MỞ CÔNG TY CUNG ỨNG NHÂN LỰC: ĐIỀU KIỆN, THỦ TỤC VÀ QUY TRÌNH

Hiện nay, nguồn nhân lực là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Chính vì vậy, dịch vụ cung ứng nhân lực ngày càng phát triển mạnh mẽ. Để mở công ty cung ứng nhân lực, quý khách cần đáp ứng đầy đủ các quy định nghiêm ngặt của pháp luật hiện hành. Nếu quý khách đang quan tâm đến lĩnh vực này, bài viết dưới đây sẽ giúp quý khách hiểu rõ các điều kiện, quy trình xin cấp phép và những kinh nghiệm để khởi nghiệp thành công.

1. Công ty cung ứng nhân lực là gì?

Công ty cung ứng nhân lực (hay còn gọi là công ty cho thuê lại lao động) là doanh nghiệp chuyên cung cấp lao động cho các tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng lao động tạm thời hoặc dài hạn. Đây là một mô hình kinh doanh trong đó người lao động ký hợp đồng với công ty cung ứng nhân lực nhưng làm việc tại một đơn vị khác theo sự điều động của đơn vị đó.

Theo Khoản 1 Điều 52 Bộ luật Lao động 2019, hoạt động cho thuê lại lao động là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, chỉ được thực hiện bởi các doanh nghiệp có giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động. Đồng thời, hoạt động này chỉ áp dụng đối với một số công việc nhất định, thường là những công việc có tính chất tạm thời, thời vụ hoặc đòi hỏi nguồn nhân lực linh hoạt.

Công ty cung ứng nhân lực mang đến nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp sử dụng lao động và người lao động.

• Đối với doanh nghiệp: Giúp nhanh chóng có được nguồn nhân lực phù hợp để đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh mà không mất nhiều thời gian và chi phí tuyển dụng, đào tạo hay quản lý nhân sự. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể linh hoạt điều chỉnh số lượng lao động theo tình hình thực tế, tối ưu hóa hiệu suất làm việc;
• Đối với người lao động: Công ty cung ứng nhân lực tạo cơ hội tiếp cận nhiều công việc khác nhau, mở rộng kinh nghiệm và phát triển sự nghiệp. Hơn nữa, người làm động vẫn được đảm bảo quyền lợi theo hợp đồng với công ty cung ứng nhân lực, giúp họ có sự ổn định và an tâm trong quá trình làm việc.

Công ty cung ứng lao động chuyên cung cấp lao động cho các tổ chức, doanh nghiệp

2. Điều kiện mở công ty cung ứng nhân lực

2.1. Điều kiện về tên công ty

Tên công ty cung ứng lao động phải có đủ 2 thành tố: Loại hình công ty + Tên riêng. Tên này không trùng hoặc gây nhầm lẫn với các công ty đã đăng ký trước đó trên phạm vi toàn quốc. Ngoài ra, tên công ty không vi phạm văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục và không sử dụng tên của cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế xã hội để đặt tên công ty nếu chưa được sự cho phép của các cơ quan này.

Doanh nghiệp nên đặt tên công ty liên quan đến ngành nghề kinh doanh để khách hàng dễ tìm kiếm và dễ nhớ hơn. Ví dụ: Công ty TNHH cung ứng lao động An Bình.

2.2. Điều kiện về địa chỉ trụ sở công ty

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp và Điều 3 Luật Nhà ở 2023, trụ sở chính của doanh nghiệp cần thỏa mãn các điều kiện sau:

• Có địa chỉ rõ ràng cụ thể, bao gồm: Số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương);
• Không được đăng ký địa chỉ trụ sở công ty tại chung cư, nhà tập thể hoặc những nơi chỉ có chức năng để ở;
• Doanh nghiệp nên lựa chọn địa chỉ hợp pháp như: nhà riêng (có sổ đỏ), địa chỉ của tòa nhà văn phòng và những nơi có chức năng kinh doanh thương mại.

2.3. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật

Theo Điều 21 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thực hiện hoạt động cho thuê lại lao động phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Là người quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp;
• Không có án tích;
• Đã có thời gian trực tiếp làm chuyên môn hoặc quản lý về cho thuê lại lao động hoặc cung ứng lao động từ đủ 03 năm (36 tháng) trở lên trong thời hạn 05 năm liền kề trước khi đề nghị cấp giấy phép.

Người đại diện theo pháp luật của công ty cung ứng nhân lực phải đảm bảo các tiêu chí theo quy định

2.4. Điều kiện về vốn

Các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ cung ứng lao động phải thực hiện ký quỹ tại ngân hàng nơi doanh nghiệp đăng ký mở tài khoản. Theo Điều 21 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, số tiền ký quỹ bắt buộc là 2 tỷ đồng. Điều này nhằm đảm bảo khả năng tài chính của doanh nghiệp và bảo vệ quyền lợi của người lao động trong trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng các cam kết.

2.5. Điều kiện về mã ngành nghề

Doanh nghiệp cần đăng ký mã ngành phù hợp với lĩnh vực cung ứng nhân lực theo quy định của pháp luật. Việc lựa chọn đúng mã ngành giúp đảm bảo tính pháp lý và thuận lợi trong hoạt động kinh doanh. Dưới đây là các mã ngành liên quan đến doanh nghiệp cung ứng nhân lực:

3. Thủ tục thành lập công ty cung ứng nhân lực

Bước 1: Soạn thảo & Chuẩn bị hồ sơ mở công ty cung ứng nhân lực

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

a) Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp.

b) Điều lệ công ty.

c) CCCD/ Căn cước/ Hộ chiếu (bản sao có chứng thực) của:

• Người đại diện theo pháp luật;
• Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH 1 thành viên);
• Chủ doanh nghiệp tư nhân (đối với doanh nghiệp tư nhân);
• Thành viên góp vốn, cổ đông (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần).

d) Danh sách thành viên/cổ đông (Áp dụng với công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần).

e) Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (Nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật của công ty).

Bước 2: Nộp hồ sơ và nhận giấy phép kinh doanh

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến (online) tại trang Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc:
  • Nếu hồ sơ hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ tiến hành cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
  • Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ có thông báo để bổ sung, chỉnh sửa.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến và sẽ được Sở Kế hoạch và Đầu tư phản hồi sau 3 ngày làm việc

Bước 3: Hoàn thành nghĩa vụ thuế 

Doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục thuế sau:

• Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu và tờ khai thuế môn bài;
• Treo bảng hiệu công ty để thuế đi kiểm tra và duyệt cho xuất hóa đơn VAT;
• Mua thiết bị chữ ký số để khai thuế, đóng thuế, xuất hóa đơn, kê khai BHXH, Hải quan…;
• Mua gói hóa đơn điện tử về phát hành, nếu có nhu cầu xuất hóa đơn VAT;
• Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty và đăng ký tài khoản lên thuế.

Bước 4: Xác định người hỗ trợ kế toán thuế cho công ty

Dù đã đi vào hoạt động hay chưa, công ty vẫn cần kế toán hỗ trợ khai báo thuế định kỳ. Doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Tự làm kế toán thuế (nếu có đủ nhân sự và kinh nghiệm);
• Thuê nhân viên kế toán nội bộ, đảm bảo trả lương, đóng BHXH, phúc lợi hàng tháng;
• Thuê kế toán dịch vụ, với chi phí chỉ bằng 1/10 so với thuê kế toán nội bộ.

4. Thủ tục xin cấp giấy phép cho thuê lại lao động

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thực hiện nghĩa vụ ký quỹ, để tiến hành hoạt động cung ứng lao động, công ty cần tiến hành thủ tục xin Giấy phép cho thuê lại lao động.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Theo Điều 24 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, hồ sơ xin cấp giấy phép bao gồm:

a) Văn bản đề nghị cấp giấy phép (Mẫu số 05/PLIII Phụ lục III).

b) Bản lý lịch tự thuật của người đại diện theo pháp luật (Mẫu số 07/PLIII Phụ lục III).

c) Phiếu lý lịch tư pháp số 1 của người đại diện theo pháp luật:

• Nếu là người nước ngoài không thuộc đối tượng cấp phiếu lý lịch tư pháp số 1 tại Việt Nam thì thay thế bằng phiếu lý lịch tư pháp của quốc gia mang quốc tịch;
• Các văn bản này phải được cấp trước ngày nộp hồ sơ không quá 06 tháng, nếu bằng tiếng nước ngoài thì phải dịch sang tiếng Việt, chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự.

d) Văn bản chứng minh thời gian trực tiếp làm chuyên môn hoặc quản lý về cho thuê lại lao động của người đại diện theo pháp luật, gồm một trong các tài liệu sau:

• Bản sao chứng thực từ bản chính hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, giao nhiệm vụ;
• Bản sao chứng thực từ bản chính quyết định bổ nhiệm hoặc văn bản công nhận kết quả bầu (đối với người làm việc theo chế độ bổ nhiệm/bầu cử);
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (nếu là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cho thuê lại hoặc cung ứng lao động);
• Các văn bản nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt, chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

e) Giấy chứng nhận tiền ký quỹ hoạt động cho thuê lại lao động (Mẫu số 01/PLIII Phụ lục III).

Doanh nghiệp phải chuẩn bị các giấy tờ trên để mở công ty cung ứng nhân lực thuận lợi nhất

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp gửi một bộ hồ sơ theo quy định tại Điều 24 Nghị định 145/2020/NĐ-CP đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để đề nghị cấp giấy phép.

Sau khi kiểm tra đủ giấy tờ quy định tại Điều 24 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp giấy biên nhận ghi rõ ngày, tháng, năm nhận hồ sơ đề nghị cấp giấy phép.

Trong thời hạn 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ bảo đảm theo quy định, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thẩm tra, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp giấy phép đối với doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ không bảo đảm theo quy định, trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có văn bản yêu cầu doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ.

5. Kinh nghiệm mở công ty cung ứng nhân lực

Việc mở công ty cung ứng nhân lực đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về thị trường, pháp lý, nhân sự và tài chính. Dưới đây là những kinh nghiệm quan trọng giúp quý khách khởi nghiệp thành công trong lĩnh vực này.

5.1. Tìm hiểu thị trường & xác định lĩnh vực cung ứng nhân lực

Xác định đối tượng khách hàng

Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu nhân sự khác nhau, do đó việc xác định rõ nhóm khách hàng mục tiêu là rất quan trọng. Các lĩnh vực chính cần nhân lực bao gồm:

• Doanh nghiệp sản xuất: Thường cần lao động phổ thông, công nhân thời vụ để đáp ứng nhu cầu sản xuất theo mùa vụ hoặc gia tăng đơn hàng.
• Doanh nghiệp văn phòng: Các công ty cần nhân viên hành chính, kế toán, IT để vận hành các bộ phận quan trọng.
• Nhà hàng, khách sạn: Nhóm khách hàng này có nhu cầu cao về nhân viên phục vụ, đầu bếp, lễ tân, đặc biệt vào mùa du lịch.
• Xuất khẩu lao động: Một số công ty chuyên cung cấp lao động ra nước ngoài, cần đảm bảo quy trình tuyển chọn và đào tạo khắt khe.

Nghiên cứu nhu cầu thị trường

Bên cạnh việc xác định khách hàng, doanh nghiệp cần phân tích sâu hơn về thị trường, bao gồm:

• Ngành nghề nào đang thiếu hụt nhân lực, giúp xác định lĩnh vực tiềm năng để cung cấp dịch vụ.
• Mức lương trung bình và chế độ đãi ngộ để cạnh tranh với các đối thủ và thu hút nhân sự chất lượng.
• Hoạt động của các công ty đối thủ, từ đó xây dựng chiến lược khác biệt và hiệu quả hơn.

5.2. Chuẩn bị hồ sơ pháp lý và xin giấy phép hoạt động

Các thủ tục pháp lý quan trọng mà công ty cung ứng nhân lực cần hoàn thiện bao gồm:

• Đăng ký giấy phép kinh doanh với mã ngành phù hợp;
• Xin giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP (nếu cung ứng lao động thời vụ, ngắn hạn);
• Đáp ứng yêu cầu ký quỹ theo quy định pháp luật;
• Xây dựng hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ cung ứng nhân lực theo quy chuẩn, phù hợp với từng loại hình nhân sự, đảm bảo quyền lợi cho cả công ty và người lao động theo đúng quy định pháp luật.

Nộp đầy đủ hồ sơ để xin giấy phép hoạt động công ty cung ứng nhân lực

5.3. Xây dựng hệ thống tuyển dụng & quản lý nhân sự

Để đảm bảo nguồn cung nhân sự ổn định và chất lượng, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều kênh tuyển dụng như:

• Hợp tác với trung tâm giới thiệu việc làm, trường nghề để tiếp cận lao động có tay nghề.
• Quảng cáo trên các nền tảng tuyển dụng trực tuyến như Facebook, Zalo, VietnamWorks, TopCV, Vieclam24h để mở rộng phạm vi tìm kiếm ứng viên.
• Tuyển dụng qua giới thiệu nội bộ với chính sách thưởng cho nhân viên nếu giới thiệu ứng viên thành công.

Hệ thống quản lý nhân sự

• Ứng dụng phần mềm HRM để theo dõi hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, quản lý lương thưởng một cách khoa học.
• Lập danh sách ứng viên sẵn có, giúp công ty nhanh chóng đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của khách hàng.
• Xây dựng quy trình đào tạo, đảm bảo chất lượng nhân sự trước khi đưa vào làm việc, giúp tăng giá trị dịch vụ cung ứng lao động.

5.4. Kết nối & tìm kiếm khách hàng doanh nghiệp

Để mở rộng mạng lưới và tìm kiếm khách hàng tiềm năng, doanh nghiệp cần tận dụng các kênh trực tuyến và ngoại tuyến hiệu quả. Dưới đây là những kinh nghiệm giúp doanh nghiệp tìm kiếm khách hàng:

• Hợp tác với các trung tâm đào tạo nghề, trường đại học, cao đẳng để có nguồn ứng viên tiềm năng, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp
• Xây dựng mạng lưới tuyển dụng qua các kênh online và offline.
• Áp dụng công nghệ tuyển dụng như AI, chatbot để sàng lọc ứng viên hiệu quả, sàng lọc hồ sơ nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác khi tìm kiếm ứng viên phù hợp
• Tổ chức ngày hội việc làm để thu hút lao động, kết nối trực tiếp ứng viên với doanh nghiệp, tạo cơ hội việc làm nhanh chóng.

5.5. Quản lý tài chính & hợp đồng

Công ty cung ứng nhân lực cần xây dựng bảng giá dịch vụ phù hợp để đảm bảo lợi nhuận và thu hút khách hàng. Một số mô hình tính phí phổ biến:

• Phí cung ứng nhân lực: Có thể tính theo phần trăm lương nhân viên hoặc thu phí cố định trên mỗi vị trí tuyển dụng.
• Cho thuê lao động dài hạn: Nếu cung cấp lao động theo hợp đồng dài hạn, có thể tính phí theo tháng hoặc theo hợp đồng ngắn hạn.

Việc xây dựng hợp đồng rõ ràng giúp đảm bảo quyền lợi của cả công ty cung ứng nhân lực, doanh nghiệp thuê lao động và người lao động.

• Hợp đồng với doanh nghiệp: Quy định rõ số lượng lao động, mức lương, trách nhiệm của hai bên để tránh tranh chấp.
• Hợp đồng với lao động: Đảm bảo các điều khoản về lương, bảo hiểm, chế độ đãi ngộ đúng theo quy định pháp luật, giúp tránh rủi ro về mặt pháp lý.

6. Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Nộp hồ sơ xin Giấy phép cho thuê lại lao động ở đâu?

Doanh nghiệp nộp hồ sơ xin giấy phép cho thuê lại lao động tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để đề nghị cấp giấy phép.

Câu 2: Cơ quan nào có thẩm quyền cấp Giấy phép cho thuê lại lao động?

Dựa trên hồ sơ hợp lệ do Sở Lao động – Thương binh và Xã hội trình lên, Chủ tịch UBND cấp tỉnh xem xét cấp Giấy phép cho thuê lại lao động cho doanh nghiệp.

Câu 3: Những trường hợp nào không được cấp giấy phép cho thuê lại lao động?

Doanh nghiệp không được cấp giấy phép trong các trường hợp sau đây:

• Không bảo đảm điều kiện theo quy định tại Điều 21 Nghị định 145/2020/NĐ-CP;
• Đã sử dụng giấy phép giả để hoạt động cho thuê lại lao động;
• Có người đại diện theo pháp luật đã từng là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp bị thu hồi giấy phép vì những lý do tại các điểm d, đ và điểm e khoản 1 Điều 28 Nghị định 145/2020/NĐ-CP trong 05 năm liền kề trước khi đề nghị cấp giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động;
• Có người đại diện theo pháp luật đã từng là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sử dụng giấy phép giả.

Mở công ty cung ứng nhân lực là cơ hội kinh doanh đầy tiềm năng, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tài chính và tuân thủ các quy định của pháp luật. Khi vận hành đúng hướng, doanh nghiệp không chỉ kết nối nguồn lao động với các công ty mà còn góp phần phát triển thị trường việc làm. Hy vọng bài viết này giúp quý khách nắm vững quy trình và điều kiện cần thiết để khởi nghiệp thành công.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DOANH NGHIỆP APOLO

• Địa chỉ: Lầu 1, số 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Email: phaplyapolo@gmail.com
• Điện thoại: 028 3535 5905
• Hotline/ Zalo: 0938 249 246