MỞ TRUNG TÂM GIỚI THIỆU VIỆC LÀM: THỦ TỤC & ĐIỀU KIỆN CẦN BIẾT

Nhu cầu tìm kiếm việc làm của người lao động và tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp luôn ở mức cao. Điều này mở ra cơ hội lớn cho những ai muốn mở trung tâm giới thiệu việc làm. Tuy nhiên, để hoạt động hợp pháp và hiệu quả, các tổ chức, cá nhân cần nắm rõ các thủ tục pháp lý cũng như điều kiện cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình thành lập công ty giới thiệu việc làm, từ yêu cầu pháp lý đến các bước thực hiện.

1. Trung tâm dịch vụ việc làm là gì?

Trung tâm dịch vụ việc làm là đơn vị sự nghiệp công lập, có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ liên quan đến việc làm cho người lao động và người sử dụng lao động. Theo khoản 1 Điều 37 Luật Việc làm 2013, trung tâm dịch vụ việc là đơn vị sự nghiệp công lập, bao gồm:

• Trung tâm dịch vụ việc làm do cơ quan quản lý nhà nước thành lập như Sở Lao động – Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố.
• Trung tâm dịch vụ việc làm do tổ chức chính trị – xã hội thành lập như Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam

Các trung tâm giới thiệu việc làm này đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối cung cầu lao động, tư vấn, giới thiệu việc làm, hỗ trợ đào tạo nghề, bảo hiểm thất nghiệp và thực hiện các chương trình việc làm theo chính sách của Nhà nước.

2. Điều kiện mở trung tâm giới thiệu việc làm

Việc thành lập và hoạt động của trung tâm giới thiệu việc làm được quy định trong các văn bản pháp luật sau:

• Luật Việc làm năm 2013
• Luật Doanh nghiệp 2020
• Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp
• Nghị định số 23/2021/NĐ-CP ngày 19/3/2021 của Chính phủ quy định chi tiết khoản 3 Điều 37 và Điều 39 của Luật Việc làm về trung tâm dịch vụ việc làm, doanh nghiệp hoạt động dịch vụ việc làm

2.1. Điều kiện về trụ sở chính

Doanh nghiệp phải có địa điểm đặt trụ sở chính hoặc chi nhánh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp để tổ chức các hoạt động dịch vụ việc làm. 

Nếu doanh nghiệp không có địa điểm thuộc quyền sở hữu của mình, thì doanh nghiệp phải có hợp đồng thuê địa điểm để tổ chức các hoạt động dịch vụ việc làm với thời hạn thuê ổn định từ 03 năm (36 tháng) trở lên.

Doanh nghiệp phải có địa điểm đặt trụ sở chính rõ ràng

2.2. Điều kiện về vốn ký quỹ

Doanh nghiệp đăng ký ngành nghề về dịch vụ việc làm phải đã thực hiện ký quỹ 300.000 đồng (bằng chữ là ba trăm triệu đồng) tại ngân hàng thương mại.

Vốn ký quỹ này nhằm đảm bảo trách nhiệm tài chính của doanh nghiệp đối với các hoạt động dịch vụ việc làm, bảo vệ quyền lợi của người lao động và các bên liên quan.

2.3. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ việc làm phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Là người quản lý doanh nghiệp theo quy định tại Khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp năm 2020. 

• Có trình độ chuyên môn hoặc kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ việc làm: Phải có trình độ đại học trở lên hoặc phải là người đã có thời gian trực tiếp làm chuyên môn hoặc quản lý dịch vụ việc làm hoặc cung ứng lao động từ đủ 02 năm (24 tháng) trở lên trong thời hạn 05 năm liền kề trước khi doanh nghiệp đề nghị cấp giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm.

• Không thuộc các trường hợp bị cấm theo quy định của pháp luật, bao gồm:

• • Đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; 
  • Là người đang bị tạm giam; 
  • Đang chấp hành hình phạt tù; 
  • Người đang chấp hành các biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc; 
  • Người trốn khỏi nơi cư trú; 
  • Người bị hạn chế hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức và làm chủ hành vi;
  • Người bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm các công việc liên quan đến dịch vụ việc làm.

2.4. Điều kiện về tổ chức bộ máy nhân sự 

Công ty giới thiệu việc làm có tối thiểu 03 nhân sự với các tiêu chuẩn sau:

• Có trình độ cao đẳng trở lên trong các lĩnh vực phù hợp với hoạt động dịch vụ việc làm;
• Không bị hạn chế về năng lực hành vi dân sự;
• Có lý lịch đầy đủ, rõ ràng và không thuộc các trường hợp bị cấm theo quy định của pháp luật.

Trung tâm giới thiệu việc làm cần tối thiểu 3 nhân sự có chuyên môn về tuyển dụng việc làm

Bên cạnh đó, với sự mở rộng của thị trường lao động, nhu cầu kết nối giữa doanh nghiệp và người lao động ngày càng lớn, đặc biệt trong các lĩnh vực yêu cầu an ninh cao như ngân hàng, trung tâm thương mại, hay khu công nghiệp. Điều này không chỉ thúc đẩy sự phát triển của các trung tâm giới thiệu việc làm mà còn mở ra cơ hội cho những ai muốn thành lập công ty bảo vệ nhằm cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu thị trường.

Nếu đang quan tâm đến lĩnh vực này, quý khách có thể tham khảo kinh nghiệm mở công ty bảo vệ để có sự chuẩn bị tốt nhất trước khi khởi nghiệp.

3. Thủ tục thành lập trung tâm giới thiệu việc làm

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty môi giới việc làm

Điều 21, Điều 22, Điều 23, Điều 24 Nghị định 01/2021/NĐ-CP và chuẩn bị hồ sơ tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp:

Bước 2: Nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị hồ sơ, người thành lập công ty hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính theo phương thức qua mạng thông tin điện tử tại địa chỉ dangkyquamang.dkkd.gov.vn/

Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trình tự thực hiện: 

• Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực và thanh toán phí trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Sau khi gửi hồ sơ, người nộp nhận Giấy biên nhận hồ sơ qua mạng thông tin điện tử.
• Từ 3 – 5 ngày làm việc, Sở KH&ĐT sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và con dấu công ty nếu hồ sơ hợp lệ, hoặc văn bản bổ sung, sửa đổi nếu hồ sơ chưa hợp lệ.
• Nếu chưa đủ, sẽ gửi yêu cầu sửa đổi qua mạng.

Bước 3: Hoàn thành nghĩa vụ thuế 

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần thực hiện các nghĩa vụ thuế theo quy định, bao gồm:

• Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu và tờ khai thuế môn bài tại Chi cục Thuế quản lý nơi đặt trụ sở.
• Treo bảng hiệu công ty có đầy đủ thông tin doanh nghiệp, để thuế đi kiểm tra và duyệt cho xuất hóa đơn VAT.
• Mua thiết bị chữ ký số để khai thuế, đóng thuế, xuất hóa đơn, kê khai BHXH, Hải quan…
• Mua gói hóa đơn điện tử về phát hành, nếu có nhu cầu xuất hóa đơn VAT.
• Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty và đăng ký tài khoản lên thuế.

Bước 4: Xác định người hỗ trợ kế toán thuế cho công ty

Công ty có hoạt động hay chưa thì vẫn phải có kế toán để hỗ trợ khai báo thuế định kỳ:

• Công ty tự làm kế toán thuế.
• Công ty thuê nhân viên kế toán nội bộ về làm việc, trả lương thưởng bảo hiểm xã hội, phúc lợi mỗi tháng.
• Công ty thuê Kế toán dịch vụ, trả phí mỗi tháng chỉ bằng 1/10 so với việc thuê kế toán nội bộ.

Ngoài lĩnh vực môi giới việc làm, ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa cũng đang phát triển mạnh mẽ. Nếu quý khách đang quan tâm đến việc khởi nghiệp trong lĩnh vực này, có thể tham khảo bài viết THÀNH LẬP CÔNG TY GIAO HÀNG: QUY TRÌNH VÀ THỦ TỤC CHI TIẾT để tìm hiểu về các bước chuẩn bị và điều kiện cần thiết.

4. Thủ tục đăng ký giấy phép hoạt động trung tâm giới thiệu việc làm

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Theo điều 17 Nghị định số 23/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký giấy phép hoạt động trung tâm giới thiệu việc làm bao gồm:

(1) Văn bản đề nghị cấp giấy phép của doanh nghiệp theo Mẫu số 02 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 23/2021/NĐ-CP; 

(2) Bản sao có chứng thực hoặc bản sao nhưng khi đi nộp có xuất trình bản gốc để đối chiếu Giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc hợp đồng thuê địa điểm với thời hạn từ 3 năm trở lên (01 bản); 

(3) Giấy chứng nhận tiền ký quỹ hoạt động dịch vụ việc làm theo Mẫu số 03 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 23/2021/NĐ-CP; 

(4) Bản lý lịch tự thuật của người đại diện theo pháp theo pháp luật của doanh nghiệp theo Mẫu số 04 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 23/2021/NĐ-CP;

(5) Phiếu lý lịch tư pháp số 01 của người đại diện theo pháp luật

• Nếu là người nước ngoài, cần phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương đương từ nước ngoài.
• Giấy tờ phải cấp trong vòng 06 tháng, dịch sang tiếng Việt, chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự.

(6) Bằng cấp chuyên môn hoặc kinh nghiệm quản lý của người đại diện theo pháp luật.

• Bản sao có chứng thực hoặc bản chính để đối chiếu.
• Các giấy tờ chứng minh kinh nghiệm gồm: 

• Hợp đồng lao động/hợp đồng làm việc; 
• Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, giao nhiệm vụ; 
• Quyết định bổ nhiệm hoặc văn bản công nhận kết quả bầu; 
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (nếu đã là đại diện pháp luật của doanh nghiệp dịch vụ việc làm).

Bước 2: Nộp hồ sơ 

Việc nộp hồ sơ đúng quy định và đầy đủ giấy tờ sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn tất thủ tục cấp phép để đi vào hoạt động hợp pháp.

• Nộp 01 bộ hồ sơ trên đến Sở lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để đề nghị cấp giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm. 
• Sở lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ giấy tờ mà doanh nghiệp đã nộp và cấp cho doanh nghiệp giấy biên nhận có ghi rõ ngày, tháng, năm nhận hồ sơ của doanh nghiệp.
• Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày Sở lao động – Thương binh và Xã hội nhận đủ hồ sơ hợp lệ từ doanh nghiệp thì sở có trách nhiệm xem xét, cấp giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm. 
• Đối với những trường hợp từ chối không cấp giấy phép thì phải có văn bản trả lời cho doanh nghiệp có nêu rõ lý do từ chối.

5. Kinh nghiệm mở trung tâm dịch vụ việc làm

5.1. Nắm rõ quy định pháp lý khi vận hành trung tâm

• Tìm hiểu các quy định của pháp luật: Nghiên cứu Luật Việc làm 2013, Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 23/2021/NĐ-CP, cùng các văn bản hướng dẫn liên quan đến điều kiện và hoạt động dịch vụ việc làm.
• Đảm bảo người đại diện theo pháp luật đáp ứng đủ điều kiện: Có trình độ chuyên môn hoặc kinh nghiệm quản lý dịch vụ việc làm theo quy định và có lý lịch tư pháp rõ ràng, không thuộc diện bị cấm quản lý doanh nghiệp.
• Thực hiện thủ tục cấp phép đúng quy trình: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng quy định. Nộp hồ sơ và theo dõi quá trình xét duyệt để tránh vi phạm pháp luật hoặc bị từ chối cấp phép do thiếu sót hồ sơ.

5.2. Đầu tư vào cơ sở vật chất, chọn văn phòng ở vị trí thuận tiện

• Chọn vị trí văn phòng hợp lý: Đảm bảo văn phòng ở vị trí thuận tiện, gần các khu dân cư, giao thông công cộng, dễ dàng cho cả nhà tuyển dụng và người lao động tìm đến.
• Trang bị cơ sở vật chất đầy đủ: Cần máy tính, điện thoại, phần mềm quản lý ứng viên và hồ sơ doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả công việc.
• Không gian làm việc chuyên nghiệp: Đảm bảo không gian văn phòng sạch sẽ, gọn gàng, hiện đại, tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.

Xây dựng văn phòng chuyên nghiệp sẽ đẻ lại ấn tượng tốt với người lao động và người sử dụng lao động

5.3. Xây dựng mạng lưới tuyển dụng đa dạng, rộng khắp

• Kết nối với doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực: Để tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho ứng viên.
• Hợp tác với các trường học, tổ chức nghề nghiệp: Để tiếp cận nguồn lao động tiềm năng từ sinh viên và những người tìm kiếm việc làm có kỹ năng.
• Cập nhật chính sách mới từ cơ quan quản lý lao động: Xây dựng mối quan hệ bền vững với các cơ quan quản lý lao động để nắm bắt chính sách pháp luật mới, tạo cơ hội hợp tác trong việc thực hiện nghĩa vụ về việc làm cho người lao động.

5.4. Ứng dụng công nghệ vào vận hành

• Sử dụng phần mềm quản lý ứng viên: Tối ưu quy trình tuyển dụng, lưu trữ thông tin ứng viên, theo dõi tiến độ phỏng vấn, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
• Phát triển website và fanpage chuyên nghiệp: Để đăng tin tuyển dụng, nhận hồ sơ online, tiếp cận ứng viên và doanh nghiệp tiềm năng.
  
• Tận dụng AI & chatbot: Triển khai chatbot tự động để hỗ trợ trả lời câu hỏi của ứng viên, giúp quá trình tìm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Ứng dụng AI để gợi ý việc làm phù hợp cho ứng viên dựa trên hồ sơ và kỹ năng.

5.5. Xây dựng chiến lược marketing hiệu quả

• Quảng bá trung tâm trên mạng xã hội, Google Ads & SEO: Để tiếp cận doanh nghiệp tuyển dụng và người lao động.
• Tổ chức hội thảo, webinar về cơ hội việc làm: Mời chuyên gia nhân sự, nhà tuyển dụng tham gia để thu hút sinh viên, người lao động tham dự để mở rộng tệp khách hàng.
• Hợp tác với KOLs trong lĩnh vực nhân sự: Mời chuyên gia nhân sự, người có ảnh hưởng trên mạng xã hội quảng bá dịch vụ giúp xây dựng thương hiệu uy tín.

5.6. Tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp

• Tuyển dụng nhân viên tư vấn có kinh nghiệm: Lựa chọn chuyên viên có nền tảng về nhân sự, tuyển dụng, tư vấn nghề nghiệp. Ưu tiên người có kỹ năng giao tiếp tốt, am hiểu thị trường lao động.
• Đào tạo chuyên sâu về kỹ năng tư vấn: Cung cấp khóa đào tạo về kỹ năng giao tiếp, tư vấn nghề nghiệp, xử lý tình huống. Hướng dẫn nhân viên cách đánh giá ứng viên, tư vấn đúng nhu cầu nhà tuyển dụng.
• Xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp: Tạo môi trường làm việc thân thiện, hỗ trợ lẫn nhau để nâng cao hiệu quả công việc. Đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu, giúp tạo uy tín với khách hàng.

Để trung tâm giới thiệu việc làm phát triển bền vững, doanh nghiệp cần tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp

5.7. Lưu ý mức thu phí đúng luật khi giới thiệu việc làm

Theo khoản 4 điều 39 luật Việc làm năm 2013 thì doanh nghiệp hoạt động dịch vụ việc làm được thu phí theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí và mức thu phí. Theo đó:

• Chỉ thu phí đối với người sử dụng lao động, mức thu khi tư vấn tuyển dụng không quá 20.000 đồng
• Mức thu phí khi giới thiệu việc làm: Không quá 20% tiền lương 1 tháng lương đầu ghi trong hợp đồng lao động.

6. Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Mã ngành nghề trung tâm giới thiệu việc làm bao nhiêu?

Đối với hoạt động dịch vụ việc làm thì doanh nghiệp sẽ đăng ký mã ngành 7810 – Hoạt động của các trung tâm, đại lý tư vấn, giới thiệu và môi giới lao động, việc làm

Câu 2: Vốn tối thiểu để mở trung tâm giới thiệu việc làm bao nhiêu?

Theo quy định của Nghị định 52/2014/NĐ-CP khi mở công ty giới thiệu việc làm, doanh nghiệp phải ký quỹ 300.000.000 VNĐ (Ba trăm triệu đồng) và doanh nghiệp được hưởng lãi suất theo quy định của Ngân hàng.  

Mở trung tâm giới thiệu việc làm không chỉ là cơ hội kinh doanh tiềm năng mà còn góp phần giải quyết bài toán lao động việc làm hiện nay. Để hoạt động hợp pháp và bền vững, các cá nhân, tổ chức cần nắm rõ các điều kiện và tuân thủ đầy đủ thủ tục pháp lý. Hy vọng những thông tin mà Kế toán Apolo chia sẻ sẽ giúp quý khách hàng chuẩn bị tốt hơn cho quá trình thành lập trung tâm, tạo nền tảng vững chắc để kết nối người lao động với doanh nghiệp một cách hiệu quả!

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DOANH NGHIỆP APOLO

• Địa chỉ: Lầu 1, số 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

• Email: phaplyapolo@gmail.com

• Điện thoại: 028 3535 5905

• Hotline/ Zalo: 0938 249 246