Mới du nhập vào Việt Nam những năm gần đây, nhưng loại hình văn phòng ảo đang phát triển với tốc độ chóng mặt vì những ưu điểm vượt trội. Là giải pháp hữu hiệu cho các doanh nghiệp, đặc biêt là doanh nghiệp trẻ mới start-up. Vậy văn phòng ảo thật ra là gì? Lợi ích gì mà văn phòng phòng ảo lại đang được ưa chuộng đến vậy? Hãy cùng Apolo tìm hiểu thêm qua bài viết dưới đây!

1. Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo là gì

Văn phòng ảo (Virtual Office) là một hình thức văn phòng cung cấp địa chỉ để đặt trụ sở công ty, kết hợp cung cấp các dịch vụ hỗ trợ liên lạc, hỗ trợ giao dịch khác mà không cần đến diện tích văn phòng thực tế. Loại hình dịch vụ này chop phép doanh nghiệp làm việc tại nhà, hay ở bất cứ đâu mà không cần phải đến công ty.

Đến với loại hình dịch vụ này thì khách hàng sẽ được sở hữu địa điểm kinh doanh trên vị trí đắc địa, không cần mất thời gian công sức để vận chuyển đồ đạc, set up văn phòng mà đơn giản chỉ cần treo biển hiệu và logo của công ty mình tại văn phòng đó và trả tiền phí dịch vụ siêu rẻ hàng tháng.

2. Đối tượng nào nên chọn thuê văn phòng ảo?

Theo thống kê, khả năng các start-up khởi nghiệp thành công gia tăng lên đến 70% khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo. Tốc độ phát triển của các doanh nghiệp có sử dụng văn phòng ảo đều tăng gấp đôi so với các doanh nghiệp khác không dùng.

Văn phòng ảo đặc biệt phù hợp với các đối tượng sau đây:

  • Các start-up mới khởi nghiệp

Đối tượng này hầu hết đều là các bạn bạn trẻ đầy nhiệt huyết, sáng tạo, có những ý tưởng mới, đột phá mong muốn đóng góp cho cộng đồng. Tuy nhiên họ chưa có nhiều kinh nghiệm thị trường và vấp phải vấn đề nguồn vốn khởi nghiệp hạn chế. Do vậy lựa chọn Văn phòng ảo để tiết kiệm chi phí ban đầu là một giải pháp tối ưu.

  • Các công ty vừa và nhỏ

Các công ty này ngân sách dùng để tập trung cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy lựa chọn văn phòng ảo để giảm chi phí mặt bằng, tiết kiệm diện tích, lại có cho mình một địa chỉ kinh doanh đẹp nâng tầm uy tín là một lựa chọn nên được ưu tiên.

  • Các công ty lớn dùng văn phòng ảo làm chi nhánh cho công ty

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, với mong muốn mở rộng thị trường và tăng mức độ nhận diện thương hiệu các công ty lớn thường mở thêm nhiều chi nhánh nhỏ. Thì văn phòng ảo là là một giải pháp lý tưởng.

  • Các công ty nước ngoài đặt văn phòng đại diện ở Việt Nam

Các công ty nước ngoài khi vào Việt Nam thường tiến hành các hoạt động thăm dò thị trường nên việc lựa chọn văn phòng ảo để đặt văn phòng đại diện là phương án tốt giúp tiết kiệm chi phí.

3. Dịch vụ văn phòng ảo mang lại những lợi ích gì

  • Giúp tiết kiệm tối đa chi phí vận hành cho doanh nghiệp

Với mức mặt bằng chung chỉ giao động từ khoảng 500.000 đồng/tháng cho dịch vụ thuê văn phòng ảo. Mức giá này chỉ bằng 1/10 so với chi phí thuê mặt bằng truyền thống. Các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới start-up sẽ không phải đắn đo nhiều đến vấn đề chi phí mặt bằng mà thay vào đó sẽ tập trung tài chính cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.

  • Gia tăng độ uy tín và chuyên nghiệp

Đa số văn phòng ảo tọa lạc trên các tuyến đường huyết mạch, vị trí các Quận trung tâm, các khu kinh tế sôi động do vậy khi doanh nghiệp lựa chọn thuê văn phòng ảo làm địa chỉ công ty sẽ gia tăng uy tín và sự chuyên nghiệp với đối tác, khách hàng.

  • Tận hưởng vô vàn các dịch vụ, tiện ích đi kèm

Các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo sẽ lo mọi việc từ trang trí nội thất, set up văn phòng, dịch vụ kế toán, khai báo thuế, đến công tác đào tạo đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp đón tiếp khách hàng, đối tác hay trình bày với cơ quan thuế khi có yêu cầu,…Khách hàng chỉ việc an tâm sử dụng dịch vụ

  • Không cần lo lắng về sự khấu hao cơ sở vật chất

Vì không phải bỏ tiền ra mua sắm hay sử dụng nội thất, thiết bị văn phòng nên doanh nghiệp sẽ tránh được sự lãng phí và hao tổn cơ sở vật chất.

4. Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Tâm lý chung của nhiều người khi nghe thấy, khi đọc được từ “ảo” sẽ có cảm giác hơi không tin tưởng, cảm thấy thiếu an toàn. Tuy nhiên căn cứ theo các quy định của Luật Doanh nghiệp hiện hành thì văn phòng ảo là HOÀN TOÀN HỢP PHÁP và KHÔNG VI PHẠM PHÁP LUẬT vì:

  • Luật doanh nghiệp Việt Nam định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định được xác định rõ ràng, đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.
  • Trụ sở của một doanh nghiệp phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam; có địa chỉ được xác định rõ ràng (bao gồm: số nhà, tên xã, phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố) và phải được thông báo với cơ quan có thẩm quyền về đăng ký kinh doanh.
  • Và đặc biệt Luật Doanh nghiệp không có quy định nào không cho phép nhiều công ty cùng đăng ký trên một địa chỉ.

Như vậy quý doanh nghiệp chỉ cần tuân thủ đầy đủ các thủ tục hành chính theo tư vấn của những người có chuyên môn pháp lý, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về thuế với Nhà nước thì sẽ không gặp vấn đề phát sinh khi dùng dịch vụ văn phòng ảo và hoàn toàn có thể YÊN TÂM VỀ HỢP PHÁP khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo.

5. Một số kinh nghiệm khi thuê phòng ảo tại TPHCM

  • Xem xét ngân sách

Quý doanh nghiệp căn cứ vào ngân sách của doanh nghiệp mình để đưa ra lựa chọn các gói dịch vụ phù hợp.

Đồng thời nắm bắt các đợt khuyến mãi và các chương trình tri ân khách hàng để có cơ hội sở hữu địa chỉ kinh doanh đắc địa với mức giá siêu hời.

  • Lựa chọn vị trí

Các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo sẽ thường có nhiều vị trí văn phòng ở các Quận, Huyện lớn, các tuyến đường huyến mạch, các khu kinh tế sầm uất.

Do đó tùy vào nhu cầu và khả năng mà bạn có thể lựa chọn cho mình vị trí văn phòng phù hợp nhất

  • Đánh giá uy tín của nhà cung cấp

Trước khi đưa ra lựa chọn nhà cung cấp văn phòng ảo bạn cần tìm hiểu xem các bình luận, phản hồi của khách hàng về chất lượng dịch vụ và số năm thành lập của đơn vị cung cấp đó cũng là một yếu tố phản ánh uy tín cần quan tâm.

  • Tìm hiểu các dịch vụ tiện ích đi kèm

Dịch vụ tiện ích đi kèm như không gian sang trọng, nội thất hiện đại, trang thiết bị vận hành tốt, sự chuyên nghiệp trong ứng xử của lễ tân…hoặc các dịch vụ độc quyền khác là lợi thế cạnh tranh của các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo do đó họ sẽ chú trọng đầu tư. Vì vậy quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu kĩ phương diện này trước khi đưa ra lựa chọn.

Apolo với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thành lập doanh nghiệp, kế toán, báo cáo thuế,.. Chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo với vị trí trung tâm tại Quận Bình Thạnh. Với mức giá chỉ 500.000 đồng/tháng đi kèm vô vàn tiện ích như biệt thự nguyên căn sang trọng, dịch vụ nhận thư bưu phẩm doanh nghiệp, đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp khi giao tiếp với khách hàng và vững pháp lý khi ứng xử với Cơ quan thuế. Rất hân hạnh được đồng hành cùng quý doanh nghiệp!

Địa chỉ: Lầu 4, 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh.

LIÊN HỆ NGAY APOLO – 0904448464 NẾU CẦN TƯ VẤN

APOLO TIẾT KIỆM – HIỆU QUẢ – UY TÍN– CHUYÊN NGHIỆP