Trang chủ » MỞ CỬA HÀNG TẠP HOÁ: KINH NGHIỆM, CHI PHÍ VÀ THỦ TỤC 2025
MỞ CỬA HÀNG TẠP HOÁ: KINH NGHIỆM, CHI PHÍ VÀ THỦ TỤC 2025
THÀNH LẬP HỘ KINH DOANH
Kế Toán Apolo
Chia sẻ bài viết:
Mở cửa hàng tạp hoá là lựa chọn khởi nghiệp phổ biến với vốn ít, rủi ro thấp và dễ triển khai tại khu dân cư. Tuy nhiên, để duy trì lợi nhuận ổn định và tránh các lỗi vận hành thường gặp, bạn cần nắm rõ các yếu tố cốt lõi như nhu cầu thị trường, danh mục hàng hóa, thủ tục pháp lý và phương thức quản lý hiệu quả. Bài viết này Apolo sẽ hướng dẫn chi tiết từ A – Z để giúp bạn lên kế hoạch mở tiệm tạp hóa bài bản, bền vững.
1. Mở cửa hàng tạp hoá có cần đăng ký kinh doanh hay không?
Theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, nếu bạn mở cửa hàng tạp hoá và hoạt động tại một địa điểm cố định, thì bắt buộc phải đăng ký hộ kinh doanh cá thể. Việc đăng ký này là điều kiện pháp lý giúp cửa hàng hoạt động hợp lệ, được cấp mã số thuế, thực hiện nghĩa vụ tài chính với Nhà nước và đảm bảo quyền lợi khi ký hợp đồng, xuất hóa đơn hay xử lý tranh chấp thương mại.
Nếu không đăng ký, bạn sẽ bị coi là kinh doanh trái phép và có thể bị xử phạt hành chính từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, đồng thời có nguy cơ bị buộc ngừng hoạt động hoặc tịch thu hàng hóa.
Mở cửa hàng tạp hoá tại địa điểm cố định bắt buộc phải đăng ký hộ kinh doanh theo quy định pháp luật
2. Thủ tục đăng ký mở cửa hàng tạp hoá
2.1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Mở cửa hàng tạp hoá cần những giấy tờ sau:
Tên thương hiệu hoặc tên cửa hàng đăng ký hợp pháp;
Địa chỉ kinh doanh không nằm trong khu cư trú hoặc nhà không số;
Bản kê khai vốn đầu tư dự kiến (nên dưới 100 triệu đồng);
Bản mô tả ngành nghề kinh doanh cụ thể của cửa hàng tạp hoá;
Số điện thoại chính thức để liên hệ trong hồ sơ đăng ký;
Bản sao CCCD của người đứng tên đăng ký.
2.2. Bước 2: Nộp hồ sơ
Khi đã hoàn tất việc chuẩn bị toàn bộ giấy tờ, bạn tiến hành nộp 01 bộ hồ sơ đến Phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị nơi đặt địa điểm kinh doanh. Cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm xử lý theo quy trình và không được yêu cầu bổ sung thêm bất kỳ giấy tờ nào ngoài danh mục hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh đã ban hành. Việc này nhằm đảm bảo minh bạch, hạn chế phiền hà trong thủ tục hành chính, đồng thời bảo vệ quyền lợi chính đáng của người kinh doanh.
2.3. Chờ xử lý và nhận giấy phép kinh doanh
Sau khi tiếp nhận, Phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị sẽ lập biên nhận và tiến hành xem xét hồ sơ. Nếu hợp lệ, trong 03 – 07 ngày làm việc (không tính ngày nộp, cuối tuần và ngày lễ), bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh kèm mã số thuế. Với giấy phép này, cửa hàng tạp hóa của bạn chính thức được công nhận là một đơn vị kinh doanh hợp pháp và đủ điều kiện để thực hiện các nghĩa vụ pháp lý với Nhà nước.
Kế toán Apolo là đơn vị đồng hành tin cậy trong việc hỗ trợ các thủ tục pháp lý – kế toán dành cho hộ kinh doanh cá thể, đặc biệt trong lĩnh vực mở cửa hàng tạp hóa. Với kinh nghiệm thực tiễn, quy trình chuyên nghiệp cùng đội ngũ nhân sự am hiểu pháp luật, chúng tôi cam kết hỗ trợ quý khách đăng ký mở cửa hàng tạp hóa nhanh gọn – đúng quy định – không phát sinh rườm rà, từ việc chuẩn bị hồ sơ, nộp tại cơ quan chức năng đến nhận giấy phép kinh doanh, mọi thủ tục đều được Apolo xử lý trọn gói chỉ từ 1.500.000 VNĐ, không có chi phí ẩn.
Chi phí mở một cửa hàng tạp hóa quy mô nhỏ cần từ 50.000.000 – 100.000.000 đồng, cụ thể:
Chi phí làm thủ tục đăng ký kinh doanh cửa hàng tạp hóa: Dao động từ 300.000 – 800.000 VNĐ, bao gồm lệ phí đăng ký, khắc dấu (nếu cần), và một số chi phí hành chính khác.
Thuê mặt bằng (nếu có): Khoảng 15.000.000 – 20.000.000 đồng cho 2 – 3 tháng;
Nhập hàng hóa ban đầu: Khoảng 20.000.000 đồng;
Kệ trưng bày, quầy tính tiền, phần mềm bán hàng: Khoảng 10.000.000 đồng;
Thiết kế bảng hiệu, tủ mát, đèn chiếu sáng: Khoảng 10.000.000 đồng;
Dự phòng vốn xoay vòng: Khoảng 10.000.000 đồng.
4. 10 kinh nghiệm mở cửa hàng tạp hoá đông khách
Để cửa hàng hoạt động hiệu quả và hợp pháp, bạn cần chuẩn bị không chỉ vốn và nguồn hàng mà còn cả những điều kiện mang tính pháp lý, vận hành và chiến lược lâu dài. Dưới đây là những yếu tố then chốt mà bạn nên nắm kỹ trước khi bắt đầu.
4.1. Tên hộ kinh doanh
Đặt tên không chỉ để phân biệt cửa hàng mà còn là một bước bắt buộc trong hồ sơ pháp lý. Tên hộ kinh doanh cần bao gồm cụm từ “Hộ kinh doanh” + Tên riêng. Phần tên riêng có thể tự đặt, miễn không chứa từ ngữ phản cảm, trái với thuần phong mỹ tục, và không được sử dụng các cụm như “công ty”, “doanh nghiệp”.
Lưu ý quan trọng là tên không được trùng với bất kỳ hộ kinh doanh nào đã đăng ký trong cùng huyện. Bạn nên kiểm tra trước trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký kinh doanh hoặc nhờ đơn vị dịch vụ hỗ trợ tra cứu để tránh bị từ chối hồ sơ.
Tên hộ kinh doanh phải duy nhất trong phạm vi cấp huyện và tuân thủ quy định đặt tên theo pháp luật
4.2. Địa điểm kinh doanh
Bạn nên khảo sát lưu lượng người qua lại vào các khung giờ cao điểm và lưu ý đến ánh sáng, độ thông thoáng, an toàn khu vực. Nếu mở cửa hàng tại nhà, hãy đảm bảo khu vực buôn bán tách biệt, dễ nhận diện từ xa để tránh gây nhầm lẫn hoặc giảm mức độ chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Địa chỉ phải rõ ràng, có thể xác minh và được phép sử dụng cho mục đích kinh doanh. Bạn không được dùng địa chỉ tại phòng trọ, chung cư để ở hoặc nhà không có số chính thức để đăng ký.
Nếu sau này mở rộng quy mô và có nhiều điểm bán, bạn vẫn cần chỉ định một địa điểm chính để làm trụ sở hộ kinh doanh. Với các địa điểm phụ thì phải gửi thông báo đến cơ quan quản lý thuế và quản lý thị trường tại địa phương để tránh bị xử phạt.
Nên ưu tiên đặt cửa hàng ở khu vực đông dân cư, gần trường học, chợ hoặc khu trọ
4.3. Vốn kinh doanh
Pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu cho hộ kinh doanh, tuy nhiên bạn bắt buộc phải kê khai con số cụ thể khi nộp hồ sơ. Thực tế, việc kê khai vốn có ảnh hưởng đến cách tính thuế khoán, vì vậy nhiều người chọn mức vốn hợp lý, đủ để phản ánh quy mô mà không gây áp lực tài chính. Mức vốn kê khai nên từ 50.000.000 – 100.000.000 đồng là hợp lý với mô hình tạp hóa tại gia hoặc mặt bằng nhỏ. Ngoài ra bạn cũng nên lập kế hoạch sử dụng vốn mở cửa hàng tạp hoá nhỏ chi tiết, ví dụ:
Thuê mặt bằng (nếu có): Khoảng 15.000.000 – 20.000.000 đồng cho 2 – 3 tháng;
Nhập hàng hóa ban đầu: Khoảng 20.000.000 đồng;
Kệ trưng bày, quầy tính tiền, phần mềm bán hàng: Khoảng 10.000.000 đồng;
Thiết kế bảng hiệu, tủ mát, đèn chiếu sáng: Khoảng 10.000.000 đồng;
Dự phòng vốn xoay vòng: Khoảng 10.000.000 đồng.
Chuẩn bị vốn hợp lý giúp vận hành cửa hàng ổn định ban đầu
4.4. Kê khai và nộp thuế
Ngay sau khi được cấp giấy đăng ký hộ kinh doanh, bạn sẽ được gắn mã số thuế cá nhân và trở thành đối tượng phải kê khai, nộp thuế theo đúng quy định. Hộ kinh doanh tạp hóa thường chịu 3 loại thuế chính:
Thuế GTGT theo phương pháp khoán: Áp dụng nếu doanh thu trên 100 triệu đồng/năm;
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) khoán: Tính dựa trên tỷ lệ phần trăm doanh thu.
4.5. Khảo sát nhu cầu thực tế tại khu vực kinh doanh
Trước khi mở cửa hàng, bạn cần thực hiện là khảo sát kỹ hành vi tiêu dùng tại khu vực dự định kinh doanh. Thay vì chỉ quan sát đối thủ, hãy trực tiếp khảo sát cư dân xung quanh bằng các hình thức như phỏng vấn ngắn, trò chuyện thân mật hoặc gửi bảng hỏi đơn giản. Từ đó, bạn sẽ hiểu được nhu cầu thực sự về hàng hóa, tần suất mua sắm và mức giá trung bình mà người dân sẵn sàng chi trả.
Đây cũng là cách để đánh giá khoảng trống thị trường, chẳng hạn như có thiếu sản phẩm dành cho trẻ em, thực phẩm tiện lợi hay đồ gia dụng cơ bản. Ngoài ra việc nắm được tệp khách chính (công nhân, sinh viên, gia đình trẻ…) sẽ giúp bạn xây dựng danh mục hàng hóa tối ưu và lựa chọn phong cách phục vụ phù hợp.
Khảo sát thực tế giúp chọn đúng hàng hóa và định giá phù hợp
4.6. Chọn nhà cung cấp đáng tin cậy, hỗ trợ linh hoạt
Nguồn hàng là yếu tố quyết định sự ổn định và cạnh tranh của cửa hàng. Ngoài giá cả, bạn cần đánh giá kỹ các tiêu chí khác như độ đều của chất lượng hàng hóa, tần suất giao hàng, chính sách công nợ, khả năng hỗ trợ khi hàng lỗi hoặc tồn đọng. Trong giai đoạn đầu, nên thử làm việc với 2 – 3 nhà cung cấp để có cơ sở so sánh và lựa chọn.
Đừng ngại đề xuất chương trình chiết khấu theo sản lượng hoặc hỗ trợ POSM (kệ trưng bày, bảng quảng cáo) nếu đạt sản lượng cam kết. Bên cạnh các nhà phân phối lớn, bạn có thể tìm nguồn hàng đặc trưng từ chợ đầu mối hoặc các nhà sản xuất địa phương để tạo điểm khác biệt cho cửa hàng.
Nên so sánh kỹ giữa các nhà cung cấp về giá cả, chất lượng hàng hóa, khả năng giao hàng đúng hạn và chính sách hỗ trợ khi hàng bị lỗi hoặc tồn đọng
4.7. Sắp xếp hàng hóa khoa học để tối ưu trải nghiệm mua sắm
Hàng hóa trong cửa hàng không chỉ cần đầy đủ mà còn phải được trưng bày hợp lý để kích thích hành vi mua hàng và tiết kiệm thời gian tìm kiếm cho khách. Những sản phẩm tiêu dùng nhanh như snack, nước ngọt, bánh mì nên được đặt gần quầy thu ngân hoặc các vị trí bắt mắt ngang tầm mắt.
Sản phẩm theo nhóm ngành nên được phân vùng rõ ràng như thực phẩm khô, hóa mỹ phẩm, đồ dùng gia đình, gia vị, sữa,… mỗi nhóm nên đi kèm bảng phân loại nhỏ. Những mặt hàng chiếm thể tích lớn (bột giặt, nước xả vải, dầu ăn) nên được đặt dưới thấp để dễ lấy, tránh làm lộn xộn không gian.
Sắp xếp theo nhóm sản phẩm giúp khách dễ tìm, dễ chọn sản phẩm
4.8. Tự thiết lập quy trình để phòng ngừa rủi ro
Rủi ro trong vận hành cửa hàng tạp hóa không nằm ở các biến động lớn mà thường đến từ những lỗi nhỏ tích lũy dần như thiếu hụt hàng hóa, giao nhầm sản phẩm, mất cắp vặt, ghi nợ không kiểm soát. Do đó, bạn cần sớm thiết lập quy trình kiểm kho, kiểm quầy và xử lý sự cố dù cửa hàng chỉ có một người bán.
Một vài biện pháp đơn giản nhưng hiệu quả gồm: chốt tồn kho cuối mỗi tuần, sử dụng bảng ghi nợ rõ ràng, không cho khách nợ quá một mức cụ thể, kiểm soát tồn bằng mã vạch hoặc phần mềm quản lý cơ bản. Việc cài đặt camera quan sát và có nội quy nội bộ rõ ràng cũng là bước quan trọng giúp cửa hàng duy trì hoạt động minh bạch và ổn định lâu dài.
4.9. Thiết lập bảng giá công khai và rõ ràng
Một trong những điểm khiến khách hàng cảm thấy yên tâm khi mua tại cửa hàng là có bảng giá rõ ràng. Nếu mỗi lần hỏi phải tra cứu hay “tính miệng”, bạn không chỉ mất thời gian mà còn dễ gây mất lòng tin. Hãy chuẩn bị bảng giá dán trực tiếp trên kệ hoặc dùng phần mềm có tính năng in tem nhãn tự động.
Với nhóm hàng dễ thay đổi giá như sữa, dầu ăn, đường, nước uống… bạn nên cập nhật giá hàng tuần và thông báo cho khách thường xuyên. Việc công khai bảng giá giúp cửa hàng tạo hình ảnh chuyên nghiệp, minh bạch, đặc biệt khi cạnh tranh với siêu thị hoặc cửa hàng tiện lợi xung quanh.
4.10. Quản lý hàng hóa, chú ý hạn sử dụng, tránh tồn hàng quá date
Vì tạp hóa có rất nhiều sản phẩm tiêu dùng ngắn hạn như thực phẩm, sữa, bánh kẹo, gia vị… nên nếu không để ý hạn sử dụng, bạn rất dễ gặp rủi ro bị tồn hàng hết date, gây thiệt hại trực tiếp. Vì vậy khi nhập hàng, hãy kiểm tra kỹ ngày sản xuất, hạn sử dụng và ưu tiên bán hàng cận date trước.
Hàng nào sắp hết hạn trong vòng 1 – 2 tháng nên tách riêng, dán nhãn ưu đãi hoặc giảm giá nhẹ để đẩy nhanh vòng quay. Với các nhà cung cấp uy tín, bạn có thể thương lượng đổi trả hàng cận date nếu không bán kịp, điều này nên được làm rõ trong lúc đàm phán nguồn hàng ban đầu.
Lưu ý luôn kiểm tra hạn dùng trước khi nhập và trưng bày hàng hóa
Mở cửa hàng tạp hóa vẫn luôn là lựa chọn an toàn và bền vững nếu bạn chuẩn bị kỹ về nguồn vốn, mặt bằng, nguồn hàng, kỹ năng bán hàng và kiến thức quản trị. Thành công không đến từ quy mô lớn hay đầu tư rầm rộ mà nằm ở cách bạn hiểu khách hàng, linh hoạt thích ứng và giữ uy tín lâu dài trong từng giao dịch nhỏ.
Nếu bạn đang có ý định xin giấy phép kinh doanh tạp hóa và cần hỗ trợ các thủ tục pháp lý, đăng ký hộ kinh doanh, hãy liên hệ Kế toán Apolo để được tư vấn trọn gói – đúng luật – tiết kiệm chi phí.
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DOANH NGHIỆP APOLO
Địa chỉ: Lầu 1, Số 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, phường Thạnh Mỹ Tây, TP. HCM
Luật sư cộng tác tại Kế toán Apolo với hơn 6+ năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thành lập công ty, thành lập hộ kinh doanh, thay đổi giấy phép kinh doanh...
Liên hệ với chúng tôi
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DOANH NGHIỆP APOLO
Lầu 1, số 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, phường Thạnh Mỹ Tây (quận Bình Thạnh cũ), Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
