Chữ ký số (Token) là gì? Tại sao doanh nghiệp bắt buộc phải có?

Chữ ký số là một loại chữ ký vô cùng quan trọng trong các giao dịch điện tử hiện nay mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải có, đặc biệt là các doanh nghiệp mới được thành lập. Vậy Chữ ký số (Token) là gì? Chữ ký số được dùng cho mục đích gì? Tại sao doanh nghiệp bắt buộc phải có? Hãy cùng Kế Toán Apolo tìm hiểu về chữ ký số trong bài viết dưới đây nhé!

1. Chữ ký số (Token) là gì?

Căn cứ khoản 6 điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thì: Chữ ký số (Token) là loại chữ ký điện tử sử dụng thay thế cho chữ ký thường bằng tay trên các thiết bị điện tử số, các văn bản và tài liệu số.

Chữ ký số được sử dụng dưới dạng USB đã mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp, dùng ký thay cho chữ ký viết tay trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong giao dịch điện tử hay để kê khai, nộp thuế qua mạng, khai hải quan điện tử và các giao dịch số khác qua mạng Internet.

Chữ ký số mang đầy đủ tính pháp lý của chữ ký tay và con dấu theo quy định của pháp luật.

2. Chữ ký số được dùng cho mục đích gì?

Chữ ký số thường được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân với nhiều mục đích, trong đó có 5 công dụng chính: thứ nhất dùng để kê khai và nộp thuế qua mạng lên cơ quan thuế; thứ hai dùng để kê khai thuế làm thủ tục hải quan; thứ ba dùng để thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội; thứ tư dùng để ký hóa đơn điện tử hợp lệ; thứ năm dùng để thực hiện các giao dịch điện tử với đối tác, ngân hàng…

• Thứ nhất: Dùng để kê khai và nộp thuế qua mạng lên cơ quan thuế

Chữ ký số giúp người dùng nộp các loại tờ khai môn bài, nộp báo cáo quý, báo cáo tài chính và nộp những thông báo lên cơ quan thuế nếu như công ty có phát sinh những thay đổi như: Vốn điều lệ, tên công ty, thay đổi địa chỉ công ty,…

Ngoài ra việc nộp thuế cũng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Nếu trước đây sau khi mới thành lập công ty, đại diện pháp luật phải trực tiếp ra Kho bạc nhà nước đóng thuế môn bài cho công ty thì hiện nay chỉ cần dùng thiết bị chữ ký số để chuyển từ tài khoản ngân hàng của công ty sang tài khoản Kho bạc nhà nước quận, huyện nơi đặt trụ sở của công ty để đóng thuế môn bài và các loại thuế khác cũng được thực hiện tương tự mà không cần phải in ấn các tờ kê khai hay đến cơ quan thuế để giải quyết khi thực hiện kê khai thuế trực tuyến.

• Thứ hai: Dùng để kê khai thuế làm thủ tục hải quan

Đối với các công ty xuất, nhập khẩu thì cần phải tiến hành các thủ tục kê khai và nộp các loại thuế hải quan. Thiết bị chữ ký số sẽ thực hiện các thủ tục này thay vì các loại tờ khai giấy và phải trực tiếp đến Tổng cục Hải quan để nộp thuế.

• Thứ ba: Dùng để thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội

Thiết bị chữ ký số dùng để nộp các hồ sơ như báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức lương của nhân viên,…qua mạng cho Bảo hiểm xã hội, thay thế cho việc trực tiếp đến cơ quan Bảo hiểm xã hội để nộp hồ sơ.

• Thứ tư: Dùng để ký hóa đơn điện tử hợp lệ

Căn cứ hướng dẫn của Bộ Tài chính về hoá đơn điện tử, nội dung của hoá đơn điện tử hoá đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký của người bán. Doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để ký hợp lệ vào hoá đơn.

• Thứ năm: Dùng để thực hiện các hợp đồng điện tử với đối tác, thực hiện giao dịch điện tử với ngân hàng,…

Các giao dịch được thực hiện với chữ ký số sẽ không cần dấu mộc đỏ của công ty, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ký kết hợp đồng trực tuyến với đối tác, hoặc xuất hóa đơn điện tử, chỉ cần ký số vào file hợp đồng và gửi trực tuyến qua mail hay các phương tiện mạng xã hội khác mà vẫn đảm bảo đầy đủ hiệu lực và tính pháp lý như hợp đồng giấy.

3. Tại sao doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số?

Hiện nay, theo quy định của pháp luật doanh nghiệp BẮT BUỘC phải sử dụng chữ ký số đối với doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật; khi sử dụng hóa đơn điện tử trong mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

4. Mua chữ ký số ở đâu? Giá như thế nào?

Hiện nay có hơn 15 tổ chức được Bộ thông tin và Truyền thông cho phép cung cấp dịch vụ chữ ký số như: VIETTEL, EASY-CA, VNPT, FPT, BKAV, CK, VINA, NEWTEL, NACENCOMM, SAFE-CA,… Thủ tục mua chữ kí số khá đơn giản chỉ cần bản chụp hình giấy phép kinh doanh và giấy chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nhìn chung thiết bị chữ ký số của các nhà cung cấp có tính năng như nhau và đều cố gắng mang lại dịch vụ tốt cho khách hàng.

Tuy nhiên với kinh nghiệm hơn 5 năm trong lĩnh vực kế toán cho hơn 10.0000 doanh nghiệp, Apolo đề xuất quý doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số EASY-CA vì giá cạnh tranh, chất lượng tương đối ổn định và dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hoặc chữ ký số của VIETTEL tuy giá thành hơi cao hơn mặt bằng chung một chút nhưng chất lượng rất tốt, tính bảo mật cao và khả năng giải quyết vấn đề khi xảy ra sự cố luôn được đáp ứng kịp thời, nhanh chóng. Dưới đây là bảng giá của 2 nhà cung cấp chữ ký số EASY-CA và VIETTEL trên thị trường và giá chiết khấu – ưu đãi của Apolo xin mời quý khách hàng tham khảo:

Đề xuất của Apolo: Đối với khách hàng là doanh nghiệp mới thành lập để cắt giảm chi phí, đồng thời cần thời gian để vận hành doanh nghiệp ổn định thì lựa chọn gói dịch vụ chữ ký số 01 năm với các nhà cung cấp là giải pháp tối ưu.

Apolo hy vọng với bài viết chữ ký số là gì, công dụng của chữ ký số ra sao, tại sao doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số và cách hướng dẫn mua chữ ký số cũng như đưa ra bảng giá tham khảo trên đây sẽ phần nào giúp quý doanh nghiệp hiểu hơn về chữ ký số và có những lựa chọn cho việc quyết định sử dụng đơn vị đồng hành cung cấp chữ ký số cho quý doanh nghiệp.

LIÊN HỆ NGAY KẾ TOÁN APOLO – 0904448464

NẾU CẦN HỖ TRỢ – CHÚNG TÔI SẼ ĐĂNG KÍ TRONG 24 GIỜ