Con dấu công ty? Các quy định về quản lý sử dụng con dấu?

Chắc hẳn các bạn đã từng thấy qua con dấu công ty xuất hiện thường xuyên trên các giấy tờ, tài liệu với dấu mộc hình tròn, màu mực đỏ. Con dấu công ty mang một giá trị đặc biệt quan trọng vì nhiều văn bản nếu không được đóng dấu của công ty sẽ không có hiệu lực. Vậy con dấu công ty là gì, có các loại con dấu nào, quy định của pháp luật về việc sử dụng con dấu ra sao? Hãy cùng Apolo tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!

1. Con dấu công ty là gì?

Con dấu công ty là dấu hiệu đặc trưng dùng để phân biệt công ty này với công ty khác. Sau khi hoàn tất thủ tục đăng kí thành lập công ty hoặc sau khi thực hiện xong thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp thì công ty sẽ được cấp phép sử dụng con dấu.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp hiện hành nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh thì doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu.

2. Có các loại con dấu nào?

Hiện nay có thể chia con dấu công ty ra thành 2 loại cơ bản là con dấu mang tính pháp lý và con đấu không mang tính pháp lý

• Con dấu mang tính pháp lý:

Theo quy định hiện hành thì con dấu mang tính pháp lý có hình tròn, mực màu đỏ, được phát hành theo quy định và sự quản lý của nhà nước. Loại con dấu này xác nhận tính pháp lý và hiệu lực của văn bản, tài liệu mà công ty ban hành. Đặc biệt việc đóng dấu pháp lý phải đúng theo quy định của pháp luật

• Con dấu không mang tính pháp lý:

Con dấu không mang tính pháp lý là các con dấu với nhiều hình dạng khác nhau như tròn, vuông, chữ nhật, oval, elip… và nhiều màu sắc như đỏ, xanh dương, xanh đậm… do công ty ban hành nhằm giúp công việc được thuận tiện hơn, bao gồm dấu chức danh, dấu tên, dấu correct, dấu phòng, ban…

3. Quy định của pháp luật về việc sử dụng con dấu ra sao?

Để phù hợp với xu thế hội nhập chung, đơn giản hóa các thủ tục hành chính nhằm giảm bớt tốn kém về thời gian, công sức, tiền bạc và tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển. Luật Doanh nghiệp hiện hành đã trao cho doanh nghiệp quyền tự quyết định về hình thức, số lượng, nội dung con dấu. Tuy nhiên nội dung con dấu nên đảm bảo đầy đủ tên và mã số doanh nghiệp.

Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu, cũng như việc quản lý và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Như vậy công ty muốn quản lý và lưu giữ, bảo quản con dấu như thế nào sẽ do nội bộ công ty tự quyết định và ghi vào Điều lệ hoặc quy chế của công ty.

Con dấu của công ty sẽ được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc trong các giao dịch mà các bên thỏa thuận sẽ sử dụng dấu để đảm bảo hiệu lực pháp lý.

• Trường hợp sử dụng theo quy định của pháp luật:

+ Trong các giấy tờ, tài liệu nộp cho cơ quan nhà nước có yêu cầu người đại diện theo pháp luật ký tên, đóng dấu.

+ Trong các trường hợp mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trên 200.000 đồng trở lên phải đóng dấu giáp lai vào sổ kế toán theo quy định của luật kế toán 2014.

+ Trong các giao dịch với ngân hàng hay kê khai chứng từ kế toán cũng bắt buộc phải đóng dấu công ty.

Và các trường hợp khác theo quy định của luật.

• Trường hợp sử dụng theo thỏa thuận:

+ Thường sử dụng việc đóng dấu công ty trong hầu hết các hợp đồng kinh tế giữa các đối tác với nhau nhằm nâng cao giá trị pháp lý và đảm bảo an toàn cho giao dịch.

*** Đóng dấu như thế nào cho đúng cách

Theo quy định hiện hành có 3 cách đóng dấu: Thứ nhất đóng dấu trên chữ ký; Thứ hai đóng dấu giáp lai; Thứ ba đóng dấu treo.

• Đóng dấu trên chữ ký: Dấu chữ ký là loại dấu được đóng sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền ban hành văn bản, quyết định trong doanh nghiệp, dấu phải rõ ràng, đúng chiều nằm bên góc trái và trùm lên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền, một phần dấu trùm lên phần chức danh và phần họ và tên của người có thẩm quyền đó.

• Đóng dấu giáp lai: Đối với các văn bản có từ 02 trang trở lên cần đóng dấu giáp lai lên tất cả các trang để thể hiện sự liền mạch của văn bản. Các trang tài liệu sắp xếp theo hình dẻ quạt, đóng dấu một lần trùm lên tất cả các trang. Dấu giáp lai phải đảm bảo có ở lề tất cả các trang tài liệu. Chú ý con dấu không được đè lên nội dung của văn bản.

• Đóng dấu treo: Dấu treo là dấu được đóng trên trang đầu của văn bản, trùm lên một phần tên cơ quan, doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Việc đóng dấu treo lên văn bản nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một phần của văn bản chính. Một số doanh nghiệp đóng dấu treo lên các văn bản, quyết định nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan.

4. Tầm quan trọng của việc sử dụng con dấu

Việc sử dụng con dấu giúp nhanh chóng xác thực và tạo nên uy tín cho văn bản giúp chứng minh được đó là giấy tờ thật, tránh tình trạng giả mạo, thay đổi giấy tờ và việc thực hiện giao dịch của công ty với cơ quan nhà nước hoặc với đối tác, khách hàng cũng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Trên đây là những thông tin tham khảo về con dấu là gì, có các loại con dấu nào và quy định của pháp luật về việc sử con dấu ra sao. Apolo hy vọng có thể cung cấp thêm thông tin bổ ích cho quý doanh nghiệp và đọc giả.

Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh nếu quý doanh nghiệp chẳng may sơ xuất làm hư hỏng, thất lạc con dấu, giấy phép hay công ty mới vừa thành lập chưa mua thiết bị chữ ký số hãy liên hệ ngay với APOLO để được hỗ trợ với dịch vụ với giá thành ưu đãi nhất thị trường, hiệu quả nhanh chóng, uy tín và chuyên nghiệp.

GỌI NGAY 0904448464 – APOLO HÂN HẠNH ĐỒNG HÀNH CÙNG QUÝ DOANH NGHIỆP TRONG MỌI THỦ TỤC