là yếu tố quyết định thành công. Đừng chạy theo trào lưu mà thiếu cơ sở thị trường vì điều này có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tìm kiếm lợi thế cạnh tranh, đặc biệt khi thị trường đã bão hòa.

Để xác định ý tưởng kinh doanh hiệu quả, bạn nên sử dụng các công cụ như Google Trends để nắm bắt xu hướng thị trường. Ngoài ra, tiến hành khảo sát hoặc phỏng vấn nhóm khách hàng tiềm năng để hiểu rõ nhu cầu thực tế. Ưu tiên các lĩnh vực có khả năng giải quyết vấn đề lớn, như dịch vụ giao hàng nhanh tại các khu vực đô thị đang phát triển mạnh. Trước khi triển khai, hãy sử dụng mô hình SWOT để phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức nhằm chuẩn bị chiến lược bài bản và vững chắc.

Chọn ý tưởng kinh doanh thực tế, đáp ứng đúng nhu cầu thị trường

8. Hiểu rõ các loại thuế phải nộp và kỳ hạn đóng thuế

Một trong những lưu ý khi thành lập công ty khác là cần hiểu rõ các loại thuế phải nộp và kỳ hạn thanh toán. Điều này sẽ giúp bạn tránh được các khoản phạt không đáng có do chậm trễ. Những loại thuế bắt buộc cần lưu ý bao gồm thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Để đảm bảo nộp thuế đúng hạn, bạn nên lập kế hoạch tài chính rõ ràng và cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp hoặc phần mềm hỗ trợ quản lý thuế.

Nếu bạn chưa hiểu rõ về các thủ tục thuế sau khi thành lập công ty, việc lựa chọn dịch vụ hỗ trợ có kinh nghiệm là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Apolo tự hào là đơn vị uy tín trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ kế toán với đội ngũ luật sư và chuyên viên giàu kinh nghiệm. Được thành lập từ năm 2019, Apolo đã phục vụ hơn 600.000 lượt khách hàng, trong đó có hơn 25.000 doanh nghiệp tin dùng dịch vụ kế toán trọn gói hàng năm. Sử dụng dịch vụ của Apolo, bạn sẽ tiết kiệm thời gian, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Nắm rõ các loại thuế và kỳ hạn nộp giúp doanh nghiệp tránh bị phạt chậm trễ

9. Xây dựng đội ngũ nhân sự quản lý tài chính

Để quản lý tài chính hiệu quả, doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân sự chuyên trách để lập kế hoạch ngân sách, theo dõi thu chi và đảm bảo khả năng thanh khoản. Một trong những rủi ro lớn là mặc dù lợi nhuận cao, nhưng thiếu tiền mặt để vận hành do nợ khách hàng quá hạn. Vì vậy, hãy thiết lập báo cáo tài chính định kỳ, duy trì quỹ dự phòng ít nhất 3-6 tháng chi phí vận hành và sử dụng quỹ này khi gặp tình huống khẩn cấp.

Đội ngũ quản lý tài chính giúp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền và hạn chế rủi ro khi thành lập công ty

DỊCH VỤ THÀNH LẬP CÔNG TY TRỌN GÓI CÙNG KẾ TOÁN APOLO

Nếu quý khách hàng chưa thành thạo việc thành lập công ty, hãy liên hệ ngay với Kế toán Apolo để được hỗ trợ tận tình. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết hỗ trợ từ A đến Z, đảm bảo công ty quý khách hàng được thành lập nhanh chóng và đúng quy định pháp luật.

QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỊCH VỤ THÀNH LẬP CÔNG TY TẠI APOLO

• Bước 1: Tiếp nhận thông tin và hỗ trợ tư vấn, giải đáp thắc mắc từ khách hàng. Định hướng chọn loại hình kinh doanh phù hợp cho từng khách hàng;
• Bước 2: Sau khi khách hàng tin tưởng chọn dịch vụ của Apolo thì Apolo sẽ gửi form điền thông tin để khách hàng cung cấp thông tin online;
• Bước 3: Tiếp nhận thông tin từ khách hàng và kiểm tra sơ bộ thông tin;
• Bước 4: Soạn hồ sơ tham khảo và gửi khách hàng kiểm tra, xét duyệt nội dung. Sau đó, điều chỉnh nếu khách hàng có yêu cầu;
• Bước 5: Hẹn khách hàng ký hồ sơ tận nhà của khách;
• Bước 6: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền. Sau đó thông báo với khách về thời gian dự kiến nhận kết quả. Theo dõi và báo cáo tiến độ cho khách;
• Bước 7: Tư vấn cho khách hàng những quy trình cần phải làm sau khi có GPKD. Để công ty có đầy đủ chức năng đi vào hoạt động và hoàn thành nghĩa vụ thuế;
• Bước 8: Đại diện khách hàng nhận kết quả và bàn giao kết quả tận nhà;
• Bước 9: Hỗ trợ khách hàng làm những nội dung sau khi có GPKD cần phải làm, để công ty nhanh chóng đi vào hoạt động 100%;
• Bước 10: Chuyển hồ sơ của khách hàng qua bộ phận kế toán để kế toán viên phụ trách chăm sóc và hỗ trợ xuyên suốt trong quá trình hoạt động kinh doanh sau này (Nếu khách hàng có sử dụng dịch vụ kế toán của Apolo).
• Kết thúc toàn bộ quy trình.

Mời bạn tham khảo ngay bài viết: “GIẢI ĐÁP 5 CÂU HỎI VỀ CHI PHÍ TRƯỚC KHI THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP“, để nắm rõ các khoản chi phí, giúp các nhà đầu tư chủ động về tài chính và tránh những rủi ro trong quá trình thành lập và xây dựng cơ sở pháp lý cho doanh nghiệp.

Bài viết trên đây đã chia sẻ một số kinh nghiệm thành lập công ty cũng như giúp bạn trả lời câu hỏi “thành lập công ty cần lưu ý những gì” để bạn có thể chuẩn bị tốt cho quá trình khởi nghiệp. Để có thêm sự hỗ trợ chuyên nghiệp trong việc quản lý tài chính, thuế hay các thủ tục pháp lý, hãy liên hệ với Apolo. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, Apolo sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình phát triển doanh nghiệp

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DOANH NGHIỆP APOLO

• Địa chỉ: Lầu 1, số 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Email: phaplyapolo@gmail.com
• Điện thoại: 028 3535 5905
• Hotline/Zalo: 0938 249 246